Диджитализация бизнеса и роль лидера в процессе трансформации

Коли в бізнес-середовищі обговорюють невдалі проєкти із запровадження ERP–  або CRM– систем, то головними винуватцями програшу називають збій в самій програмі, або відсутність досвіду роботи з ними у команди. Втім, зазвичай основна причина таких невдач все-таки — це відсутність належного лідерства на рівні топменеджменту.

Читайте також Як побудувати бренд №1: п'ять важливих кроків

СЕО має подати приклад

Якщо компанія хоче розпочати процес діджиталізації, то саме СЕО має стати основоположником цього процесу.

Керівники-лідери вирізняються адаптивністю, цікавістю до нового, креативністю — і тим самим заохочують та мотивують інших до змін власним прикладом.

При цьому тип мислення керівництва в цифрову еру повинен відрізнятися від того, яке вимагалось в технологічну епоху. Сьогодні топменеджери не можуть обмежуватися простим прийняттям рішення по "робити" чи "не робити" по підготовленому працівниками плану змін. Вони мають бути безпосередніми учасниками процесу і навіть ініціаторами, адже саме від них залежатиме, який шлях обере компанія та куди він приведе в майбутньому.

Яскравий приклад — як ми перетворювали офіси та завод Nemiroff на paper-less і переводили усі процеси компанії в цифровий формат. Хтось каже, що в Україні складно, а подекуди і взагалі неможливо повністю перейти на документи з цифровим підписом. Особливо, коли мова йде про виробництво, ще й в невеликому містечку. Насправді ж, це не більше, аніж просто відмовки.

Як провести успішну діджиталізацію

Діджиталізацію всіх процесів ми почали ще кілька років тому, до пандемії. І в результаті, це було надзвичайно правильне рішення –  практично з першого дня карантину компанія була готова до віддаленої роботи і це мало мінімальний вплив на бізнес.

Ключовим і одним з найважчих завдань на початку трансформації виявилась не технічна сторона питання, а зламати усталений роками стереотип, що паперові документи кращі і надійніші за електронні.

Будь-яка велика компанія має частку персоналу з консервативними поглядами, тому потрібно було прищеплювати усім працівникам нову культуру і навичку — працювати з комп'ютером та електронним підписом. На цьому досить важливому етапі роль СЕО, як піонерів процесу, просто необхідна.

Топменеджери мають першими показати приклад використання нових технологій та зробити це пріоритетом. Тоді це стане потужним поштовхом, аби решта команди прийняла новий формат і всі зрозуміли, що інакше вже не буде, потрібно адаптуватись.

Коли СЕО всі зміни спершу тестує на власному прикладі, а не чекає на зворотній зв'язок від команди спеціалістів по повній готовності нововведень, — то вся команда набагато легше сприймає нові правила, опираючись на вже наявний досвід керівництва.

Все решта –  технічна сторона питання, яку швидко вдалось реалізувати в кілька етапів:

• Спершу ми проаналізували наявні процеси в компанії і скасували всі необов'язкові документи, звіти, максимально зменшили внутрішню бюрократію. Всю обов'язкову документацію, що залишилась, перевели в електронний формат і призначили відповідальних за цей процес. Єдиний виняток — документи, які мають бути паперовими, згідно з чинним законодавством.
• Потім організували пілотний проєкт з переходу на цифрові документи, залучили партнерів, на базі яких сформували цифрові підписи для кожного працівника.
• Оскільки велика кількість персоналу працює на в офісі, а на виробництві, ми забезпечили всіх працівників, навіть тих, хто не працює безпосередньо з комп'ютером, доступом до мережі.

У результаті, ми змогли оперативно перевести майже всі кадрові документи, договори з більшістю партнерів і документи обліку в цифровий формат. Це дозволило не тільки зменшити витрати на папір, а й неабияк прискорити внутрішні процеси та покращити звітність.

Випробування пандемією

Під час пандемії ми змогли безболісно і швидко адаптуватися до віддаленої роботи. Це дало свободу та мобільність — в електронному форматі продовжити роботу з дому сотень працівників та операції з клієнтами із понад 80 країн світу.​

Навіть усталений стереотип щодо необхідності паперів для контролюючих органів вдалося зруйнувати легко і непомітно. Під час планової податкової перевірки, компанія надала потрібні документи в електронному вигляді — і не отримала жодних заперечень.

Читайте також Місія на Місяць 2022: чому цей політ важливий для кожного українця

Звісно, перехід на електронний документообіг і цифровий підпис — це тільки перший етап на шляху діджитал-трансформації компанії. Та навіть він яскраво демонструє — щоб адаптувати бізнес до цифрової ери, СЕО і топменеджмент компанії мають взяти на себе відповідальність і зробити ці перші кроки. Ба більше, вони повинні вести цей процес на кожному з етапів, заглиблюватися в деталі та оперативно реагувати за необхідності. Вони мають кинути виклик застарілій бізнес-моделі і почати хоча б з невеликих перетворень, які в майбутньому дозволять отримати чималі досягнення.

Головне пам'ятати, що саме лідери спонукають свої команди знаходити найкращі рішення та інструменти для входу в цифрову еру і повинні бути ініціаторами піднесення бізнесу до нового, щораз вищого рівня.