Как упростить работу малому бизнесу: только практические и действенные советы

Знали ли вы, что на малый и средний бизнес приходится 55% ВВП Украины. Более того, они создают 7 из 10 рабочих мест в мире, по данным Всемирного банка. Роль МСБ куда больше в высокоразвитых странах, ведь там бизнес имеет доступ к технологиям, а значит, и к возможностям.

Полезная Жизнь без границ: как работать, отдыхать и оставаться на связи за границей

В материале Бизнес 24 мы решили сравнить бизнес, работающий без технологий и бизнес, использующий все технологические преимущества XXI века, чтобы расти.

Бизнес без технологий

Представим магазин, продающий книги, одежду или любые другие непродовольственные товары в розницу. Владелец арендует помещение вблизи центра города для магазина и отдельное помещение в жилом районе с дешевой арендой для работников, не работающих с клиентами: бухгалтер, оператор колцентра, логист и т.д.

Удаленность офиса от магазина создает неудобства, ведь приходится посылать документы по почте, и владелец или директор не имеет возможности контролировать всех работников.

Только физическое присутствие на рынке теперь недостаточно / Фото Unsplash

К тому же только физическое присутствие на рынке отбирает у магазина возможных клиентов. Если в 2007 году доля онлайн продаж в США была всего 5,1%, то в прошлом году – уже 21,3% из общего количества продаж. И доля эта будет расти. Поэтому магазин, который недоступен для клиентов 24/7 онлайн, проигрывает.

Как небольшой бизнес магазин имеет мало каналов коммуникации с клиентами: работник раздает открытки вблизи магазина, большинство из которых попадает в мусорную урну. Компания также заказывает рекламу на местном радио, надеясь, что она дойдет до части целевой аудитории. Но магазин не таргетирует свою рекламу, то есть не доносит ее прицельно тем, кого она заинтересует. А это делает его менее конкурентным на рынке, ведь согласно исследованию Nielsen 2017 года, около 47% реклам были таргетированы.

В то же время магазину приходится работать с большим количеством документов: накладные на товары, отчеты, договоры с поставщиками. Без аналитики не удается отслеживать, какие товары наиболее успешны, а какие следует заменить.

Сегодня компании продолжают тратить сумасшедшие деньги на документооборот. Как показало исследование Gartner:

• использование бумаги в офисе обходится компании в 13 – 31 раз дороже, чем стоит сама бумага;
• в среднем 1 работник использует 10 тысяч листов бумаги в год;
• компании это обходится в 3% от общих затрат.

Пандемия коронавируса как никогда проявила всю сложность работы без использования диджитал-возможностей. Особенно это почувствовал на себе малый и средний бизнес, ведь там ресурс и финансовая подушка на черный день ограничены, а невозможность работать в локдаун, если ты только в оффлайне, заставила многих даже полностью закрыться. Случилось ли это, если бы небольшие бизнесы были более диджитализованными и доступными для клиентов онлайн?

Чтобы не зависеть от обстоятельств, следует максимально внедрять в бизнес-процессы диджитал-инструменты. Их применение позволяет гибко управлять форматом работы компании и ее работников, работать с любого места, в удобное время и именно так, как нужно определенному бизнесу. Большинство таких инструментов имеют облачные и интернет-технологии, а также сервисы на основе Big Data – уверяют эксперты из Киевстар. А доступ к ним можно получить даже со смартфона.

Бизнес, применяющий технологии, в разы эффективнее / Фото Unsplash

Мы понимаем, с каким вызовом сталкиваются сейчас компании среднего и малого бизнеса. И видим, как быстро меняется окружающий мир. Чтобы продолжать работать при любых условиях, необходимо не только дать инструменты для работы работников, но и настроить коммуникацию с партнерами и клиентами так, чтобы быть от них на расстоянии клика в телефоне, ведь это сейчас – самый короткий путь. Если клиент не может найти вас в интернете или сообщениях на своем мобильном – ваш бизнес проигрывает конкурентам, которые там есть,
– говорит Константин Вечир, директор по развитию бизнеса на корпоративном рынке Киевстар.

Диджитализация: возможность или потребность

Сегодня диджитализация – не просто возможность для малого и среднего бизнеса расти и расширяться. Это время. С каждым годом количество интернет-пользователей растет. По данным Datareportal, в январе 2021 года активно пользовалось интернетом почти 30 миллионов украинцев.

Пандемия коронавируса, ворвавшись в нашу жизнь в 2020 году, стала мощным катализатором в отношениях людей и технологий.

• В июле 2020 года 58% взаимодействий с клиентами по всему миру происходило в цифровом формате, согласно исследованию McKinsey. Для сравнения: в декабре 2019 года этот показатель составил всего 36%.
• Также компании активно диджитализировали свои продукты и услуги: 55% в июле 2020 против 35% перед пандемией.

Во время пандемии потребители резко перешли на интернет-каналы как основополагающий способ коммуникации, и бизнес отреагировал на такое изменение. Пандемия коронавируса ускорила диджитализацию на 8 – 10 лет,
– говорится в исследовании McKinsey.

Как бизнесу осовремениться

Автоматизация ежедневных процессов высвобождает для компаний дополнительный ресурс. В первую очередь, время, средства и персонал, который может выполнять более квалифицированные задания вместо тех, с которыми справятся диджитал-инструменты. Несколько примеров автоматизации с современными технологиями – ниже:

Организация работы

Чтобы не зависеть от бумажных документов, их пересылки контрагентам и ожидания, когда они их подпишут и вернут вам, бизнесу следует обратить внимание на электронные аналоги. К примеру, безбумажный документооборот Star.Docs от Киевстар экономит время, недешевое офисное пространство и солидное количество расходов на материалы и логистику. Работники имеют доступ к документам в любое время и подписывают документы с помощью электронной подписи. Этот сервис имеет полноценное мобильное приложение, так что можно сказать, что ваши документы всегда у вас в кармане.

