Електронний документообіг: 4 міфи, які гальмують бізнес

Сьогодні компанії мають змогу миттєво погоджувати, редагувати й підписувати документи будь-де та будь-коли. Детальніше про переваги, які приніс бізнесу електронний документообіг, читайте в матеріалі Бізнес 24.

Цікаво Дім, робота, відпочинок: життя без обмежень

Україна освоює е-документообіг

Наша країна планомірно відмовляється від паперової документації на користь електронної. І карантинні обмеження прискорили перехід вітчизняного бізнесу на е-документообіг. Так, про свій намір повністю відмовитись від паперових документів повідомив провідний агрохолдинг "Миронівський хлібопродукт".

Намагаються не відставати від бізнесу й державні установи. Зокрема, на електронний документообіг переходять Верховна Рада України, Міністерство охорони здоров'я та деякі міськради.

Обходитись без паперів – зручно

Електронний документообіг – це насамперед про сучасність, престиж та безпеку компанії. Звісно, деякі українці ще вважають, що паперові документи, які можна тримати в руках, є кращими за цифрові. Однак лишень уявіть, скільки місця вони займають у вашому офісі! Для їх зберігання доводиться виділяти окремі кімнати, адже що довше існує компанія, то більше в неї накопичується важливих паперів.

Дивіться відео про переваги електронного документообігу:

Переведення ж документації в електронний формат дає змогу зекономити на оренді офісної площі або ж організувати на місці, де стояли стелажі з паперами, куточок для відпочинку та чаювання.

Розвіюємо міфи про е-документи

Попри очевидні переваги електронної документації, твердити, що український бізнес уже сьогодні готовий цілком відмовитись від паперового її варіанта, зарано. Адже багато хто з працівників компаній та установ досі вважає папір надійнішим та зручнішим у користуванні.

Розберемо та розвіймо найпоширеніші міфи й упередження, що гальмують розвиток електронного справочинства в Україні.

Міф 1. Е-документи – це незаконно

Ще з 2003 року в Україні діє Закон №851 "Про електронні документи та електронний документообіг". Ба більше, відтоді було ухвалено багато підзаконних актів, що регулюють, зокрема, складання й подання електронної податкової звітності.

Підтвердила законність електронного справочинства й Державна фіскальна служба. 2017 року ДФС заявила, що документи, складені відповідно до вимог чинного законодавства, із зазначенням усіх необхідних реквізитів, мають таку саму юридичну силу, як і паперові.

В електронних документах, як і в паперових, є оригінали та копії. Оригіналом вважається той, що скріплено кваліфікованим електронним підписом однієї чи кількох уповноважених осіб.

Міф 2. Е-документи – це складно й довго

Насправді все якраз навпаки. Електронний документообіг полегшує роботу великим компаніям, даючи вповноваженим працівникам змогу погоджувати будь-які питання будь-де, оперативно редагувати та підписувати документи. Таким чином заощаджується багато часу, який можна використати для виконання іншої роботи або ж для відпочинку.

Міф №3. Податкова вимагає папери

Аж ніяк. Якщо на підприємство завітали з перевіркою податківці, їм абсолютно не обов'язково надавати паперові документи. Інспекторів цілком улаштує електронний формат. Адже в жодному законі чи підзаконному акті не йдеться про те, що для представників контролюючих органів необхідно видруковувати копії.

Електронна звітність давно доступна в Україні / Фото Finpost

Міф 4. Е-документообіг – ненадійний

Навпаки! Будь-який паперовий документ можна загубити, випадково (або й невипадково, якщо до вашого офісу пробрався зловмисник) пошкодити чи знищити. Натомість при електронному документообігу ви можете налаштувати автоматичне резервне копіювання файлів на жорсткий диск чи інший носій й таким чином уберегти важливі документи від надзвичайних ситуацій.

Як перейти на електронний документообіг

Запровадити електронний документообіг вам допоможе сервіс Star.Docs від найбільшого оператора мобільного зв'язку України – компанії "Київстар", якій довіряють 26 мільйонів абонентів.

Переваги Star.Docs від Київстар:

• Економія часу. З електронним документообігом ви не прив'язані до певного місця. Перебуваючи вдома, за містом чи навіть в іншій країні, ви завжди маєте змогу підписати необхідний документ, отримати чи надіслати важливий файл. І це справа кількох секунд.
• Оптимізація витрат. Працювати з паперовими документами означає щодня нести значні витрати – на сам папір, на друк, на кур'єрську доставку тощо.
• Доступ 24/7. Документацію можна зберігати у хмарному сховищі й, таким чином, мати до неї цілодобовий доступ. Додаткова перевага сервісу – можливість вивантажувати електронні документи для створення резервних копій.
• Мобільний додаток. Сервіс Star.Docs має зручні мобільні додатки – як для iОS, так і для Android. Отже, ви можете працювати не лише у зручний для вас час, але й з пристрою, який є напохваті, у тому числі зі смартфона.
• Турбота про довкілля. Безпаперовий документообіг зберігає природні ресурси: деревину, воду та нафту, які в шалених обсягах ідуть на виробництво паперу та витратних матеріалів. Відмовившись від паперового документообігу, ви зробите значний внесок у збереження екології планети.
• Бездоганний імідж. Клієнтам та партнерам більше не доведеться чекати, поки ви знайдете загублений документ. Електронний документообіг зробить роботу вашої компанії оперативнішою та якіснішою.

Електронну версію документу знайди завжди швидше / Фото Unknews

Не змушуйте своїх клієнтів очікувати, поки ви знайдете втрачену документацію. Завдяки електронному документообігу можете стати сучаснішим, професійнішим та значно оперативнішим у виконанні роботи. У такий спосіб компанія стане значно популярнішою та привабливішою не лише для клієнтів, але й для працівників. Полегшуйте функції своїх співробітників разом із Star.Docs від Київстар.