Звільнити час для важливого: мистецтво делегування завдань у бізнесі

Коли лідер зосереджується лише на виконанні завдань, а не на стратегічному розвитку, – команда перестає зростати, а бізнес втрачає динаміку. Саме тому варто розуміти, що таке делегування повноважень і як воно допомагає формувати відповідальний та мотивований колектив, пише EBA.

Дивіться також Щоб клієнти ставали амбасадорами: як бізнесу ефективно залучити людей 

Бізнес 24 спільно зі Škoda розповідає, як навчитися делегувати робочі завдання та що варто виконувати самостійно, щоб не втратити репутацію.

Що таке делегування і навіщо воно потрібне?

Делегування – це процес передачі функцій від керівника до підлеглого з необхідними повноваженнями та відповідальністю.

Ви можете передати виконання інших завдань, чітко визначивши розподіл відповідальності між членами команди, або ж вивільнити власний час для роботи над ключовими бізнес-процесами.

Делегування важливе з кількох причин.

• Ефективне використання часу

Правильно делегована функція у довгостроковій перспективі звільняє час керівника для виконання стратегічних завдань і забезпечує ефективне використання ресурсів.

• Розвиток команди

Розвиток професійних компетенцій працівників, опанування нових умінь та накопичення практичного досвіду є важливими чинниками їхнього кар’єрного зростання. Делегування допомагає створити середовище, де підлеглі можуть самостійно керувати процесами та вдосконалювати свою роботу.

Делегування завдань допомагає керівнику зосередитися на стратегічних рішеннях / фото Pexels

Зауважте! Делегувати можна тільки завдання. Керівник не делегує повноваження, відповідальність, проблеми тощо. Це можна робити виключно із завданнями, які раніше лежали в зоні відповідальності лідера. 

Головні правила делегування

1. Правильно визначити терміни. 

Наприклад, є завдання, яке потрібно почати виконувати 2 лютого, а результат потрібен 28 лютого. 1 лютого ми запрошуємо підлеглого і даємо йому це завдання. Але терміни для нього ми скорочуємо і говоримо йому про те, що результат потрібен 23-го.

П’ять днів залишаються в резерві на той випадок, якщо щось піде не за планом. За правилами грамотного делегування потрібно закладати близько 15% резервного часу від загального періоду на вирішення завдання. Це допоможе у разі виникнення форс-мажору.

2. Перевірити розуміння завдання підлеглим.

Озвучте завдання усно, а потім попросіть виконавця письмово викласти своє розуміння й надіслати вам опис очікуваного результату. Ознайомившись із цим баченням, ви відкриєте для себе чимало неочікуваних аспектів поставленої задачі.

Якщо завдання є нескладним і не вимагає фіксації у письмовій формі, достатньо попросити виконавця усно викласти своє розуміння поставленої задачі. Інтерпретація, яку ви почуєте у відповідь, може справді вас здивувати.

3. Узгодити спосіб виконання завдання.

Якщо спосіб виконання завдання принципово важливий, то людину потрібно навчити, як це зробити. Якщо ж спосіб не є принциповим – залиште це на розсуд підлеглого.

Але якщо треба впевнитися, що він вибере правильну стратегію, її потрібно перевірити і відкоригувати в разі потреби.

4. Проставити контрольні фініші і визначити конкретні проміжні результати. 

Це життєво необхідно для поточного контролю ходу виконання завдання.

Передаючи завдання, керівник демонструє довіру до співробітників / фото Pexels

Що не можна делегувати:

• ухвалення стратегічних рішень. Визначення напряму розвитку компанії – завдання керівника. Його не можна передати, бо це основа управління;
• оцінку ефективності ключових працівників. Важливо самостійно ухвалювати рішення про підвищення, переміщення або звільнення;
• ухвалення рішень у кризових ситуаціях. В умовах підвищеної напруги особливо важливими стають оперативність у прийнятті рішень та повна відповідальність за дії;
• узгодження бюджету та великих фінансових витрат. Фінансове планування – це основа стабільності бізнесу. Його не варто делегувати;
• встановлення культури та цінностей компанії. Це базові речі, які формуються "зверху". Їх не делегують, а транслюють особистим прикладом;
• контроль за відповідністю нормативним вимогам. Особливо у сферах, де є юридична або ліцензійна відповідальність;
• ключові переговори з партнерами чи інвесторами. Це зони високої довіри. Репутацію і стратегічні альянси будує особисто керівник.

Ефективне делегування знижує ризик вигорання менеджера / фото Pexels

Делегувати рутину, щоб не витрачати ресурс

Розумний керівник делегуватиме команді не лише важливі завдання, а й повсякденну рутину, що допоможе зосередитися на більш цінних справах. Саме такий підхід дозволяє зберігати фокус на стратегії, рішеннях і розвитку бізнесу.

Škoda Superb – приклад того, як сучасні технології допомагають тримати руку на пульсі, не витрачаючи зайвих ресурсів:

• інтелектуальні системи допомоги водієві беруть частину рутинних дій на себе;
• просторий салон створює комфортні умови для роботи між зустрічами;
• високий рівень шумоізоляції дозволяє зберігати концентрацію;
• продумана ергономіка економить час і зменшує втому в поїздках;
• сучасні системи безпеки працюють як надійно делегований контроль;
• преміальний дизайн формує імідж керівника на ділових зустрічах;
• потужність і плавність ходу забезпечують впевнений рух без зайвого стресу;
• технології автомобіля підтримують ефективний ритм бізнес-дня.

Škoda Superb – найкраще рішення для керівника / фото Škoda

Škoda Superb – інструмент, який працює на результат разом із керівником.