Як спілкуватися з колегами і клієнтами під час війни: 6 важливих порад
Війна змінила не тільки наш стиль життя, але й спосіб спілкування. Як правильно вести ділове листування, коли краще телефонувати колегам чи партнерам та як зробити комунікацію ефективною, читайте у матеріалі від Бізнес 24.
Питання "Як ти?" в особистих переписках сьогодні зустрічається так само часто, як і слово "привіт". Нам щодня важливо отримувати інформацію від наших близьких – чи в безпеці вони, чи є в них світло та де вони перебувають під час тривоги.
Читайте також Гнучкість, надійність та безпека: як і навіщо бізнесу мігрувати у хмару
Робоча комунікація зазнала не менших змін. Як етично вести ділове спілкування з колегами та партнерами в умовах війни – зібрали 6 порад.
1. Проявляйте емпатію
Щодня в Україні лунають сирени повітряної тривоги. У деяких регіонах є прильоти, десь відсутнє світло, а хтось із колег може переживати за близьких на фронті. Тому у діловому спілкуванні зараз вкрай важливо проявляти турботу та емпатію.
- "Сподіваюся, ви та ваші рідні у безпеці" – ця фраза більш формальна та підійде для комунікації з клієнтами чи партнерами.
- Усередині команди можна вживати фрази, притаманні вашому колективу. Головне – поцікавитися, чи все гаразд, як людина почувається та чи має можливість працювати. Згідно з дослідженням Gradus, 71% українців відчували останнім часом стрес або сильну знервованість. Важливо, щоб робота не ставала ще однією причиною для переживань.
2. Будьте відвертими
Нещодавнє дослідження Gallup показало, що в середньому компанії втрачають 62,4 мільйона доларів на рік через погану внутрішню комунікацію. Коли співробітники поінформовані про всі актуальні питання, продуктивність підвищується на 20% – 25%.
В умовах війни працівники ще більше потребують комунікації з менеджерами і керівниками, адже їм важливо бути впевненими у майбутньому. Лише уявіть: у липні кожен десятий українець достеменно не знав, чи збереже своє робоче місце.
Тож кожному працівнику потрібно розуміти, в якому стані його компанія, чи плануються якісь масштабні зміни тощо. А менеджерам варто знати, наскільки співробітники готові виконувати свої завдання і як їм можна в цьому допомогти.
- Пишіть прямо про свої проблеми та переживання. Наприклад, "На жаль, я не встигаю зробити цей звіт, бо в мене екстрено вимкнули світло. Якщо не горить, зроблю за декілька годин, або допоможіть мені, будь ласка". Це краще, аніж до останнього затягувати дедлайн і не повідомляти причину.
- Не приховуйте "неприємної" правди від співробітників. Умовно, якщо в компанії плануються скорочення, не відкидайте цієї можливості – всі мають бути в курсі.
3. Враховуйте "розмитість" робочого дня
Перебої з електропостачанням сильно впливають на робочий графік українців. Не у всіх є змога бути на зв'язку з 9:00 до 18:00, доводиться "допрацьовувати" пізніше або на вихідних. Тому не вимагайте швидких письмових відповідей від колег, якщо у вас щось термінове – краще зателефонуйте.
Проте work-life-war balance ніхто не скасовував.. Краще не турбувати людину зайвий раз у месенджерах в позаробочий час. Важливі питання адресуйте на пошту або в корпоративні чати – наприклад, у Teams.
4. Максимально чітко ставте завдання
Під час війни вкрай важлива чіткість у повідомленнях і увага до деталей. Потрібно зважати на те, що у вас з колегою можуть бути різні графіки, відтак обговорити якесь завдання телефоном не вдасться. Та й поставити кілька уточнювальних питань у листуванні теж не вийде, бо розмова може розтягнутися на кілька робочих днів.
Тому перед тим, як відправляти повідомлення, уважно перечитайте його і максимально чітко опишіть те, що вас цікавить. Якщо це завдання, то в листі має бути:
- детальний опис завдання і, можливо, покрокова інструкція для його виконання;
- матеріали, які допоможуть виконати завдання (якщо даєте лінки на персональні папки, то переконайтесь, що там відкриті доступи);
- дедлайн і ваше бачення результату.
Тобто, сформулюйте повідомлення таким чином, щоб колезі не довелось повертатись до вас з уточнювальними питаннями.