Обмен файлами происходит через несколько секунд, а хранятся они в удобных реестрах облачного хранилища – легко искать и не нужно накапливать многочисленные папки в шкафах.

Таким образом, командировки или недуги какого-либо из уполномоченных лиц не помешают подписанию важного соглашения, а все данные будут защищены от посторонних лиц. Как бонус – ваш бизнес становится экодружественным, ведь тратит меньше бумаги и сокращает количество соответствующего мусора.

Связь и коммуникация

Онлайн-магазину или любому бизнесу, который общается с сотрудниками по телефону или иным способом, нужен колл-центр. Но сегодня для этого совсем не нужны специальные условия в офисе или даже сам офис – компания любого размера может организовать колл-центр за 15 минут в любом месте, подключив к нему сотрудников отовсюду на их мобильных номерах. Потребуется только облачная платформа – Виртуальная мобильная АТС.

Виртуальная мобильная АТС от Киевстар – облачный сервис, для которого не нужно покупать или арендовать дорогостоящее оборудование. Современная "умная" телефония – это:

• объединение всех мобильных и фиксированных номеров компании в общую корпоративную сеть;
• прием и распределение одновременно любого количества звонков;
• запись разговоров;
• собственное интерактивное голосовое меню (IVR) на мобильном номере;
• интеграция с системой управления отношениями с клиентами (CRM)

Подробнее Офис в кармане: как организовать дистанционную работу, не потеряв эффективности

К примеру, компания Google экономит 1 миллиард долларов в год благодаря тому, что часть работников работает из дома, сообщает Los Angeles Times.

Для качественной коммуникации внутри компании, с клиентами и партнерами также необходим скоростной и бесперебойный корпоративный интернет. Киевстар предлагает своим бизнес-клиентам оптимальные тарифные планы с расширенными возможностями.

Преимущества тарифных планов для бизнеса:

• Максимально наполнены для бизнес-потребностей.
• Включены минуты для звонков по Украине на номера других мобильных операторов, городские номера и за границу.
• Высокоскоростной мобильный интернет, который можно использовать как с основной, так и дополнительной SIM-карты.
• Все подключенные номера принадлежат компании.
• Контроль объема услуг, используемых работниками компании.
• Выгодные акционные предложения: для новых бизнес-клиентов скидка 50% по выбранному тарифному плану на первые полгода в рамках акции "Бизнес-старт";
• Суперсилы – сервисы для лучшего ведения бизнеса – по выбору без дополнительных оплат.

Кстати, с интернетом от Киевстара больше не нужно физически находиться в стране, где вы работаете. Как работать, отдыхать и оставаться на связи за границей, читайте в нашем материале Жизнь без границ .

Гибкая работа

Малому и среднему бизнесу не обойтись без доступа к рабочим задачам онлайн, чтобы не ожидать открытия офиса, магазина или ситуаций, когда невозможно открыть документ, пока не доехал до компьютера дома или не успел на встречу через пробки. Более того, часто возникает необходимость работать с одними и теми же файлами сразу нескольким сотрудникам. Для таких ситуаций Киевстар предоставляет своим клиентам возможность использовать лицензированные сервисы Microsoft Office 365, в которые входят:

• 1 терабайт облачного хранилища;
• Word;
• Excel;
• PowerPoint;
• Exchange;
• Teams тощо.

Бизнес может наладить качественную коммуникацию онлайн / Фото Unsplash

Работники могут присоединяться к встречам онлайн, вместе работать в командах и над общими задачами и документами. А сделать качественную аналитику из имеющегося массива данных помогут инструменты глобальной облачной платформы Azure. Таким образом, директор магазина всегда будет знать, когда следует закупать новые партии товара, а когда лучше отказаться от определенных категорий из-за низких доходов.

Увеличение количества клиентов и общение с ними с Big Data

Самая большая проблема малого и среднего бизнеса в условиях работы в карантине – потеря клиентов. Как известить их о том, что вы снова работаете? Как донести информацию, что вы начали работать онлайн или у вас новый ассортимент? Как привлечь новых клиентов, когда и имеющиеся стали наведываться гораздо реже?

Опять-таки стоит обратиться к диджитал-инструментам. Чтобы оставаться на связи со своими клиентами и находить новых, Киевстар рекомендует использовать таргетированные и триггерные рассылки, а также самостоятельно управлять своими промокампаниями, используя интеллектуальную платформу для рассылок ADWISOR.

ADWISOR – это:

• точная коммуникация с целевой аудиторией благодаря BigData-фильтрации (по возрасту, полу, интересам и т.п.);
• самостоятельное управление бюджетом промокампаний;
• рассылка сообщений имеющимся клиентам через Viber и SMS от альфа-имени компании;
• создание шаблонов для более легкой настройки следующих промокампаний;
• подсказки системы на каждом этапе настройки параметров рассылки.

Так магазину не придется тратиться на дорогую или недейственную рекламу. Таргетированная рассылка направлена ​​именно на тех, кому действительно интересно ваше предложение. А триггерная сообщит об акциях магазина людей, которые будут проходить поблизости.

Заказать консультацию и узнать о диджитал-инструментах для эффективной гибкой работы среднего и малого бизнеса можно на сайте Киевстар.

Подробнее Новый "старый" маркетинг: как SMS-рассылка и Big Data помогают масштабировать бизнес