Признание документов за рубежом: что такое апостиль и для чего он нужен украинцам

Для чего нужен апостиль на документах?

На документах, которые человек планирует использовать за рубежом, должен быть проставлен специальный штамп о действительности подписи, печати и полномочий лица, которое его подписало. Эта отметка и называется "апостиль". Его проставляют представители Министерства юстиции Украины, которые были выданы в органах юстиции, судах, государственных архивных учреждениях, а также на бумагах, которые оформляются у нотариусов. Об этом сообщили на сайте ведомства.

Смотрите также Уже не два года: сколько времени миграционная служба хранит у себя изготовленные паспорта

Спрос на проставление апостиля на документы значительно вырос после начала полномасштабной войны, ведь украинцы массово выезжали за границу для обучения, трудоустройства, а также оформляли социальные выплаты.

Согласно правилам проставления апостиля на документах, эта процедура делается с помощью программных средств Электронного реестра апостилей. По новому порядку апостиль имеет вид утверждения с QR-кодами подписи и печати учреждения. Саму силу апостиля также можно быстро проверить с помощью уникального QR-кода. Ранее, когда не было цифровизации, проверка апостиля могла длиться дольше из-за необходимости дополнительных запросов между государственными органами.

Как сообщает Судебная власть Украины, апостиль стоит ставить на официальные документы, используемые за рубежом. Это может быть свидетельство о рождении, дипломы об образовании, справки, нотариальные документы или судебных решений. В 2026 году Минюст также ввел новый порядок апостилирования через Электронный реестр апостилей.

Важно! Во время проверки по коду можно увидеть и сканированную копию документа, на котором он содержится.

Где оформляют апостиль?

Человек подает на апостилирование официальный документ, который планирует предъявлять за рубежом. Он подает также заявление о проставлении апостиля. Это делается в устной форме во время визита в любой отдел государственной регистрации актов гражданского состояния, нотариуса. Если документ архивный, то апостиль на него ставит Государственная архивная служба Украины.

В бумажном формате заявление подается, когда гражданин не может прийти в государственные органы самостоятельно. Обращение о проставлении апостиля в таком случае подается по почте в органы вместе с этим документом. При этом отправить заявление в таком случае может не только сам владелец документа, а и его представитель. может сделать его представитель.

Заявление о проставлении апостиля регистрируют в программе в день личного обращения заявителя или на следующий рабочий день.

Однако стоит помнить, что апостиль нельзя поставить на ламинированные документы или на копии, которые не заверены нотариально. Украинцы часто допускают ошибки, когда подают на процедуру документы, которые сначала надо было обновить в ДРАЦС или архивной службе.

Какие документы нужны для апостилирования?

Апостиль фактически подтверждает, что документ выдан официальным органом Украины, а потому его можно использовать за рубежом без дополнительной консульской легализации. Такие документы принимаются в большинстве стран Европы, в США, Канаде и даже в странах Азии.

Вместе с заявлением в орган, который осуществляет апостилирование, подается документ, удостоверяющий личность. Если апостиль нужен иностранцу, то вместо этого документа следует подать национальный, дипломатический или служебный паспорт иностранца или другой документ, по которому можно идентифицировать личность. Кроме того, для апостилирования нужен сам документ, или его заверенная копия.

Стоит отметить! Проставить апостиль без наличия оригинала возможно, если процедура касается выписки из Единого государственного реестра.

Кроме того, в пакете документов подается платежная инструкция об оплате услуги. Если человека освободили от уплаты услуги по проставлению апостиля, то квитанция не требуется, но нужно подать документ, подтверждающий право на освобождение от уплаты.

В 2026 году услуга апостилирования стоит 670 гривен для физических лиц, а для юридических – 1 160 гривен.

После получения апостиля документ еще нужно перевести на язык страны, в которой его будут использовать. Для этого люди обращаются за услугами присяжного переводчика.

Возможно ли поставить апостиль на документ, если нет его оригинала?

Человек имеет право взять новый оригинал в отделах, которые отвечают за выдачу таких документов. То есть, если для апостилирования нужен документ о регистрации актов гражданского состояния, то обращаться нужно именно в органы ДРАЦС. А если документ выдан с помощью Единого государственного реестра, то за обновлением надо обращаться к представителям Министерства юстиции.

Рассмотрение заявления и решение по апостилированию или отказа принимается за три рабочих дня. Если должностное лицо, которое осуществляет апостилирование, подозревает, что документ поддельный или не соответствует установленному образцу, то Минюст направляет обращение к заявителю. Пока решаются проблемные вопросы, рассмотрение документа приостанавливается на срок до одного месяца.

Что еще стоит знать об использовании документов за рубежом?

Без апостиля действительными признаются документы, что выдали в уполномоченных органах иностранных государств. Такие документы действительны в Украине даже без проведения специальных процедур. Но это касается не всех иностранных документов, а лишь ряда из них, что пересылаются между компетентными органами сторон в рамках выполнения конкретного международного договора.

Апостиль нельзя поставить на оригиналы документов, которые удостоверяют личность, гражданство, и еще некоторые определенные законом документы.