Электронный документооборот: 4 мифа, которые тормозят бизнес
События последнего года побудили бизнес не только освоить (и по достоинству оценить) удаленный формат работы, но и организовать его так, чтобы максимально упростить работникам и руководству выполнение многих функций. И помог в этом, в частности, электронный документооборот.
Сегодня компании могут мгновенно согласовывать, редактировать и подписывать документы в любом месте и в любое время. Подробнее о преимуществах, которые принес бизнесу электронный документооборот, читайте в материале Бизнес 24.
Интересно Дом, работа, отдых: жизнь без ограничений
Украина осваивает е-документооборот
Наша страна планомерно отказывается от бумажной документации в пользу электронной. И карантинные ограничения ускорили переход отечественного бизнеса на е-документооборот. Так, о своем намерении полностью отказаться от бумажных документов сообщил ведущий агрохолдинг "Мироновский хлебопродукт".
Стараются не отставать от бизнеса и государственные учреждения. В частности, на электронный документооборот переходят Верховная Рада Украины, Министерство здравоохранения и некоторые горсоветы.
Обходиться без бумаг – удобно
Электронный документооборот – это прежде всего о современности, престиже и безопасности компании. Конечно, некоторые украинцы считают, что бумажные документы, которые можно держать в руках, лучше цифровых. Однако только представьте, сколько места они занимают в вашем офисе! Для их хранения приходится выделять отдельные комнаты, потому что чем дольше существует компания, тем больше у нее накапливается важных бумаг.
Смотрите видео про электронный документооборот:
Перевод же документации в электронный формат дает возможность сэкономить на аренде офисной площади или же организовать на месте, где стояли стеллажи с бумагами, уголок для отдыха и чаепития.
Развеиваем мифы о е-документах
Несмотря на очевидные преимущества электронной документации, утверждать, что украинский бизнес уже сегодня готов полностью отказаться от бумажного ее варианта, рано. Так как многие из работников компаний и учреждений до сих пор считают бумагу более надежной и удобной в пользовании.
Разберем и развеем самые распространенные мифы и предубеждения, которые тормозят развитие электронного дела в Украине.
Миф 1. Е-документы – это незаконно
Еще с 2003 года в Украине действует Закон №851 "Об электронных документах и электронном документообороте". Более того, с тех пор было принято много подзаконных актов, которые регулируют, в частности, составление и подачу электронной налоговой отчетности.
Подтвердила законность электронного дела и Государственная фискальная служба. В 2017 году ГФС заявила, что документы, составленные в соответствии с требованиями действующего законодательства, с указанием всех необходимых реквизитов, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
В электронных документах, как и в бумажных, есть оригиналы и копии. Оригиналом считается тот, который скреплен квалифицированной электронной подписью одного или нескольких уполномоченных лиц.
Миф 2. Е-документы – это сложно и долго
На самом деле все как раз наоборот. Электронный документооборот облегчает работу крупным компаниям, давая уполномоченным работникам возможность согласовать любые вопросы в любом месте, оперативно редактировать и подписывать документы. Таким образом экономится много времени, которое можно использовать для выполнения другой работы или же для отдыха.
Миф №3. Налоговая требует бумаги
Отнюдь. Если предприятие посетили с проверкой налоговики, им абсолютно не обязательно предоставлять бумажные документы. Инспекторов вполне устроит электронный формат. Так как ни в одном законе или подзаконном акте не говорится о том, что для представителей контролирующих органов необходимо печатать копии.
Миф 4. Е-документооборот – ненадежный
Наоборот! Любой бумажный документ можно потерять, случайно (или неслучайно, если в ваш офис пробрался злоумышленник) повредить или уничтожить. Зато при электронном документообороте вы можете настроить автоматическое резервное копирование файлов на жесткий диск или другой носитель и таким образом уберечь важные документы от чрезвычайных ситуаций.
Как перейти на электронный документооборот
Ввести электронный документооборот вам поможет сервис Star.Docs от крупнейшего оператора мобильной связи Украины – компании "Киевстар", которой доверяют 26 миллионов абонентов.
Преимущества Star.Docs от Киевстар:
Экономия времени. С электронным документооборотом вы не привязаны к определенному месту. Находясь дома, за городом или даже в другой стране, вы всегда можете подписать необходимый документ, получить или отправить важный файл. И это дело нескольких секунд.
Оптимизация затрат. Работать с бумажными документами означает ежедневно нести значительные расходы – на саму бумагу, на печать, на курьерскую доставку и тому подобное.
Доступ 24/7. Документацию можно хранить в облачном хранилище и, таким образом, иметь к нему круглосуточный доступ. Дополнительное преимущество сервиса – возможность выгружать электронные документы для создания резервных копий.
Мобильное приложение. Сервис Star.Docs имеет удобные мобильные приложения – как для іОЅ, так и для Android. Таким образом, вы можете работать не только в удобное для вас время, но и с устройства, которое есть под рукой, в том числе со смартфона.
Забота об окружающей среде. Безбумажный документооборот сохраняет природные ресурсы: древесину, воду и нефть, которые в сумасшедших объемах идут на производство бумаги и расходных материалов. Отказавшись от бумажного документооборота, вы сделаете значительный вклад в сохранение экологии планеты.
Безупречный имидж. Клиентам и партнерам больше не придется ждать, пока вы найдете утерянный документ. Электронный документооборот сделает работу вашей компании более оперативной и качественной.
Не заставляйте своих клиентов ждать, пока вы найдете потерянную документацию. Благодаря электронному документообороту можете стать современнее, профессиональнее и значительно оперативнее в выполнении работы. Таким образом компания станет значительно популярнее и привлекательнее не только для клиентов, но и для работников. Облегчайте функции своих сотрудников вместе со Star.Docs от Киевстар.
Гибкость в работе – преимущество современного бизнеса. Работайте там, где вам удобно, тогда, когда вам удобно, и так, как удобно именно вам, благодаря сервисам для гибкой работы команд Офис там, где вы от Киевстар Бизнес.