За чергою та з перевірками: як працює оцифрування трудової книжки та де знайти дані
Пенсійний фонд України вносить відомості з трудових книжок українців до реєстру застрахованих осіб. Це процес не припинився 10 червня, тож зараз громадяни або їхні роботодавці можуть передавати дані.
Що відбувається після подання документів
Перший крок для оцифрування трудових книжок – це завантаження даних на цифровий портал Пенсійного фонду України. Далі заявник може відстежувати, як триває процес, коли він закінчується та чи не виникло з ним проблем. Про це повідомили у ПФУ.
Для цього на порталі є розділ "Мої звернення". Після завантаження та реєстрації документа в системі людина побачить статус "Подано". Це означає, що процес оцифрування трудової книжки розпочато й варто очікувати наступних етапів.
Доки фахівці перевіряють документи та реєструють відомості, на сайті буде написано "В роботі". Навіть якщо цей статус зберігається тривалий час, це не означає, що з документами виникли проблеми, тому панікувати не варто.
Статус "В роботі" означає, що Пенсійний фонд уже отримав ваші документи та прийняв їх до опрацювання. Це підтверджує, що звернення зареєстровано, а документи перебувають на одному з етапів перевірки. Найчастіше такий статус означає, що документи перебувають у загальній черзі на опрацювання,
– пояснили у ПФУ.
Коли процедура завершена, а дані внесено в реєстр, статус зміниться на "Виконано". Це означає, що дані громадянина про стаж уже оцифровано.
Однак у декого може з'явитися позначка "Скасовано виконання". Це означає, що через якісь причини подані документи не можливо опрацювати.
Тому одразу перед подачею варто зробити чіткі та повні скан-копії та перевірити наявність усіх необхідних сторінок.
Відмову в оцифруванні можна отримати, якщо під час завантаження сталися помилки в системі, або документи не відповідали вимогам.
Важливо! Якщо пенсію вже призначено, то повторно подавати трудову книжку не потрібно. Звернення до ПФУ може знадобитися лише для уточнення або доповнення інформації.
Скільки часу опрацьовуються документи
Немає чітко встановленого часу – документи українців можуть опрацьовувати по-різному. Адже фахівці мають іноді більше звернень, деякі дані перевіряти складніше, а низка записів ще й потребують додаткового опрацювання.
Процес відбувається по черзі: по загальній та пріоритетній. Фахівці ПФУ надають перевагу документам, які потребують термінового підтвердження страхового стажу, наприклад, коли людина звернулася за призначенням чи перерахунком пенсії.
Тому статус "У роботі" не потребує повторного завантаження документів. Особливо не варто панікувати, коли людина впевнена, що всі сторінки трудової книжки вона подала правильно та в хорошій якості.
Нагадаємо, 10 червня 2026 року завершився п'ятирічний перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок. Але це не означає, що після цієї дати люди втратили стаж. Якщо трудову не оцифрували вчасно, паперова книжка залишається чинним документом, який можна подати для підтвердження стажу, зокрема під час оформлення пенсії.
Штрафів за те, що людина не оцифрувала трудову книжку немає. Документи приймають надалі через вебпортал Пенсійного фонду.
Головний ризик неоцифрованої трудової полягає в тривалішому оформленні пенсії. ПФУ може витратити більше часу на перевірку та підтвердження старих періодів роботи, особливо якщо мова йде про дані до 1 січня 2004 року.