Фінансова прозорість у фермерському господарстві: як грамотна бухгалтерія захищає агробізнес

Часто неправильне ведення процесів може значно погіршити рентабельність агропідприємства, відлякати партнерів та мати інші неприємні наслідки. Керівник платформи Open Agri Club Ігор Коцел розповів журналістам 24 Каналу про найчастіші помилки, які трапляються під час бухгалтерського обліку, і які способи їх вирішення існують.

До слова, учасники Open Agri Club мають змогу отримати безплатну бухгалтерську консультацію. Долучитись до платформи можуть сільгоспвиробники із земельним банком до 1500 гектарів. Окрім бухгалтерської консультації, участь в Open Agri Club відкриває й інші можливості для фермерів: безкоштовні консультації експертів, інноваційні агротехнологічні рішення, вигідні умови закупівлі насіння й добрив, а також фінансування. 

Читайте також Партнерство дає результат: що отримує аграрій, долучаючись до Open Agri Club 

Які помилки в організації обліку трапляються найчастіше?

Основні помилки у веденні бухгалтерського обліку на аграрних підприємствах найчастіше пов’язані зі специфікою галузі: сезонністю, біологічними активами, особливим оподаткуванням та значними виробничими циклами. 

Серед найпоширеніших проблем, які зустрічаються в агробізнесі:

• неправильний облік біологічних активів;
• некоректне формування собівартості продукції;
• проблеми з обліком земельного банку;
• неправильний облік техніки та ремонтів;
• проблеми з ПДВ;
• неточності у складському обліку;
• некоректний облік паливно-мастильних матеріалів;
• неправильне документальне оформлення виконаних робіт;
• помилки при обліку врожаю;
• проблеми з розрахунками з пайовиками;
• недотримання сезонності та планування витрат;
• відсутність внутрішнього контролю та регламентів.

Чому ці помилки критичні? Найчастіше вони призводять до:

• завищення або заниження прибутку;
• ризиків штрафів від ДПС;
• втрати контролю над урожайністю та собівартістю;
• неефективних управлінських рішень (закупівлі, інвестиції, оренда, техніка);
• проблем із залученням фінансування. 

Як правильна організація бухгалтерського обліку впливає на фінансову стабільність агропідприємства?

На думку керівника платформи Open Agri Club, бухгалтерія – це фундамент стратегічних рішень. Правильно організований бухгалтерський облік для агропідприємства – це не просто технічна функція, а фундамент фінансової стабільності.

Правильно налагоджена робота бухгалтера, чітка організація бухгалтерського, податкового та фінансового обліку на підприємстві надає, в першу чергу, прозорий контроль витрат і доходів. Агробізнес – сезонний і капіталомісткий. Якісний облік дозволяє точно бачити фактичну собівартість продукції (рослинництво/тваринництво), контролювати витрати на насіння, добрива, пальне, ремонт техніки, своєчасно виявляти перевитрати чи неефективні ділянки, 
– розповів Ігор Коцел.

Бухгалтерія – фундамент стратегічних рішень / Фото Freepik

Аграрії часто мають касові розриви через сезонність. Налагоджений бухгалтерський облік допомагає прогнозувати надходження та платежі, планувати закупівлі, паливні кампанії, ремонт техніки, уникати дефіциту коштів і дорогих кредитів.

Без точної фінансової системи аграрій не знає, яка культура справді прибуткова в поточному сезоні. Правильна методика розподілу витрат може чітко показати рентабельність, дає змогу коригувати структуру посівів, допомагає приймати рішення щодо оновлення техніки чи зміни технологій.

Агросектор має специфічні податкові режими. Правильний бухгалтерський та податковий облік захистить від штрафів і блокування податкових накладних, дозволить оптимізувати оподаткування в межах законодавства, забезпечить правильну первинну документацію, 
– наголосив керівник Open Agri Club.

Тому правильна організація бухгалтерського обліку – це стратегічний інструмент, який допомагає агропідприємству:

• працювати без фінансових ризиків;
• тримати стабільний грошовий потік;
• приймати ефективні рішення;
• зберігати конкурентоспроможність навіть у складні сезони.

Яку роль відіграє бухгалтерія в ухваленні стратегічних рішень?

Бухгалтерія відіграє ключову роль у прийнятті стратегічних рішень, особливо коли йдеться про інвестиції чи оновлення техніки. Це не просто про бухгалтерський облік – це про фінансову аналітику, оцінку ризиків і прогнозування, які дають керівництву реальні цифри для ухвалення правильних, зважених рішень.

