9 правил ділового листування від Viber, які стануть у нагоді кожному

Нині топові компанії стали повсякденно використовувати месенджери для ведення робочого процесу. Це зручніше, швидше, але, найголовніше, - безпечніше. "Розсекречене" ділове листування може потрапити в руки конкурентів – і чат з колегою може призвести до втрати репутації, та навіть до фінансових втрат.

До теми: 7 корисних сервісів у Viber

Листування може бути захищене від стороннього втручання наскрізним шифруванням за замовчуванням, як в Viber. До речі, ця програма встановлена ​​на 96% смартфонів українців. Саме тому велика частка як повсякденних, так і ділових комунікацій перейшли туди. До того ж, в Viber є можливість ведення секретних чатів.

Як проводити ділове листування

Крім того, тут є функція пошуку повідомлень за ключовими словами, що дає змогу не втратити важливе. Але щоб діловий чат не перетворився в спам і хаос, варто дотримуватися правил ділового спілкування.

• Важливе правило листування: одна тема – одне повідомлення. Кепсько, коли настирливі повідомлення приходять на роботі кожні 5 секунд. Однак, не варто в одному повідомленні обговорювати кілька тем. Це може заплутати і співрозмовника і навіть вас.

• Забудьте про канцеляризми - використовуйте просту мову. Ви ж хочете донести думку так, щоб її зрозуміли. Тож пишіть простішими словами. Також не варто додавати багато епітетів та інших слів для забарвлення. Цінуйте час

• Перевіряйте текст перед відправкою. Ніби й очевидно, але багато хто це ігнорує. Від помилок не застрахований ніхто. Ще й улюблений Т9 зіпсував не одне листування своїми "автозамінами".
  
  Тож краще витратіть кілька хвилин і перечитайте своє повідомлення. Перевірте, що всі знаки на своєму місці, букви стоять в правильному порядку, і що написано саме те, що ви планували.

• Не використовуйте голосові повідомлення. Ймовірність того, що ваше повідомлення буде прослухано іншою, не висока. Це ж стосується відеоповідомлень.

Не боїться смайлів

• Використовуйте смайлики. Думаєте, що смайлик зробить діалог менш офіційним і напруженим? Так воно і є. Але всі ми – живі люди, з нормальними, живими емоціями. Єдине, що важливо пам’ятати – не переборщуйте. Це ваш колега чи партнер, а не близький друг.

• Завжди відповідайте на повідомлення. Якщо ви хочете, щоб поважали вас і ваші листи, не ігноруйте повідомлення від інших.

• Будьте терплячими. Дайте співрозмовнику час подумати і не підганяйте нетерплячими "вже є рішення?", "а зараз?".

До теми: Нововведення від Viber: у месенджері можна створювати власні стікери – як це зробити

• Доводьте діалог до кінця. Інколи листування може переходити в дуже неприємне для вас русло. Та неприпустимо обривати розмову, навіть, якщо це листування. Обом сторонам краще відразу обговорити всі негативні аспекти та продовжити пошуки рішення.

• Поважайте особистий час інших. У кожного з нас є особисте життя, тож не хочеться вирішувати робочі питання в неробочий час. Тож уточніть, коли починається і закінчується робочий час у вашого співрозмовника і намагайтеся вести діалог в цих часових рамках.

Більше новин, що стосуються подій зі світу технологій, ґаджетів, штучного інтелекту, а також космосу читайте у розділі Техно