Як спростити роботу малому бізнесу: лише практичні та дієві поради

Чи знали ви, що на малий та середній бізнес (МСБ) припадає 55% ВВП України. Щобільше, вони створюють 7 із 10 робочих місць у світі, за даними Світового банку. Роль МСБ куди більша у високорозвинених країнах, адже там бізнес має доступ до технологій, а, отже, і до можливостей.

Корисно Життя без меж: як працювати, відпочивати та залишатися на зв'язку за кордоном

У матеріалі Бізнес 24 ми вирішили порівняти бізнес, який працює без технологій, та бізнес, який використовує всі технологічні переваги XXI століття, щоб впевнено зростати.

Бізнес без технологій

Уявімо магазин, який продає книги, одяг чи будь-які інші непродовольчі товари в роздріб. Власник орендує приміщення поблизу центру міста для магазину й окреме приміщення в житловому районі з дешевою орендою для працівників, які не працюють із клієнтами: бухгалтер, оператор колцентру, логіст тощо.

Віддаленість офісу від магазину створює незручності, адже доводиться надсилати документи поштою, й власник чи директор не має змоги контролювати всіх працівників.

Лише фізична присутність на ринку тепер недостатня / Фото Unsplash

До того ж виключно фізична присутність на ринку відбирає в магазину потенційних клієнтів. Якщо у 2007 році частка продажів онлайн в США була всього 5,1%, то минулого року – уже 21,3% із загальної кількості продажів. І частка ця зростатиме. Тож магазин, який недоступний для клієнтів 24/7 онлайн, програє.

Як невеликий бізнес, магазин має мало каналів комунікації з клієнтами: працівник роздає листівки поблизу магазину, більшість із яких потрапляє в урну для сміття. Компанія також замовляє рекламу на місцевому радіо, сподіваючись, що вона "дійде" до частини цільової аудиторії. Але магазин не таргетує свою рекламу, тобто не доносить її прицільно до тих, кого вона зацікавить. А це робить його менш конкурентним на ринку, адже, згідно з дослідженням Nielsen 2017 року, близько 47% реклам були таргетовані.

Водночас магазину доводиться працювати з великою кількістю документів: накладні на товари, звіти, договори з постачальниками тощо. Без аналітики не вдається відстежувати, які товари є найуспішнішими, а які варто замінити.

Сьогодні компанії продовжують витрачати шалені гроші на документообіг. Як показало дослідження Gartner:

• використання паперу в офісі обходиться компанії в 13 – 31 раз дорожче, ніж коштує сам папір;
• у середньому 1 працівник використовує 10 тисяч листків паперу щороку;
• компанії це обходиться у 3% від загальних витрат.

Пандемія коронавірусу як ніколи проявила усю складність роботи без використання диджитал-можливостей. Особливо це відчув на собі малий та середній бізнес, адже там ресурс та фінансова "подушка на чорний день" обмежені, а неможливість працювати в локдаун, якщо ти лише в офлайні, змусила багатьох навіть повністю закритися. Чи сталося б це, якби невеликі бізнеси були більш диджиталізовані та доступні для клієнтів онлайн?

Щоб не залежати від обставин, варто максимально впроваджувати у бізнес-процеси диджитал-інструменти. Їхнє застосування дозволяє гнучко управляти форматом роботи компанії та її працівників, працювати з будь-якого місця, у зручний час та саме так, як потрібно певному бізнесу. Більшість таких інструментів мають в основі хмарні та інтернет-технології, а також сервіси на основі Big Data – запевняють експерти з Київстар. А доступ до них можна мати навіть зі смартфону.

Бізнес, який застосовує технології, в рази ефективніший / Фото Unsplash

Ми розуміємо, з яким викликом стикаються зараз компанії середнього та малого бізнесу. І бачимо, як швидко змінюється світ навколо нас. Щоб продовжувати працювати за будь-яких умов, необхідно не лише дати інструменти для онлайн-роботи працівників, а й налаштувати комунікацію з партнерами та клієнтами так, щоб бути від них на відстані кліку в телефоні, адже це зараз – найкоротший шлях. Якщо клієнт не може знайти вас в інтернеті чи повідомленнях на своєму мобільному – ваш бізнес програє конкурентам, які там є,
– каже Костянтин Вечір, директор з розвитку бізнесу на корпоративному ринку Київстар.

