Більшість людей мають звичку зволікати з відповіддями на електронні листи, відкладаючи їх на пізніше, а потім витрачають багато часу, щоб відповісти на всі одразу. Ще одна неприємна ситуація, яка може вас роздратувати – ваша скринька заповнена і ви вже не можете приймати повідомлення. А все через те, що ви не видаляли непотрібні повідомлення одразу після прочитання.
Читайте також: Блокування небезпечного контенту в Україні: позиція кіберполіції
Видання Time звернулося до людей, які кожного дня отримують сотні електронних листів, щоб вони порадили, як ефективно використовувати час на перевірку папки "вхідні".
Пропонуємо 5 порад від експертів.
1. Встановіть час та періодичність перевірки скриньки
Джейкоб Бенк, комп'ютерний вчений, співзасновник програми Timeful calendar рекомендує перевіряти електронну скриньку декілька разів впродовж дня, щоб швидко реагувати на термінові та пріоритетні повідомлення.
2. Визначайте пріоритетність повідомлень
Коли вам приходять повідомлення, і у вас немає змоги всім відповісти, то єдиним виходом із ситуації буде навчитися визначати пріоритети важливості. Тара Стилс, інструктор з йоги та автор дієтичної програм радить насамперед найшвидше відповідати людям, які вам близькі, або людям, які дійсно потребують вашої допомоги.
3. Не користуйтеся скринькою для вирішення важливих питань
Користуйтеся електронною скринькою лише для швидкої щоденної кореспонденції, але коли маєте щось важливе для обговорення чи прийняття важливих рішень, то краще зетелефонувати. Ваші електронні повідомлення можуть неправильно зрозуміли, а по телефону ви краще зможете аргументувати свою позицію чи потреби, радить Боббі Браун, візажист та редактор інтернет-видань.
4. Сортуйте повідомлення за папками
Кеті Келер, тренер знаменитостей, автор та засновник клубу здорової їжі Sunday Set-Up розповідає, що почала ефективно використовувати електронну скриньку після цього, як спробувала створити папки для листів за різними категоріями: для батьків, для групи тренувань, для домашніх справ, для дачі, медична папка тощо. За допомогою сортування можна бути легко виконати три кроки: знайти повідомлення, відреагувати та видалити. Це краще, ніж накопичувати прочитані листи, а потім витрачати час на їхнє видалення.
5. Відповідайте – не зволікайте
Намагайтеся відповідати на електронні листи, як тільки їх побачили, адже в іншому випадку ви можете їх ігнорувати довгий час, а в повідомленнях може бути щось важливе. Відповідайте ввічливо та лаконічно. Швидко реагуючи на написання електронних листів, ви можете собі створити образ ефективної та уважної людини. Навіть короткі слова, такі, як "Дякую" або "Отримав", допоможуть вам створити культуру, радить Рошіні Раджапакса, доктор медичних наук.