Чому бізнесу потрібна Дія: три сценарії інтеграції для спрощення документообігу
Дія – це бренд цифрової держави. Майже 4 роки команда Мінцифри запроваджує електронні документи та онлайн-послуги в кілька кліків. А ще надає сервіси, які допомагають оцифровувати документообіг українських компаній, – як з державного сектора, так і бізнесу. Далі читайте в авторській колонці для сайту 24 Каналу.
Серед них – шеринг документів, Дія.Підпис, валідація. Це зручні механізми взаємодії з цифровими документами і користувачами Дії.
Читайте також У Дії анонсували новий грант для бізнесів: хто може претендувати на 10 тисяч євро
Мільйони задоволених українців не витрачають час і гроші на ксерокопії, підписання від руки, поїздки в установи й черги. Водночас компанії не витрачають час працівників і кошти на обробку та зберігання кілограмів макулатури. Адже документообіг можна проводити онлайн завдяки Дії.
Наприклад, раніше відкрити банківський рахунок можна було лише у відділенні. Зараз вже понад 20 українських банків надають можливість зробити це у їхньому застосунку – поділившись копіями документів через Дію. 5 – 10 хвилин – і банк має нового клієнта.
Нещодавно Monobank встановив новий рекорд онлайн-реєстрації нового клієнта завдяки Дії – 99 секунд. Клієнт при цьому зекономив час на поїздки й черги, а працівник банку – на обслуговування клієнта наживо. Загалом завдяки Дії українці відкрили дистанційно у різних українських банках понад 3 мільйони рахунків.У застосунку Дія понад 19,4 мільйона користувачів. Це близько 50% українців. Уже зараз замість того, щоб робити ксерокопії їхніх документів, компанії отримують копії цифрових документів через застосунок Дія – у свою систему чи на пошту. Або підписані Дія.Підписом файли. Звісно, лише після згоди користувача в застосунку.
Понад 8 тисяч українських компаній та установ впровадили сервіси Дії, щоб надавати послуги швидше й зручніше. Це банки, страхові та поштові компанії, мобільні оператори, сервіси документообігу, маркетплейси, готелі, медичні заклади, установи публічного сектору, як-от: ЦНАПи, Пенсійний фонд України, УСЗНи, каршеринг та багато інших. Цей список постійно розширюється.
Що потрібно для того, щоб використовувати сервіси Дії? Компанія має підписати необхідні документи та зробити технічне налаштування такого процесу. Адже ми будуємо найзручнішу державу у світі з погляду отримання послуг. До цього процесу мають бути залучені всі.
Валідація – перевірка дійсності цифрових документів
Кожен документ можна перевірити за допомогою QR-коду та штрихкоду, які генеруються на зворотному боці документа після того, як натиснути на нього. Існує два варіанти валідації цифрових документів.
Перший ми називаємо "Дія – Дія". Кожен користувач Дії може перевірити дійсність цифрового документа іншого користувача. Для цього потрібно відкрити QR-сканер, який розміщений у правому верхньому кутку головного екрана застосунку Дія, і навести його на QR-код цифрового документа іншої людини. Якщо такий документ є у Дії – ви отримаєте повідомлення "Документ знайдено".
Другий варіант валідації потребує технічного налаштування через API з боку компанії. Коли працівник спеціальним сканером зчитує QR-код чи штрихкод цифрового документа клієнта – відразу в систему компанії надходить підтвердження дійсності документа, відповідності ПІБ користувача даним у системі та/або відповідності віку користувача.
Персональні дані при валідації документів не передаються.
Найактивніше цей сервіс впроваджують ритейлери, які продають товари за віком, та логістичні компанії, що видають посилки.
Валідація дозволяє перевірити дійсність цифрових документів за один клік. Працівник точно знатиме, що це оригінальний документ.
Шеринг цифрових документів
А що робити, коли потрібно надати копію документа? Фотографувати екран смартфона чи робити скріни – не варіант.
Для цього ми запровадили революційну технологію шерингу документів. Це можливість отримати копії документів від клієнта у форматі pdf-файлів та метаданих завдяки застосунку Дія. Дані передаються лише за особистої згоди користувача в Дії. Метадані дозволяють налаштувати автозаповнення необхідних полів у системі організації під час реєстрації або заповнення анкети клієнта.