Диджиталізація: можливість чи потреба

Сьогодні диджиталізація – це не просто можливість для малого та середнього бізнесу зростати та розширюватися. Це потреба часу. З кожним роком кількість інтернет-користувачів зростає. За даними Datareportal, у січні 2021 року активно користувалось інтернетом майже 30 мільйонів українців.

Пандемія коронавірусу, увірвавшись до нашого життя 2020 року, стала потужним каталізатором у відносинах людей та технологій:

• У липні 2020 року 58% взаємодій з клієнтами по всьому світу відбувалось у цифровому форматі, згідно з дослідженням McKinsey. Для порівняння: у грудні 2019 року цей показник становив лише 36%.
• Також компанії активно диджиталізовували свої продукти та послуги: 55% у липні 2020 року проти 35% перед пандемією.

Під час пандемії споживачі різко перейшли на інтернет-канали як основний спосіб комунікації, і бізнес відреагував на таку зміну. Пандемія коронавірусу прискорила диджиталізацію на 8 – 10 років,
– йдеться у дослідженні McKinsey.

Як бізнесу осучаснитися

Автоматизація щоденних процесів вивільняє для компаній додатковий ресурс. Насамперед, час, кошти та персонал, який може виконувати більш кваліфіковані завдання замість тих, з якими впораються диджитал-інструменти. Кілька прикладів автоматизації із сучасними технологіями – нижче:

Організація роботи

Щоб не залежати від паперових документів, їхнього пересилання контрагентам й очікування, коли ті їх підпишуть та повернуть вам, бізнесу варто звернути увагу на електронні аналоги. Наприклад, безпаперовий документообіг Star.Docs від Київстар економить час, недешевий офісний простір і солідну кількість витрат на матеріали та логістику. Працівники мають доступ до документів у будь-який час, а підписують документи за допомогою електронного підпису. Цей сервіс має повноцінний мобільний додаток, тож можна сказати, що ваші документи завжди у вас у кишені.

Обмін файлами відбувається за кілька секунд, а зберігаються вони у зручних реєстрах хмарного сховища – легко шукати та не потрібно накопичувати численні папки у шафах.

Таким чином, відрядження чи недуга котроїсь з уповноважених осіб не стануть на заваді підписанню важливої угоди, а всі дані будуть захищені від сторонніх осіб. Як бонус – ваш бізнес стає екодружнім, адже витрачає менше паперу та скорочує кількість відповідного сміття.

Зв’язок та комунікація

Онлайн-магазину чи будь-якому бізнесу, який спілкується зі співробітниками телефоном чи в інший спосіб, потрібен колцентр. Але сьогодні для цього зовсім не потрібні спеціальні умови в офісі чи навіть сам офіс – компанія будь-якого розміру може організувати колцентр за 15 хвилин будь-де, підключивши до нього співробітників звідусіль на їхніх мобільних номерах. Знадобиться лише хмарна платформа – Віртуальна мобільна АТС.

Віртуальна мобільна АТС від Київстар – хмарний сервіс, для якого не потрібно купувати чи орендувати дороге обладнання. Сучасна "розумна" телефонія – це:

• об'єднання всіх мобільних та фіксованих номерів компанії в загальну корпоративну мережу;
• приймання та розподіл одночасно будь-якої кількості дзвінків;
• запис розмов;
• власне інтерактивне голосове меню (IVR) на мобільному номері;
• інтеграція із системою управління відносинами з клієнтами (CRM).

Детальніше Офіс у кишені: як організувати дистанційну роботу, не втративши ефективності

До прикладу, компанія Google економить 1 мільярд доларів на рік завдяки тому, що частина працівників працює з дому, повідомляє Los Angeles Times.

