"Цифровое столетие" установило свой хронотоп. Непрерывный водоворот информации, которая меняется на "обновленную" почти каждую секунду и в той или иной степени влияет на принятие решений, заставляет человека ускоряться, гнаться за жизнью.
Читайте также: 10 утренних привычек, которые изменят ваш день
Безумная ритмика меняет настройки внутренних таймеров. Розсинхронизированность со временем выбрасывает нас с орбиты собственной жизни под игривым девизом "Всё равно ничего не успею", отводя нам скромную роль зрителей и зрительниц. Она блокирует нашу производительность и иногда погружает в малоприятные процессы фрустрации.
Категория времени влияет на качество жизни человека. И с состоянием "не знаю, за какую работу браться, поэтому пока не буду ничего делать" можно эффективно бороться с помощью правил тайм-менеджменту.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – способ организации времени для повышения эффективности и рациональности его использования.
То есть условный контроль над временем позволяет активизировать свою производительность таким образом, чтобы получить желаемый результат "в срок" или за меньший срок.
Структура тайм-менеджмента выглядит следующим образом:
– разработка стратегии;
– целеполагание (то есть понимание принципов, по которым определяются цели)
– определение приоритетов и планирования;
– реализация плана;
– контроль достижения цели.
Практику грамотного распределения времени целесообразно использовать не только для достижения целей на работе или в учебе, а также в быту. Даже распланированная уборка, стирка, приготовление пищи или что-то ещё могут высвободить время на мини-отпуск.
Тайм-менеджмент – не волшебная палочка
Вместе с тем, тайм-менеджмент – не панацея от неудовлетворенности жизнью и лени. Это лишь способ организации времени. Он поможет ускорить достижение поставленных целей, развить навыки многозадачности, планирование, активизировать внутренний потенциал, освободить время для дел, на которые "никогда не было времени". Все остальное – ваши усилия и понимание того, зачем вы это делаете.
И еще одно. Управление временем не помогает бороться с прокрастинацией. Для этого существуют другие методики. И, повторим, тайм-менеджмент – не одна из них.
Основные правила управления временем
1. Определение приоритетов
Системно важно структурировать задачи по приоритетности и с фиксацией временных рамок. Составлять план стоит от долгосрочных к краткосрочным делам – от целей на год до планов на день.
Например, в этом или следующем году вы хотите учиться/работать за рубежом. Кроме решения технических вопросов (оформление загранпаспорта, визы, подготовки пакета документов и т.п.), вы должны владеть иностранным языком. Итак, в планах на день должны входить занятия иностранным.
Определение приоритетов – одно из главных правил тайм-менеджмента
Каждой задаче надо присвоить свою степень важности. Для этого можно использовать метод "АБВГД", предоставляя каждому пункту в списке дел свой приоритет.
Также можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Он разделил все дела на четыре группы:
– первоочередные задачи. Они являются срочными и важными. Нарушение сроков их выполнения может вам серьезно навредить;
– важные, но не срочные. Их можно отложить. Но если такое практиковать постоянно, то дела "дезертируют" в первою категорию. Поэтому нужно быть осторожными;
– срочные, но не важные. Такие задачи не имеют отношения к вашему персональному успеху в достижении важных целей, но отбирают время. Поэтому, по возможности, такие дела лучше делегировать другим (кто, конечно, готов вам помочь)
– не срочные и не важные. Такие дела не имеют последствий за их невыполнение. Поэтому такие задачи можно игнорировать.
2. Фильтрация информации
Ресурс времени – не резиновый. Все мы об этом знаем, но не все мы руководствуемся этим тезисом при организации собственного времени.
Очень важно научиться отфильтровывать информацию/задачи, которые не входят в стратегию достижения глобальной (для вас) цели на определенной жизненной дистанции.
Например, если вы ставите целью приобрести ноутбук через два года, не стоит оккупировать интернет запросами "какой выбрать ноутбук" сегодня. Полученная информация перестанет быть актуальной через несколько лет, а затем – не повлияет на принятие окончательного решения. Ведь технический прогресс не стоит на месте, как, собственно, и курс доллара.
Учитесь отбрасывать неважную информацию
Тайм-менеджмент – это не способ распланировать жизнь. Это инструмент пошагового достижения целей в условиях ограниченных временных рамок.
Запоминайте и ищите информацию, которая резонирует с приоритетными задачами. Остальное – пустая трата времени.
Читайте также: Как помочь ребенку стать увереннее: полезные советы
3. Записывать задачи
Важно "думать" на бумаге или электронных носителях. Это своего рода фиксация информации, которая не дает забывать об общей картине шагов для достижения цели.
План действий на следующий день лучше всего писать вечером. Так вы будете точно знать, с чего начинать работу сегодня, а не бродить чуланами своей памяти в поисках ответа на вопрос "С какого дела начать?».
С появлением новых задач список можно корректировать и в течение дня. Главное – не забывать "тегировать" их степени приоритетности.
После выполнения задания вычеркивайте его из списка. Так вы будете отслеживать свою производительность и поймёте, какой объем задач является для вас оптимальным. Итак – сможете внести "персонализированные" изменения в план, а не "на глаз".
К тому же, если вы выполнили все поставленные на день задачи, это вдохновит вас на следующий этап работы и придаст уверенности в своих силах.
Вам помогут приложения для смартфонов, планшетов, программы для компьютеров по тайм-менеджменту. Сейчас их множество. И большинство из них – бесплатные.
Читайте также: Признаки выгорания на работе: причины и решения
4. Градация выполнения дел
Сложные задачи нужно выполнять в начале дня. Человек имеет больше сил и энергии, поэтому времени на их выполнение уйдет меньше. А если подобные задачи постоянно откладывать на час-два, то вы весь день будете подавлены из-за этого "незакрытого гештальта". Задача же, как и до этого, останется нерешенной.
Сложные задачи всегда можно раздробить на несколько. Тогда процесс выполнения всей задачи будет казаться не таким страшным и невозможным.
А дальше вы идете по намеченному пути от сложного к простому.
5. Концентрация на одной задаче
Не начинайте выполнение новой задачи, бросив старую на произвол судьбы. На курсах по тайм-менеджменту эксперты отмечают, что, неоднократно возвращаясь к делу, производительность человека в решении "надоедливой задачи" снижается в пять раз.
Также не беритесь за несколько дел одновременно (конечно, если вы не гуру многозадачности). Это займёт больше времени по сравнению с выполнением всех задач отдельно и может снизить качество их выполнения.
Никакие методы по "оптимизации вас" не работают, если вы не мотивированы. А что является мотивацией? Результат. Если цель выбрана, условно говоря, правильно, то это заставит вас действовать с большей отдачей. Если ваша цель – сиюминутная прихоть, тайм-менеджмент вам не поможет.
И последнее. Правила тайм-менеджмента не ставят за цель заставить вас постоянно смотреть на часы. Суть – в процессе. В том, что вы делаете, в противовес "ничегонеделанью" или "неэффективному деланию".