Как эффективно наладить гибридный формат работы в компании и оставаться эффективным

Как бизнес отреагировал на пандемию

В начале пандемии компании по всему миру вынуждены были отправить своих работников домой. Это оказалось серьезным вызовом как для компаний, так и для самих работников, ведь пришлось перестроить привычный стиль и ритм работы.

Сотрудники стали создавать рабочее пространство дома, чтобы их удаленный офис давал им возможность сосредоточиться и оставаться продуктивными, а компании занялись организацией дистанционной работы – от эффективного выполнения заданий до коммуникации между работниками и безопасности.

Налаживание работы нового типа и перестройка привычных ритмов и процессов забрало много времени и ресурсов. Но, в конце концов, и компании, и работники поняли, что все могут эффективно работать из дома и такой режим работы имеет свои преимущества. Кроме того, все привыкли к новым реалиям и хотят сохранить его в будущем при любых условиях.

Согласно исследованию Microsoft Work Trend Index 2021, тренд на работу из дома подтверждается: 73% работников предпочитают именно гибкие условия труда.

Большинство работников предпочитают работу из дома / Фото shutterstock

Похожее исследование было проведено и в Slack. Представители этой компании, участвовавшие в World Economic Forum, сообщили, что только 11,6% сотрудников хотят вернуться к прежней офисной работе, а 72,2% работников выбирают возможность работать гибридно, то есть совмещать офисный и удаленный режимы.

Сегодня все больше компаний переходит на гибридный формат работы, адаптируясь к новым условиям труда. Тренд задали техногиганты, однако вскоре к нему присоединились и меньшие компании и даже локальные бизнесы.

К примеру, компания Google с 3 июня 2021 года перешла на рабочий график типа 3 на 2. Он предполагает, что сотрудники три рабочих дня в неделю проводят в офисе, а два дня работают там, где им удобно. Такой формат устроил около 60% работников.

В Украине формат гибридной работы тоже переняли многие компании. Бизнес довольно быстро привык и продолжает меняться до сих пор. Все больше компаний переходят на удаленную работу и объединяют ее с офисной, предоставляя работникам возможность выполнять работу как из дома, так и из офиса.

Как мы работаем сегодня

Когда компании начали массово переходить на гибридный формат работы, было популярно мнение, что это не на долго и со временем все вернется к привычному стилю. Однако практика показывает: те, кто попробовал такой формат, не спешат возвращаться, ведь это удобно, эффективно и устраивает как работодателей, так и работников.

Похожего мнения придерживаются специалисты и эксперты. Профессор экономики из Стэнфордского университета Николас Блум советует компаниям и дальше сохранить для своих сотрудников возможность по меньшей мере два дня в неделю работать из дома.

Поэтому тем, кто до сих пор сомневается в целесообразности перехода на гибридный формат, стоит проявить немного больше смелости и хотя бы попробовать. И сейчас самое время для этого, потому что многие удобные инструменты, облегчающие этот процесс, уже испытаны и одобрены многими компаниями.

Организация гибридного офиса

Согласно исследованию EY 2021 Work Reimagined Employee Survey, переход на гибридную и отдаленную модель работы требует увеличения инвестиций в технологии. Большая часть опрошенных работников уверенно предпочитают возможность два или три раза в неделю посещать офис, а остальное время работать из дома или других удобных мест.

Понятно, что без технологий здесь не обойтись. Они всегда были важной составляющей и даже двигателем современного бизнеса, а в нынешних условиях без них реализовать гибридный формат просто невозможно. Неудивительно, что использование разнообразных технологий компаниями существенно возросло.

Реализация гибридного офиса – дело не простое. Существует много новых инструментов, которые нужно ввести, и это требует соответствующей технической базы и обходится недешево.

Самостоятельная реализация гибридного формата требует немалых затрат / Фото shutterstock

Как все сделать быстрее и проще

Чтобы сохранить устойчивое развитие и сформировать стабильную модель работы Киевстар предлагает своим бизнес-клиентам решения, которые помогают наладить гибридный формат работы компаниям из всех индустрий и любых масштабов.

Организация рабочего места в облаке

Создать полноценное персональное рабочее место в облаке для работника уже не проблема благодаря комплексу программного обеспечения DaaS или Desktop as a Service – "рабочий стол как услуга". В отличие от обычного рабочего стола, в DaaS все мощности и услуги находятся не на физическом оборудовании, а предоставляются работнику в виртуальном виде на базе удаленных серверов.

Обеспечьте каждого работника рабочим пространством в облаке / Фото shutterstock

Именно так можно организовать удобную и эффективную работу каждого сотрудника в компании, предоставляя ему все необходимые инструменты для налаживания бизнес-процессов.

Пользователь получает доступ к своему облачному рабочему месту через интернет с любого устройства:

• со стационарного компьютера;
• ноутбука;
• планшета;
• и даже смартфона.

Организовать все быстро и удобно поможет облачная платформа Microsoft Azure из Киевстар. Все данные могут храниться и обрабатываться в 100 надежных дата-центрах более чем в 60 регионах мира.

С помощью Azure можно легко администрировать все облачные службы: веб-приложения, базы данных, образы продуктов, виртуальные сети, хранилища и отдельные объекты.

Командная работа над проектами

Работа из дома или из другого места, где находятся работники, не будет мешать слаженной и эффективной работе команды. Все можно организовать так, чтобы важные задачи и текущие проекты выполнялись вовремя, а работники были одной сплоченной командой даже на расстоянии. Здесь на помощь приходят облачные сервисы Microsoft 365. Благодаря им можно организовать совместную работу команды над различными документами, рабочими задачами, планировками, а также можно наладить коммуникацию и проводить совещания.

