Бизнес – это не просто создание и продажа продукта или услуги. Его успех, как финансовый, так и репутационный, определяет ряд факторов. Даже такой простой процесс, как документооборот, может оптимизировать затраты и улучшить имидж компании. Конечно же, если его правильно организовать.

Полезно Новый "старый" маркетинг: как SMS-рассылка и Big Data помогают масштабировать бизнес

"Бумажные" проблемы бизнеса

Оперативность и эффективность

Время – это деньги. В буквальном смысле. И тратить его на работу с бумажными документами крайне глупо. Распечатать документ, собрать под ним все подписи, доставить на почту и ждать, пока адресат сообщит о получении – морока не одного дня. А если на каком-то этапе произойдет задержка? Например, если руководитель компании, который должен поставить подпись – в командировке или заболел? Или почтовый транспорт задерживается из-за непогоды?

Пандемия коронавируса, что вызвала карантин и локдаун, углубила проблемы с бумажным документооборотом. Ведь с введением дистанционного сотрудничества бумажный документооборот стал более длительным и дорогостоящим.

Финансы

Казалось бы, по сравнению с затратами на рекламу, оборудование и зарплаты персонала расходы на бумагу – незначительные. Однако это совсем не так. Как показало исследование Gartner (США), использование бумаги в офисе обходится компании в 13 – 31 раз дороже, чем стоит сама бумага. А работники, которые непосредственно занимаются бумажной работой, тратят половину рабочего времени на поиски нужной информации и часто допускают ошибок.

В Украине такая же ситуация.

Лист бумаги стоит копейки, тогда как стоимость одного бумажного документа с учетом его отправки по почте составляет более 10 гривен,
– отметил в беседе с 24 каналом B2B-директор Киевстар Константин Вечер.


Бумажная работа теряет время, деньги и энергию / Unsplash

Более того пятая часть из отправленных на печать документов остается в принтерах – их не забирают, а почти половина из того, что было распечатано в течение рабочего дня, вообще выбрасывается!

Окружающая среда

Еще один минус бумажного документооборота – ущерб окружающей среде. Чтобы произвести 1 килограмм бумаги, нужно 2 – 3 килограмма древесины. А ежегодно в мире, по данным Statista, потребляют 420 миллионов тонн бумаги!

По степени загрязнения воздуха, воды и почвы, в частности хлором и метаном, целлюлозно-бумажное производство занимает третье место среди всех отраслей промышленности.

Да, бумагу можно перерабатывать. Но и это не идеальное решение. При переработке все равно есть потребность в первичной древесине, и перерабатывать макулатуру нельзя вечно – не более 7 – 10 циклов. А переработка загрязненной бумаги требует еще больших усилий и ресурсов, поэтому не все переработчики принимают такую ​​вторсырье.

Дружественность к окружающей среде – не просто обязанность бизнеса, но и хорошая деловая стратегия. Исследование 2017 установило, что 88% американцев согласны оставаться лояльными к бренду, если он решает экологические проблемы, пишет Forbes. Украинские потребители также поддерживают еко-инициативы, одной из которых является отказ компаний от использования бумаги.

Как компания может отказаться от бумаги

Отказаться от бумаги будет достаточно просто благодаря электронному документообороту (ЭДО). Украинские компании уже могут массово вводить этот процесс диджитализации, ведь обязательность мокрой печати была законодательно отменена. Теперь на документе достаточно одной подписи или КЭП (квалифицированного электронной подписи).

Каждый бизнес, который заботится о своем развитии, имеет вводить технологии, освобождающие его от лишних расходов. Электронный документооборот – именно такой инструмент,
– считает Константин Вечер.

Чтобы лучше понять работу электронного документооборота, рассмотрим преимущества сервиса Star.Docs от Киевстар, разработанного в партнерстве с консорциумом Intecracy Group.

Экономия времени

Вам больше не нужно спешить на противоположный конец города, чтобы срочно подписать важный документ или обменяться важными файлами. Благодаря ЭДО документы готовятся и согласовываются в 4 – 6 раз быстрее, чем бумажные.

Экономия денег

Электронные документы не требуют бумаги, средств на печать и логистику. Поэтому расходы по этой статье сокращаются в 3 – 4 раза, а весь процесс создания и доставки документа обходится минимум в 10 раз дешевле по сравнению с бумажным вариантом.

Оперативность

Соглашаются и подписываются документы мгновенно: электронный обмен файлами занимает несколько секунд. Кроме того, сервис предусматривает доступ, поэтому работать с документами, комментировать и обсуждать их могут онлайн несколько человек одновременно.

Постоянный доступ

Хранить файлы можно в облачном хранилище, доступ к которому уполномоченные работники имеют 24/7. К тому же есть возможность выгружать файлы электронных документов для создания резервных копий.

Удобство

Работайте с документами в удобное для вас время и с любого устройства – компьютера или смартфона – Star.Docs имеет мобильное приложение для IOS и Android.

Star.Docs – прекрасный пример сервиса, который помогает бизнесу в его ежедневной работе. Руководитель может подписывать документы, которые поступают к нему в электронном виде, где бы он ни был: в командировке, в отпуске, из дома, на встрече,
– отмечает Константин Вечер.


Мобильное приложение предоставляет доступ к документам в любом месте / Unsplash

Безопасность

Так же как деньги на карточке в большей безопасности, чем наличные в кошельке, так и документы значительно надежнее защищены в электронном виде, чем в бумажном. Кстати, система Star.Docs прошла жесткую проверку на надежность. В течение месяца "белые хакеры" изо всех сил пытались ее сломать. Это им не удалось, однако хакерские атаки обнаружили места, требующие совершенствования. И теперь Киевстар гарантирует клиентам полную персонализированную безопасность их документации.

Проблемы ЭДО в Украине

В Украине существует несколько систем электронного документооборота. Каждая из них работает внутри себя и с другими системами "не дружит". Между тем электронный документооборот активно развивался бы как удобное бизнес-решение, если бы документы могли "ходить" между различными системами.

Сегодня компаниям приходится регистрироваться в нескольких системах, чтобы обмениваться документами с контрагентами. Конечно, это неудобно.

В Украине необходимо создать единую платформу, которая сделает возможным роуминг между всеми системами электронного документооборота,
– считает председатель IT-комитета Союза предпринимателей Украины, руководитель компании Intecracy Deals Александр Вернигора.

Что нужно сделать

Чтобы диджитализация документооборота стала максимально эффективной, необходимо разработать единый стандарт электронных документов и согласовать ряд технических и юридических вопросов. Тогда компании смогут работать в тех системах ЭДО, что им больше подходят, и обмениваться документами с партнерами, не заботясь о том, в каких системах они работают. Таким образом обмен документами станет полноценным.

Интересно Когда локдаун или нет офиса: как создать колл-центр или отдел продаж за 15 минут

Системы ЭДО можно разрабатывать на любых платформах, в каждой будет своя логика интерфейса, но функция у них общая – создание, согласование, подписание и отправка электронных документов. И эту функцию они смогут выполнять в полном объеме только с созданием единого стандарта.