Нині топові компанії стали повсякденно використовувати месенджери для ведення робочого процесу. Це зручніше, швидше, але, найголовніше, - безпечніше. "Розсекречене" ділове листування може потрапити в руки конкурентів – і чат з колегою може призвести до втрати репутації, та навіть до фінансових втрат.
До теми: 7 корисних сервісів у Viber
Листування може бути захищене від стороннього втручання наскрізним шифруванням за замовчуванням, як в Viber. До речі, ця програма встановлена на 96% смартфонів українців. Саме тому велика частка як повсякденних, так і ділових комунікацій перейшли туди. До того ж, в Viber є можливість ведення секретних чатів.
Як проводити ділове листування
Крім того, тут є функція пошуку повідомлень за ключовими словами, що дає змогу не втратити важливе. Але щоб діловий чат не перетворився в спам і хаос, варто дотримуватися правил ділового спілкування.
- Важливе правило листування: одна тема – одне повідомлення. Кепсько, коли настирливі повідомлення приходять на роботі кожні 5 секунд. Однак, не варто в одному повідомленні обговорювати кілька тем. Це може заплутати і співрозмовника і навіть вас.
- Забудьте про канцеляризми - використовуйте просту мову. Ви ж хочете донести думку так, щоб її зрозуміли. Тож пишіть простішими словами. Також не варто додавати багато епітетів та інших слів для забарвлення. Цінуйте час
- Перевіряйте текст перед відправкою. Ніби й очевидно, але багато хто це ігнорує. Від помилок не застрахований ніхто. Ще й улюблений Т9 зіпсував не одне листування своїми "автозамінами".
Тож краще витратіть кілька хвилин і перечитайте своє повідомлення. Перевірте, що всі знаки на своєму місці, букви стоять в правильному порядку, і що написано саме те, що ви планували.
- Не використовуйте голосові повідомлення. Ймовірність того, що ваше повідомлення буде прослухано іншою, не висока. Це ж стосується відеоповідомлень.
Не боїться смайлів
- Використовуйте смайлики. Думаєте, що смайлик зробить діалог менш офіційним і напруженим? Так воно і є. Але всі ми – живі люди, з нормальними, живими емоціями. Єдине, що важливо пам’ятати – не переборщуйте. Це ваш колега чи партнер, а не близький друг.
- Завжди відповідайте на повідомлення. Якщо ви хочете, щоб поважали вас і ваші листи, не ігноруйте повідомлення від інших.
- Будьте терплячими. Дайте співрозмовнику час подумати і не підганяйте нетерплячими "вже є рішення?", "а зараз?".
До теми: Нововведення від Viber: у месенджері можна створювати власні стікери – як це зробити
- Доводьте діалог до кінця. Інколи листування може переходити в дуже неприємне для вас русло. Та неприпустимо обривати розмову, навіть, якщо це листування. Обом сторонам краще відразу обговорити всі негативні аспекти та продовжити пошуки рішення.
- Поважайте особистий час інших. У кожного з нас є особисте життя, тож не хочеться вирішувати робочі питання в неробочий час. Тож уточніть, коли починається і закінчується робочий час у вашого співрозмовника і намагайтеся вести діалог в цих часових рамках.
Більше новин, що стосуються подій зі світу технологій, ґаджетів, штучного інтелекту, а також космосу читайте у розділі Техно