Шеринг документів замінює ксерокси та сканери. Цифрова копія "летить" зі смартфона користувача одразу в систему запитувача – державної установи чи бізнесу.
Процес дуже простий: компанія надсилає запит на отримання копій документів, і клієнт у Дії має підтвердити його за допомогою Дія.Підпису. У запиті є назва компанії та перелік необхідних документів. Тож користувач відразу бачить, кому передає копії. Існує два види шерингу: офлайн та онлайн.
Наприклад, гість заселяється в готель. Він показує штрихкод паспорта в Дії на рецепції, працівник сканує штрихкод або вводить 13-значний номер під штрихкодом у систему вручну, гість отримує запит на копію паспорта і підтверджує його. Копія летить у систему компанії, а метадані автоматично заповнюють анкету гостя. Наприклад, ПІБ, дата народження та паспортні дані. Нічого не потрібно заповнювати від руки. Це працює шеринг офлайн.
Інша ситуація. Клієнт реєструє свій номер телефону. За сніданком зайшов у застосунок мобільного оператора, вибрав опцію реєстрації та кнопку надання копії паспорта через Дію. Лишається підтвердити запит у Дії. Копія автоматично відправляється мобільному оператору. Так за лічені хвилини користувач реєструє номер.
Вдома, на роботі чи під час відпустки – віддалено. Так працює шеринг онлайн. До слова, реєстрація номера онлайн за допомогою Дії вже працює в застосунках lifecell та Vodafone.
Шеринг документів підходить усім компаніям, які запитують копії документів для надання послуг і готові зробити технічне налаштування через API.
За весь час існування сервісу українці пошерили документи понад 15 мільйонів разів. Це саме кількість успішних запитів, а в запиті може бути відразу кілька документів, наприклад, паспорт і податковий номер. Тобто мінімум 15 мільйонів збережених аркушів паперу та 45 мільйонів гривень заощаджених коштів на скануванні та друці. Щодня через Дію українці шерять документи в середньому 30 тисяч разів.
Якщо в компанії немає технічної команди, яка може впровадити шеринг через API, – є зручна альтернатива – Дія.QR. Це сервіс для малого й середнього бізнесу, а також державних установ, який дозволяє отримувати копії цифрових документів не в систему компанії, а на e-mail, у форматі pdf-файлів. Для цього потрібно лише створити Дія.QR на порталі Дія та розмістити його в точках взаємодії з клієнтами. Важливо: Дія.QR можна використовувати виключно офлайн.
Революційна технологія Дія.Підпис
Ще одна унікальна технологія – Дія.Підпис. Кваліфікований електронний підпис просто у смартфоні. І не потрібно носити з собою флешки з КЕПами. Дія.Підпис завжди під рукою.
Усі користувачі Дії з ID-карткою, закордонним паспортом або посвідкою на проживання в застосунку можуть створити власний Дія.Підпис за лічені секунди і підписувати ним необхідні документи будь-де. Понад 7 мільйонів користувачів застосунку вже активували Дія.Підпис.
Компанії можуть впровадити можливість підписувати необхідні документи або авторизуватись з Дія.Підписом безпосередньо на своєму сайті чи в застосунку. Дія.Підпис уже інтегрували майже 100 партнерів, серед яких державні й приватні застосунки й сайти, банки, сервіси документообігу, комунальні підприємства та багато інших бізнесів.
Наприклад, уже три маркетплейси використовують Дія.Підпис для підтвердження осіб користувачів. У такий спосіб майданчики стають безпечнішими, адже акаунти ведуть верифіковані через Дія.Підпис продавці й фахівці, а не вигадані персонажі.Ще цікавий кейс – український аптечний холдинг впровадив Дія.Підпис у корпоративний чатбот, щоб працівники могли підписувати заяву про відпустку, просто клікнувши. Ще два бізнеси інтегрують зараз Дія.Підпис, щоб працівники могли підписувати документи для HR-відділу за лічені секунди. Загалом українці скористались Дія.Підписом уже понад 15 мільйонів разів.
Щоб підключити сервіси Дії, ваш бізнес має бути офіційно зареєстрований в Україні, не мати зв'язків із Росією та Білоруссю, мати право запитувати підписи клієнтів, документи чи їхні копії.
Готові впроваджувати сервіси, якими вже користуються топгравці ринку для спрощення документообігу і в майбутньому будуть користуватись усі? Пишіть команді Впровадження Дії в телеграм – @DiiaStart.