5. Домовляйтеся про дзвінки із закордонними колегами
За підрахунками ООН, з початку повномасштабної війни з України виїхало понад 11 мільйонів людей. Напевно, багато ваших колег також це зробили і зараз тимчасово проживають за кордоном. Тому враховуйте різницю у часі та плануйте дзвінки заздалегідь, щоб усім було комфортно.
Іноді питання потрібно вирішити терміново. Якщо ви або ваш колега за кордоном, то не потрібно в поспіху шукати точку WiFi. Координувати роботу команди з-за кордону та спілкуватися у 30 країнах світу без переплат допомагає Роумінг як вдома, що входить до корпоративних тарифів від "Київстар". Хвилини для розмов, обсяг мобільного інтернету та SMS доступні на тих самих умовах, як і в Україні - без додаткових оплат за роумінг.6. Користуйтеся корпоративним зв'язком
За допомогою телефонного дзвінка практично будь-яке питання можна розв'язати швидше та ефективніше. Ось чому 90% компаній розглядають його як основний інструмент для бізнес-спілкування, йдеться у звіті RingCentral та Ipsos. А для кожної другої компанії це пріоритетний канал зв'язку.
Проте під час війни варто вдаватися до дзвінків, лише якщо питання термінове. Або ж ви домовилися про розмову з колегою заздалегідь. Принаймні це стосується дзвінків на особистий номер. Інша справа – корпоративний зв'язок.
Майже 67% співробітників американських компаній під час ділового спілкування користуються робочим мобільним телефоном. І це правильно, адже корпоративний номер має низку переваг. Наприклад, у "Київстара" такі:
- Усі номери захищені та зареєстровані на підприємство.
- Можна призначити довірену особу від компанії – координатора, який керуватиме підключенням послуг і тарифів Київстар.
- Підключається необмежена кількість номерів (навіть 1).
- Послугами можна користуватися і з нульовим або мінусовим балансом.
- Плата за тариф знімається щодня рівними частинами впродовж календарного місяця.
- Рахунки можна оплачувати готівкою чи безготівково.
- Цілодобова консультація оператора щодо сервісних та технічних питань.
У тарифних планах для бізнесу від "Київстар" клієнти отримують не лише мобільний зв'язок та підключення до мережі мобільного інтернету, але й додаткові послуги, які доступні без жодних доплат – Суперсили. Вони розширюють можливості для ведення бізнесу або особистого спілкування, їх можна вибрати самостійно та змінювати щомісяця залежно від власних потреб.
Євген Клопотенко про важливість залишатися на зв'язку: дивіться відео
Для кого вигідний корпоративний зв'язок
Будь-яка компанія матиме переваги від корпоративного зв'язку. Наприклад:
- Компанії, які мають власний кол-центр або тільки планують його відкривати. Для них ідеально підійдуть бізнес-тарифи із Суперсилою "Віртуальна мобільна АТС". Вона допоможе об'єднати усі мобільні та стаціонарні номери компанії в єдину телефонну мережу, що дозволить одночасно приймати багато викликів з кількох пристроїв, а отже, не пропустити жодного з них й обслуговувати клієнтів швидше та якісніше.
- Компанії, які працюють з іноземними клієнтами. Вони можуть підключити своїм менеджерам додаткові хвилини для дзвінків на інші мережі та за кордон. А якщо працівники здебільшого працюють віддалено, зокрема з-за кордону, їм в пригоді стануть сервіси Microsoft 365. Вони дозволяють команді одночасно працювати онлайн зі спільними документами, проводити наради, використовувати корпоративну пошту тощо - де б хто не був.
- Компанії, чиї співробітники працюють з корпоративним планшетом або ноутбуком. Під'єднати їхні пристрої до інтернету можна із Суперсилою "SIM для планшета". Так, працівники не залежатимуть від WiFi та зможуть працювати з клієнтами навіть за межами офісу. Водночас послуга "SIM для другого телефона" дозволить не лише підключитися до інтернету, а й дзвонити та надсилати SMS. А послуга "Київстар ТБ" дозволяє відпочити після робочого дня за переглядом фільмів чи серіалів, допомагає вивчати іноземні мови онлайн і стежити за новинами в Україні та світі.
Сучасні реалії диктують бізнесу інші правила не тільки роботи, але й спілкування. Тепер вкрай важливо проявляти емпатію до колег, поважати особистий простір та обирати правильні канали зв'язку. Саме ці складові є секретом злагодженої роботи колективу.