Бізнес – це не просто створення та продаж продукту чи послуги. Його успіх, як фінансовий, так і репутаційний, визначає низка чинників. Навіть такий звичайний процес, як документообіг, може оптимізувати витрати й поліпшити імідж компанії. Звісно ж, якщо його правильно організувати.

Корисно Новий "старий" маркетинг: як SMS-розсилка та Big Data допомагають масштабувати бізнес

"Паперові" проблеми бізнесу

Оперативність та ефективність

Час – це гроші. У буквальному сенсі. І марнувати його на роботу з паперовими документами вкрай нерозумно. Роздрукувати документ, зібрати під ним усі підписи, доправити на пошту й чекати, поки адресат повідомить про отримання – морока не одного дня. А якщо на якомусь етапі станеться затримка? Наприклад, якщо керівник компанії, який має поставити підпис, – у відрядженні чи захворів? Або ж поштовий транспорт затримується через негоду?

Пандемія коронавірусу, спричинивши карантинні обмеження та локдаун, поглибила проблеми з паперовим документообігом. Адже із запровадженням дистанційної співпраці паперовий документообіг став тривалішим та дорожчим.

Фінанси

Здавалося б, у порівнянні з витратами на рекламу, обладнання та зарплати персоналу витрати на папір – незначні. Проте це зовсім не так. Як показало дослідження Gartner (США), використання паперу в офісі обходиться компанії в 13 – 31 раз дорожче, ніж коштує сам папір. А працівники, які безпосередньо займаються паперовою роботою, витрачають половину робочого часу на пошуки потрібної інформації й часто припускаються помилок.

В Україні така сама ситуація.

Аркуш паперу коштує копійки, тоді як вартість одного паперового документа з урахуванням його відправки поштою становить понад 10 гривень,
– зауважив у бесіді з 24 каналом B2B-директор Київстар Костянтин Вечір.

Паперова робота марнує час, гроші та енергію / Unsplash

Ба більше: п’ята частина з відправлених на друк документів залишається у принтерах – їх не забирають, а майже половина з того, що було роздруковано протягом робочого дня, узагалі викидається!

Довкілля

Ще один мінус паперового документообігу – шкода довкіллю. Щоб виробити 1 кілограм паперу потрібно 2 – 3 кілограми деревини. А щороку у світі, за даними Statista, споживають 420 мільйонів тонн паперу!

За ступенем забруднення повітря, води та ґрунту, зокрема хлором та метаном, целюлозно-паперове виробництво посідає третє місце серед усіх галузей промисловості.

Так, папір можна переробляти. Але й це не ідеальне рішення. При переробці однаково є потреба в первинній деревині, та й переробляти макулатуру не можна вічно – не більш як 7 – 10 циклів. А переробка забрудненого паперу потребує ще більших зусиль та ресурсів, тож не всі переробники приймають таку вторсировину.

Дружність до довкілля – не просто обов’язок бізнесу, а й хороша ділова стратегія. Дослідження 2017 року встановило, що 88% американців згодні залишатись лояльними до бренду, якщо він розв’язує екологічні проблеми, пише Forbes. Українські споживачі також підтримують екоініціативи, однією з яких є відмова компаній від використання паперу.

Як компанія може відмовитись від паперу

Відмовитись від паперу буде доволі просто завдяки електронному документообігу (ЕДО). Українські компанії вже можуть масово запроваджувати цей процес диджиталізації, адже обов’язковість мокрої печатки було законодавчо скасовано. Тепер на документі достатньо одного підпису чи КЕП (кваліфікованого електронного підпису).

Кожен бізнес, який дбає про свій розвиток, має запроваджувати технології, що звільняють його зайвих витрат. Електронний документообіг – саме такий інструмент,
– вважає Костянтин Вечір.

Щоб краще зрозуміти роботу електронного документообігу, розгляньмо переваги сервісу Star.Docs від Київстар, розробленого в партнерстві з консорціумом Intecracy Group.

Економія часу

Вам більше не потрібно поспішати на протилежний кінець міста, щоб терміново підписати важливий документ чи обмінятися важливими файлами. Завдяки ЕДО документи готуються й погоджуються в 4 – 6 разів швидше, аніж паперові.

Економія грошей

Електронні документи не потребують паперу, коштів на друк та логістику. Тож витрати за цією статтею скорочуються в 3 – 4 рази, а увесь процес створення й доставки документа обходиться щонайменше в 10 разів дешевше у порівнянні з паперовим варіантом.

Оперативність

Погоджуються та підписуються документи миттєво: електронний обмін файлами займає кілька секунд. Окрім того, сервіс передбачає спільний доступ, тож працювати з документами, коментувати й обговорювати їх можуть онлайн кілька осіб водночас.

Постійний доступ

Зберігати файли можна в хмарному сховищі, доступ до якого вповноважені працівники мають 24/7. До того ж є змога вивантажувати файли електронних документів для створення резервних копій.

Зручність

Працюйте з документами у зручний для вас час і з будь-якого пристрою – комп’ютера чи смартфона - Star.Docs має мобільний додаток для IOS та Android.

Star.Docs — чудовий приклад сервісу, який допомагає бізнесу в його щоденній роботі. Керівник може підписувати документи, які надходять до нього в електронному вигляді, де б він не був: у відрядженні, у відпустці, з дому, на зустрічі,
– наголошує Костянтин Вечір.

Мобільний додаток надає доступ до документів у будь-якому місці / Unsplash

Безпека

Так само як гроші на картці в більшій безпеці, ніж готівка в гаманці, так і документи значно надійніше захищені в електронному вигляді, ніж у паперовому. До речі, система Star.Docs пройшла жорстку перевірку на надійність. Упродовж місяця "білі хакери" щосили намагалися її зламати. Це їм не вдалося, проте хакерські атаки виявили місця, що потребували вдосконалення. Тож тепер Київстар гарантує клієнтам цілковиту персоналізовану безпеку їхньої документації.

Проблеми ЕДО в Україні

В Україні існує кілька систем електронного документообігу. Кожна з них працює всередині себе й з іншими системами "не дружить". Тим часом електронний документообіг активніше розвивався б як зручне бізнес-рішення, якби документи могли "ходити" між різними системами.

Сьогодні компаніям доводиться реєструватися в кількох системах, щоб обмінюватися документами з контрагентами. Звичайно, це незручно.

В Україні слід створити єдину платформу, яка зробить можливим роумінг між усіма наявними системами електронного документообігу,
– вважає голова IT-комітету Спілки підприємців України, керівник компанії Intecracy Deals Олександр Вернигора.

Що потрібно зробити

Щоб диджиталізація документообігу стала максимально ефективною, необхідно розробити єдиний стандарт електронних документів і погодити низку технічних та юридичних питань. Тоді компанії зможуть працювати в тих системах ЕДО, що їм більше підходять, та обмінюватися документами з партнерами, не переймаючись про те, у яких системах вони працюють. Таким чином обмін документами стане повноцінним.

Цікаво Коли локдаун чи немає офісу: як створити колцентр чи відділ продажів за 15 хвилин

Системи ЕДО можна розробляти на будь-яких платформах, у кожної буде своя логіка інтерфейсу, але функція в них спільна – створення, погодження, підписання й відправка електронних документів. І цю функцію вони зможуть виконувати в повному обсязі лише зі створенням єдиного стандарту.