В пакет решений входят:

• электронная почта бизнес-уровня Exchange;
• Microsoft Outlook;
• офисные программы Microsoft Word, Excel и PowerPoint;
• платформа для создания корпоративного портала SharePoint;
• 1 терабайт в облачном хранилище OneDrive;
• пространство для эффективной групповой работы Microsoft Teams.

Microsoft Teams имеет ряд преимуществ, необходимых любому работнику в процессе работы.

Командная работа важна и ее можно организовать эффективно даже удаленно / Фото shutterstock

Онлайн-совещания и видеоконференции с приложением Teams

Microsoft Teams – это чаты, видеозвонки, работа с документами, хранение файлов и обмен ими, рабочие группы, менеджер задач и многое другое.

Преимущества Teams:

• Единое окно для работы с необходимыми инструментами и приложениями;
• Оперативная коммуникация с коллегами;
• Совместная и одновременная работа над офисными документами;
• Онлайн-совещания и демонстрация экрана на заседаниях;
• Быстрый поиск файлов, материалов и контактов;
• Встроенные внутренние приложения можно интегрировать в Teams (Планеры Trello, ZOHO и другие).

Благодаря всем этим инструментам Microsoft 365 можно создать комфортную и эффективную рабочую среду, в которой смогут работать и коммуницировать сотни работников одновременно.

Одно из ключевых преимуществ Microsoft 365 состоит в том, что вы можете онлайн пользоваться всеми приложениями и решениями обычного Office 365 и быть уверенными, что все ваши данные защищены. С Microsoft 365 можно обеспечить защиту ваших корпоративных данных и рабочих устройств, управлять доступом к корпоративным данным, защититься от киберугроз и прочее.

Надежная связь с коллегами и клиентами

Постоянная связь с клиентами – одна из важнейших задач успешного бизнеса сегодня. Всем, кому важно оставаться на связи в любых условиях, Киевстар предлагает наладить стабильную связь с внешним миром с помощью Виртуальной мобильной АТС.

Благодаря этому решению вы за считанные минуты сможете организовать работу целого контакт-центра или отдела продаж. Вы также сможете настроить интерактивное распределение входящих звонков, чтобы минимизировать ожидание клиента на линии, а также настроить собственное голосовое приветствие IVR.

Связь с клиентами – приоритет в любых условиях / Фото shutterstock

Чрезвычайно удобно то, что вам для этого не нужно тратиться на оборудование и его обслуживание. Сервис разворачивается в облаке через 5 минут. Вы сможете быстро объединить мобильные и городские номера в единую корпоративную сеть и прописать необходимые правила распределения между работниками. К тому же, Виртуальную мобильную АТС можно легко синхронизировать практически с любой популярной CRM-системой.

Другим важным преимуществом этого инструмента является то, что вы получаете статистику и записи всех звонков. Это позволяет проанализировать эффективность работы отдела по продажам или отдельных менеджеров.

Эффективная работа с документами

Наладить эффективную работу с документами является важной задачей компании или любого бизнеса. Настройка электронного документооборота существенно упростит работу всех сотрудников компании, особенно в гибридном или удаленном режиме работы. Это позволяет отслеживать статус всех документов, регулировать и устанавливать дедлайны. И у Киевстара есть удобный инструмент из сферы цифрового документооборота, чтобы предложить его бизнесу.

Электронный документооборот это просто и надежно со Star.Docs / Фото Киевстар

Star.Docs – платформа, с помощью которой можно настроить весь документооборот в облаке, подписывать и обмениваться важными электронными документами.

Star.Docs имеет важные преимущества: 

• Эффективный тайм-менеджмент.
  Вам больше не нужно ждать, чтобы заключить контракт с клиентом из другого города. Подписать документы или обменяться важными файлами можно вне офиса даже в смартфоне.
• Экономия.
  Не тратьте деньги на бумагу, печать или логистику документов.
• Доступ 24/7.
  Работайте в удобное для вас время с компьютера или через удобное мобильное приложение.
• Оптимизация работы.
  Создайте свою систему внутреннего документооборота с основными функциями. Например, установите маршрут согласования, контроль и подпись.
• Надежное хранение.
  Star.Docs минимизирует случайную потерю документа: удалить его можно только по согласованию обеих сторон. Также клиент всегда может скачать подписанный документ и сохранить копию у себя.
• Экологичность.
  Сохраняйте природные ресурсы для производства бумаги: деревья, воду и нефть.
• Оперативное подписание документов возможно с цифровой подписью, например DEPOSITSIGN KYIVSTAR. Этот сервис позволяет генерировать ключи квалифицированной электронной подписи и хранить их в облачном хранилище, а также создавать и подтверждать квалификационную электронную подпись просто через мобильное приложение – iOS и Android. Приложение разработано одноименной компанией DepositSign и предоставляется при поддержке Киевстара.

Важные выводы

Гибридный и отдаленный форматы работы стали популярным видом сотрудничества. Мир постоянно меняется, и чтобы придерживаться тренда и продолжать эффективную работу, необходимо адаптироваться к изменениям.

Бизнес должен технологически обеспечить свою компанию и ее работников всеми необходимыми инструментами для слаженной, эффективной работы. Тот, кто остается гибким и быстро адаптируется к новым реалиям, всегда будет впереди других.