Як досягається швидкість і якість обслуговування на великому автосервісному підприємстві за допомогою сучасної системи диспетчеризації процесів.
Ремонт автомобіля – складний та трудомісткий процес, який вимагає не тільки високого професіоналізму майстрів, але й чіткої організації. Тільки в такому випадку автовласник може чітко планувати свій час, оскільки буде знати, скільки потрібно чекати виконання узгоджених робіт, і отримає свою машину вчасно і повністю справною.
Досягти чіткої і злагодженої роботи великого автосервісу допомагає спеціальна система диспетчеризації сервісних процесів, запроваджена у багатьох автомобільних центрах Корпорації "УкрАВТО".
Організація процесу роботи фірмових автомобільних центрів Корпорації "УкрАВТО" має дуже чітку і прозору структуру. Всі етапи обслуговування клієнта і ремонту автомобіля чітко фіксуються і контролюються. Причому не тільки персоналом автоцентру, але і власником автомобіля, який перебуває в кімнаті очікування клієнтів. На великому моніторі відображаються всі статуси виконання робіт по кожному автомобілю.
Як тільки автомобіль клієнта заїжджає на територію підприємства, відповідальний співробітник зустрічає клієнта і завдяки попередньому запису вже розуміє мету візиту клієнта. Після оформлення документів з клієнтом на запланований ремонт, програма автоматично розраховує час з урахуванням всіх нюансів, починаючи від завантаження ремзони, наявності запчастин на складі і закінчуючи всіма необхідними формальностями з оформлення та видачі готового автомобіля.
Інформування клієнта – це лише вершина айсберга. Справжнє призначення системи полягає в контролі якості і швидкості виконання робіт всередині компанії.
Дані про продуктивність і ефективність кожного підрозділу і кожного працівника стікаються в центральний офіс. Там фахівці з моніторингу можуть зіставити інформацію від різних підрозділів та оптимізувати їх роботу.
Головна роль приділяється контролю якості. Централізований моніторинг дозволяє посилити особисту відповідальність кожного співробітника і чітко стежити за дотриманням всіх посадових інструкцій. Також система допомагає в оперативному вирішенні спірних ситуацій і виробленню найбільш ефективних алгоритмів роботи і виключає можливість повторних заїздів клієнта.
Як впроваджена диспетчеризація процесу ремонту в автоцентрах мережі "УкрАВТО":
1. Якщо автомобіль записаний на сервіс, на моніторі клієнта за 30 хвилин до планованого візиту відображається держ. номер машини зі статусом "Очікування клієнта".
2. При зверненні автовласника на сервіс консультант виписує завчасно підготовлений документ замовлення, який надходить в систему відстеження робіт, при цьому на моніторі клієнта статус змінюється на "Клієнт прибув" і відображається інформація з запланованим часом закінчення робіт. Консультант сервісу роздруковує замовлення, на якому розміщений унікальний штрих-код замовлення. За допомогою терміналу на базі смартфона всі учасники процесу можуть отримати інформацію з даного замовлення.
У той же час у відділ запчастин направляється замовлення на підбір і видачу необхідних деталей.
3. Залежно від спеціалізації і завантаженості механіків, майстер зміни розподіляє замовлення за виконавцями (електрик, моторист та ін.), забирає ключі у консультанта і заганяє автомобіль в ремзону.
4. Механік, отримавши завдання від майстра, приймає замовлення, відзначившись на спеціальному терміналі. Статус ремонту на моніторі клієнтів змінюється на: "У роботі". Після чого слюсар проходить у відділ запасних частин, де йому видають вже підібрані для даного автомобіля деталі.
5. Механік виконує свою роботу і після її закінчення робить відмітку на терміналі. Якщо в ремонті задіяно кілька механіків, кожен з них звітує про початок та закінчення робіт, при наявності проблем повідомляє про цього майстра зміни через термінал.
6. Після закінчення всіх робіт майстер зміни отримує повідомлення на мобільний пристрій: "Всі роботи на наряд-замовлення виконані", також в повідомленні фіксується номер робочого місця, ім'я механіка, держ. номер автомобіля та номер самого наряду-замовлення. Майстер зміни здійснює контроль якості всіх виконаних робіт, замовлених клієнтом. На моніторі клієнта з'явиться статус "Контроль якості".
7. Після того, як майстер переконався, що автомобіль виправлено, він переганяє автомобіль на парковку автоцентру, передає консультанту ключі і всю документацію по автомобілю, а той в свою чергу займається підготовкою документів для видачі. В цей момент на екрані монітора клієнтів відобразиться статус ремонту "Оформлення документів".
8. Клієнта запрошують для остаточного закриття наряду-замовлення, видачі клієнтові документів на оплату, згодом його проводять в касу, а на екрані монітора клієнтів з'явиться статус "Видача авто".
9. Після виїзду автомобіль зникає з монітора клієнтів.