Для якісної комунікації всередині компанії, з клієнтами та партнерами також потрібний швидкісний та безперебійний корпоративний інтернет. Київстар пропонує своїм бізнес-клієнтам оптимальні тарифні плани з розширеними можливостями.

Переваги тарифних планів для бізнесу:

• Максимально наповнені для бізнес-потреб.
• Включені хвилини для дзвінків по Україні на номери інших мобільних операторів, міські номери та за кордон.
• Високошвидкісний мобільний інтернет, який можна використовувати як з основної, так і з додаткової SIM-карти.
• Усі підключені номери належать компанії.
• Контроль обсягу послуг, які використовують працівники компанії.
• Вигідні акційні пропозиції: для нових бізнес-клієнтів знижка 50% за обраним тарифним планом на перші пів року в рамках акції "Бізнес-старт";
• Суперсили – сервіси для кращого ведення бізнесу – на вибір без додаткових оплат.

До речі, з інтернетом від Київстар більше не потрібно фізично перебувати у країні, де ви працюєте. Як працювати, відпочивати та залишатися на зв'язку за кордоном, читайте у нашому матеріалі Життя без меж.

Гнучка робота

Малому та середньому бізнесу не обійтися без доступу до робочих завдань онлайн, щоб не чекати відкриття офісу, магазину чи ситуацій, коли неможливо відкрити документ, поки не доїхав до комп’ютера вдома, або не встиг на зустріч через затори. Більш того, часто виникає необхідність працювати з одними й тими самими файлами одразу кільком співробітникам. Для таких ситуацій Київстар надає своїм клієнтам можливість використовувати ліцензовані сервіси Microsoft Office 365, до яких входять:

• 1 терабайт хмарного сховища;
• Word;
• Excel;
• PowerPoint;
• Exchange;
• Teams тощо.

Бізнес може налагодити якісну комунікацію онлайн / Фото Unsplash

Працівники можуть приєднуватися до зустрічей онлайн, разом працювати в командах та над спільними завданнями й документами. А зробити якісну аналітику з наявного масиву даних допоможуть інструменти глобальної хмарної платформи Azure. Таким чином директор магазину завжди знатиме, коли варто закуповувати нові партії товару, а коли краще відмовитися від певних категорій через низькі прибутки.

Збільшення кількості клієнтів та спілкування з ними з Big Data

Найбільша проблема малого та середнього бізнесу в умовах роботи в карантин – втрата клієнтів. Як сповістити їх про те, що ви знову працюєте? Як донести інформацію, що ви розпочали працювати онлайн або у вас новий асортимент? Як привабити нових клієнтів, коли й наявні стали навідуватися набагато рідше?

Знову-таки, варто звернутися до диджитал-інструментів. Щоб залишатися на зв’язку зі своїми клієнтами та знаходити нових, Київстар рекомендує використовувати таргетовані та тригерні розсилки, а також самостійно управляти своїми промо-кампаніями, використовуючи інтелектуальну платформу для розсилок ADWISOR .

ADWISOR – це:

• точна комунікація із цільовою аудиторією завдяки BigData-фільтруванню (за віком, статтю, інтересами тощо);
• самостійне управління бюджетом промокампаній;
• розсилання повідомлень наявним клієнтам через Viber та в SMS від альфа-імені компанії;
• створювання шаблонів для легшого налаштування наступних промокампаній;
• підказки системи на кожному етапі налаштування параметрів розсилки.

Так магазину не доведеться витрачатися на дорогу або недієву рекламу. Таргетована розсилка спрямована саме на тих, кому справді цікава ваша пропозиція. А тригерна повідомить про акції магазину людей, які проходитимуть поблизу.

Замовити консультацію й більше дізнатися про диджитал-інструменти для ефективної гнучкої роботи середнього та малого бізнесу можна на сайті Київстар.

Детальніше Новий "старий" маркетинг: як SMS-розсилка та Big Data допомагають масштабувати бізнес