Керівник платформи Open Agri Club виокремив декілька головних напрямків впливу бухгалтера у прийнятті стратегічних рішень.

Фінансовий аналіз інвестицій:

• окупність проєкту;
• період повернення інвестицій;
• внутрішню норму рентабельності;

Аналіз вартості оновлення техніки. Перед купівлею нової техніки бухгалтерія розраховує:

• повну собівартість володіння (TCO): ціна + обслуговування + ремонт + амортизація;
• економічний ефект заміни (економія пального, зменшення простоїв, підвищення продуктивності);
• залишкову вартість старої техніки.

По цьому аналізу можна зрозуміти, що вигідніше: ремонтувати техніку чи оновлювати основні засоби.

Будь-яка інвестиція – це навантаження на бюджет. Бухгалтерія будує чіткий, заснований на базі даних з обліку минулих періодів план грошових потоків, який покаже:

• чи вистачить компанії грошей на операційну діяльність;
• в які місяці можуть бути касові розриви або найбільші фінансові втрати;
• коли інвестиція почне "відбиватися".

І найголовніше – бухгалтер завжди прораховує податкові наслідки:

• амортизаційні правила та їх вплив на витрати і податок на прибуток;
• можливість податкових пільг або прискореної амортизації;
• ПДВ-кредит при купівлі техніки (інколи це суттєво знижує фактичну вартість).

Бухгалтер завжди прораховує витрати, зокрема, на техніку / Фото Unsplash

Усе вищезазначене дозволяє порівняти кілька проєктів та обрати той, який принесе найбільшу вигоду саме вашій агрокомпанії.

Також до функціоналу бухгалтера при залученні інвестицій додають складання бюджету, підготовку та надання зрозумілих аналітичних звітів. Це дозволяє керівництву швидко бачити та розуміти стан його бізнесу у фінансах.

Які цифрові інструменти або програмні рішення допомагають автоматизувати бухгалтерський облік?

Автоматизація бухгалтерського обліку в агросекторі – це зараз ключова тема, особливо через складність аграрних процесів (поле, техніка, сезонність, пайовики, елеватор тощо).

Правильно підібрана програма автоматизації того ж бухгалтерського обліку значно полегшує опрацювання даних та допомагає бухгалтерам, фінансовим директорам та навіть керівництву отримувати швидко необхідну інформацію. 

На ринку України є понад 10 програм (програмних рішень), які можна обрати та налаштувати для свого обліку, під свої потреби. Компанії-розробники завжди намагаються задовольнити потреби своїх користувачів, навіть через написання додаткових модулів і тому подібне. Вартість такого програмного рішення залежить як від інтегратора, так і конфігурації (можливостей), 
– сказав керівник платформи Open Agri Club. 

Зараз певні програми обліку інтегруються з датчиками на техніці і GPS-трекерами. Вони мають мобільні додатки, що полегшують роботу агронома, який в польових умовах і в реальному часі може працювати із системою обліку (в модулі для агронома).

Тому насамперед, на думку Ігоря Коцела, потрібно чітко розуміти, які саме процеси необхідно автоматизувати (бухгалтерський облік, облік полів, планування, облік пайовиків, автотранспорту тощо). 

Наступним етапом завжди є запуск так званої "пілотної" версії. На одному блоці або підрозділі треба перевірити, як працює програмне рішення, чи задовольняє воно потреби. Якщо так – тоді можна переходити до навчання всіх дотичних працівників (бухгалтерів, агрономів, менеджерів, фінансових директорів). 

Кінцевим етапом є вибір постачальника і повного впровадження вибраного вами програмного рішення для автоматизації на вашому агропідприємстві.

Як впровадження фінансової прозорості впливає на довіру до агрокомпанії?

Прозорість, не тільки фінансова, а взагалі бізнесу, значно підвищує довіру інвесторів, банків, страхових компаній, партнерів. 

Причини цього лежать на поверхні. Коли інвестори бачать чітку картину вашого фінансового стану (джерела доходів, витрат, рентабельність), ви маєте високий рівень довіри та більш лояльний доступ до залучення інвестицій у вашу компанію. Коли інвестори мають доступ до достовірної інформації стосовно фінансового стану вашої компанії, вони розуміють свої реальні ризики і швидше приймають рішення щодо інвестицій, 
– розповів керівник платформи Open Agri Club.

Така ж ситуація з банками. Фінансовий моніторинг посилив контроль за інформацією, що надається при отриманні позики чи кредитуванні. Тому агрокомпанії, які надають правдиву та прозору фінансову звітність, з більшою ймовірністю отримають кредитування на більш вигідних умовах.

