К юбилею проекта штатный эксперт Google по производительности Лаура Мартин составила для журнала Time 6 советов, которые помогут эффективнее работать с почтой.
Читайте также: В Gmail появится новая функция: чем она полезна
Распределите время, которое тратите на почту
Не делайте все вместе, перепрыгивая от задачи к задаче. Большинство людей попадают именно в эту ловушку – они читают одно сообщение, затем отвечают на другое, а затем сортируют третье. Разделите работу с почтой на различные процессы: письмо, чтение, сортировку.
Чтобы оперативно работать с почтой – распределяйте свое время
Присылайте "предупредительные" письма
Не всегда есть возможность быстро ответить на запросы в почте. Чтобы не получать напоминания, возьмите за привычку давать быстрые ответы со статусом задачи. Укажите собеседнику, когда вернетесь к его письму. Так вашу работу не будут нарушать сообщения со статусом "Просто напоминаю о себе".
Избегайте рабочей переписки во время выполнения задач
Не оставляйте почту открытой во время выполнения рабочего задания. Большинство людей обновляют папку "Входящие" каждые полчаса – и в результате отвлекаются от работы. Оставьте почту в покое, пока не закончите текущее дело. Так вы дольше сохраните состояние "потока".
Читайте только важные письма
Расставляйте приоритеты – не каждое письмо нужно просматривать сразу. Используйте фильтры, чтобы отсеять по-настоящему актуальные и важные сообщения. Каждая позиция во "Входящих" должна быть актуальной.
Отвечайте на письма в два этапа
Разбейте работу на два этапа. На первом – прочитайте письмо, выделите главное и отправьте в секцию, соответствующую последующим действиям. На втором этапе – садитесь и составляйте ответ. Ваше "будущее я" скажет спасибо за такую предусмотрительность.
У вас есть "Входящие". Сделайте "Исходящие"
"Входящие" это место, куда попадают все письма, которые так или иначе требуют ответа. Но аналогичной папки "Исходящие" не существует – секция "Отправленные" не считается.
Отсортируйте письма по разным папкам
Или не живите в неспокойном мире "прочитанных/непрочитанных" писем. Создайте отдельную папку и отправляйте туда все прочитанные сообщения с которыми нужно сделать какое-то действие. Если вам лень – используйте с этой целью папку "Черновики".
Больше новостей, касающихся событий из мира технологий, гаджетов, искусственного интеллекта, а также космоса читайте в разделе Техно