Меньше затрат, больше пользы: что дает бизнесу электронный документооборот
Максимально диджитализировать свою компанию сейчас не только тренд, но и необходимость. Ведь бизнес должен продолжать работать даже в условиях, когда команда разбросана по миру. Помогает в этом, в частности, электронный документооборот.
Некоторые предприниматели даже не догадываются, насколько дорогой бумажный документооборот. Казалось бы, один лист – это копейки. Однако, как показало исследование Gartner (США), использование бумаги в офисе обходится компании в 13–31 раз дороже, чем сама бумага. Из-за ряда сопутствующих расходов – логистика, канцелярия, рабочее время сотрудников. В итоге за один бумажный документ бизнес платит более 10 гривен.
Интересно Резервное копирование и восстановление: как уберечься от потери данных
Избавиться от этих расходов легко: ввести в компании электронный документооборот. В этом материале разбираемся, как это сделать.
Почему бизнесы переходят на ЭДО
Постепенно все больше компаний переходит на электронный документооборот. Из года в год их количество растет на 5–7%. Чаще бизнесы переводят в электронный вид финансовую и налоговую отчетность.
Это неудивительно, ведь еще в 2015 году государство дало бизнесу импульс, что вся налоговая и финансовая отчетность представляется в электронном виде.
А вот относительно договорных документов такого толчка еще нет, поэтому не все бизнесы пока готовы вводить внешний документооборот.
Вот несколько цифр от Виталия Иванюка:
- Около 57% клиентов Киевстар готовы сотрудничать с электронным документооборотом.
- Почти 30% уже ввели внутренний юридически значимый документооборот в собственных компаниях.
- Около 20% клиентов пока не видят нужды в использовании электронного документооборота в бизнесе.
Преимущества ЭДО можно почувствовать практически сразу:
- Скорость: уменьшается время согласования и подписания контрактов;
- Экономия: сокращаются расходы на сопровождение, формирование, хранение и логистику документов;
- Повышение эффективности работы сотрудников.
В Киевстаре поделились собственным опытом. Благодаря переходу на электронный документооборот удалось сократить время и затраты не только внутри компании, но и клиентов. При этом оператор не навязывает клиентам переход на ЭДО, если те не готовы к нему и продолжают вести бумажную документацию.
Почему компании боятся вводить ЭДО
1. Из-за недостаточной прозрачности законодательства
Украинские компании уже давно могут диджитализировать свой документооборот, ведь обязательное наличие мокрой печати законодательно отменили. Правда, законодательство все же остается недостаточно прозрачным, и государство постепенно решает эту проблему, отмечает Виталий Иванюк.
Например, ранее в Киевстаре сталкивались с проблемой, связанной с датой подписания акта предоставленных услуг. Акт формируется последним числом месяца, а контрагент может подписать его на следующий день, то есть уже в следующем месяце, что неправильно. Однако в Налоговый кодекс уже внесли разъяснение, которое делает этот процесс понятным и облегчает сотрудничество.
2. Из-за сопротивления контрагентов
Между разными системами документооборота пока нет единого роуминга, то есть корректного обмена документами. Поэтому каждая компания использует свою систему, а внедрение и использование какой-либо другой может приводить к тому, что бизнесу необходимо:
установить и купить новую систему,
научить персонал пользоваться ею,
обеспечить хранение документов (в каждой системе они хранятся по-своему, ведь их нужно экспортировать и хранить в собственном хранилище документов).
3. Из-за стоимости и трудоемкости процесса
На самом деле, не все так сложно, как может показаться. Быстро и недорого помогают перевести документооборот в электронный формат специальные онлайн-сервисы. Организовать процесс и начать обмениваться с контрагентами документами можно через несколько дней: купить систему, предоставить доступ подписантам-пользователям и приглашать подписывать документы. Так работает, например, система Star.Docs.
Star.Docs – это современная система электронного документооборота Киевстар. Она позволяет заменить бумажные документы на электронные, чтобы работать с ними онлайн. Система доступна в любое время с любого устройства.Как подготовиться к внедрению
Руководитель проектов и программ Киевстар Виталий Иванюк рассказывает, что в компании используют проектный подход, для чего формируется соответствующая группа. Далее в каждое бизнес-подразделение назначают ответственного за перевод документов этого подразделения в электронный вид. Этому этапу нужно уделить особое внимание, ведь от заинтересованности ответственного лица и его знаний бизнес-процесса будет зависеть результат.
После того, как уже сформирована проектная команда и выделены ответственные лица, каждое бизнес-подразделение проводит аудит собственных документов. Изучается сама форма документа на предмет соблюдения законодательства.
Чтобы определить приоритеты перевода документов в электронный вид, нужно подсчитать, каких больше всего. К примеру, в подразделении B2B Киевстар преобладают счета и акты. Поэтому их перевели в электронный формат первыми – еще в 2017 году. Это позволило улучшить финансовые результаты компании.
Также важно сформировать карту бизнес-процессов. А именно – найти ответы на эти вопросы:
- как сейчас формируется бумажный документ;
- как он проходит этапы согласования, подписания в бизнес-функциях, возможно, есть кроссфункциональное взаимодействие;
- как он затем передается на архивное хранение;
- как вы поддерживаете два бизнес-процесса.
С электронными документами компания может ускорить и облегчить кроссфункциональное взаимодействие, особенно при согласовании документа. Так вырисовывается карта бизнес-процесса с учетом двух видов этого документа: бумажного и электронного.
Киевстар начал переход на электронный документооборот около трех лет назад – с использования собственного онлайн-сервиса внешнего документооборота Star.Docs. Он позволяет быстро, просто и удобно организовать процесс.
Как начать работу со Star.Docs?
- Зарегистрируйтесь по реквизитам или КЭП.
- Создайте или загрузите документ для подписи.
- Отправьте файл партнеру.
В случае необходимости, специалисты Киевстар помогут настроить все процессы, связанные с внедрением ЭДО в вашей компании.
Краткое руководство: как перейти на электронный документооборот
- Назначьте ответственного за процесс.
- Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в любом аккредитованном центре сертификации ключей.
- Разработайте порядок использования КЭП в компании.
- Разработайте инструкцию по ведению электронного документооборота в компании.
- Научите работников пользоваться системой.
- Сообщите своим контрагентам о переходе на электронный документооборот и внесите изменения в соответствующие пункты договора.