Партнери, які знають про прозорий фінансовий стан агрокомпанії, менше занепокоєні ризиком невиконання зобов'язань в майбутньому. Вони бачать надійність компанії і впевнені в стабільній фінансовій ситуації.

Як правильно збудувати взаємодію між бухгалтерією, фінансовим відділом і виробництвом?

Найголовніше, що мають розуміти працівники агропідприємства – що вони команда і мають працювати максимально злагоджено. Тому що це команда, яка працює в реальних умовах агробізнесу (сезонність, польові роботи, велика кількість первинки, контроль витрат) і від її взаємодії та інколи прийнятих рішень може залежати доля майбутнього врожаю.

Тому, по-перше, мають бути чітко визначені ролі та зони відповідальності: бухгалтерія – бухгалтерський та податковий облік; фінансовий відділ – бюджет, планування, інвестиційні розрахунки; виробничий відділ – усе, що стосується роботи в полях та забезпечення ефективності вирощування майбутніх культур, 
– наголосив Ігор Коцел.

По-друге, має бути прописана у внутрішніх документах правильна модель взаємодії:

• Етап 1. Регламенти та стандарти: потрібно затвердити Регламент документообігу та Єдину облікову політику.
• Етап 2. Потоки інформації: як, коли і в які терміни відділи передають між собою необхідну інформацію.
• Етап 3. Комунікація та регулярні зустрічі: щотижневі оперативки (бухгалтерія + виробництво); щомісячний фінансовий комітет; квартальний аналіз показників.

В агропідприємства мають бути чітко визначені ролі та зони відповідальності / Фото Pexels

Як приклад керівник платформи Open Agri Club навів таку схему взаємодії:

• виробництво дає первинку;
• далі бухгалтерія обробляє та формує фактичні дані;
• після цього фінансовий відділ аналізує і планує;
• тоді вже виробництво отримує ліміти та бюджет;
• далі цикл повторюється.

Хоча на кожному агропідприємстві може бути розроблена своя індивідуальна, підлаштована під специфіку саме вашого підприємства, схема взаємодії між підрозділами та працівниками цих підрозділів. 

Як агробізнесу перейти від "обліку для звітності" до системного фінансового менеджменту?

По-перше, треба запровадити сучасні системи обліку. Проаналізувати та обрати саме ту, яка підходить під специфіку саме вашого бізнесу. Провести навчання персоналу, аби ефективно працювати з вибраною системою.

По-друге, обов’язкове, регулярне та систематичне складання управлінської звітності. Воно дає уявлення про всі ключові показники діяльності (KPI) вашого господарства, а не лише про фінансові результати, як у податковій звітності. Це однозначно допоможе краще розуміти, які аспекти бізнесу потребують особливої уваги.

По-третє, розробка фінансового плану. На місяць, квартал, рік або певний виробничий період (наприклад, від посіву до збору врожаю). Складання бюджету в сільському господарстві – надважливий аспект для правильного системного фінансового менеджменту. Прорахування всіх можливих витрат, планування грошових потоків, врахування резервних фондів на випадок засухи, надмірних дощів – все це значно полегшує ведення бізнесу. 

Специфіка агробізнесу потребує планування не тільки прямих витрат: посівний матеріал, ЗЗР, добрива, пальне, оренда техніки, а також непрямі, як оплата праці сезонним працівникам, втрати урожаю через погодні умови, труднощі логістики. Обов’язково планування потрібно регулярно переглядати, порівнювати з фактичними показниками та своєчасно вносити корективи, 
– зазначає керівник платформи Open Agri Club.

По-четверте, необхідно делегувати таку роботу на спеціаліста. Визначити, хто у компанії буде відповідальним за фінансовий менеджмент. Чому не варто економити на цьому? Тому що це ваша стратегія бізнесу і відповідно того, як ви побудуєте цю стратегію, будете розуміти, яке фінансування потрібно на майбутній рік, які необхідно залучити інвестиції і які витрати вам потрібно передбачити і всі можливі ризики в майбутньому.

Сільгосппідприємства, яким потрібна допомога з будь-яких аграрних питань, можуть звернутися до Open Agri Club. Партнерам платформи нададуть необхідну підтримку, включно з юридичними та бухгалтерськими питаннями, землевпорядкуванням, агрономією за телефоном +380737510111.

Агропідприємства, які відповідають критеріям, можуть приєднатися до клубу вже зараз та отримати всі переваги взаємовигідної співпраці з Open Agri Club. Це і консультації з різних питань для підвищення ефективності підприємства, і плідна співпраця.