Офис в кармане: как организовать дистанционную работу, не потеряв эффективности

Компания Elephant Ventures, специализирующаяся на разработке программного обеспечения и данных, в марте 2020 года перевела всех своих работников на дистанционную работу. А также переформатировала рабочую неделю: вместо пяти 8-часовых рабочих дней установила четыре 10-часовых.

Важно Защити свои данные: что такое дата-центр и зачем он бизнесу

В результате эффективность работников, а также их общее эмоциональное состояние значительно улучшились, ведь у них появилось больше свободного времени и исчезла потребность добираться сквозь пробки в офис. Поэтому компания решила сделать дистанционное сотрудничество с 4-дневной рабочей неделей постоянным форматом.

Как пандемия изменила тренды

Пример Elephant Ventures – не единственный. Во всем мире пандемия заставила компании общаться онлайн не только с клиентами, но и с сотрудниками. И многим такой формат подошел даже больше, чем обычный.

Топ-менеджер WeWork Хамид Хашеми убежден, что традиционные офисы уходят в прошлое и уже не вернутся, даже когда мир преодолеет пандемию коронавируса. Эту мысль подтверждает ряд исследований. В частности:

• Опрос Gartner выявил, что 80% компаний намерены после преодоления пандемии позволить персоналу работать дистанционно по крайней мере часть времени, а специалисты 47% компаний будут работать из дома полный рабочий день.
• По результатам опроса PwC, 78% руководителей компаний соглашаются с тем, что дистанционное сотрудничество должно остаться на долгосрочную перспективу.

Как показало исследование McKinsey, 20 – 25% специалистов в развитых странах могут работать 3 – 5 дней дома без потери производительности. Это в 4 – 5 раз больше, чем к пандемии.

Как организовать удаленную работу

Чтобы сотрудники компании эффективно работали дистанционно, необходимо, прежде всего, наладить коммуникацию. Если этого не сделать, работники будут все время переключаться между мессенджерами, почтовыми сервисами и документами. Это не только неудобно, но и неэффективно: в таком хаосе есть риск пропустить важное письмо или сообщение.

Удаленная работа требует коммуникации / Фото Unsplash

Организовать качественную онлайн-среду для дистанционного формата сотрудничества обязан работодатель. С облачным сервисом и лицензионными программами Microsoft Office 365 (MSO 365), которые предлагает бизнесу компания Киевстар, сделать это очень просто.

• электронная почта бизнес-уровня Exchange;
• облачная версия Office 365 (Word, Excel, PowerPoint и т.д.);
• платформа для создания корпоративного портала SharePoint;
• 1 терабайт в хранилище OneDrive;
• Teams и StarTeams – сервисы для организации групповых голосовых и видеочатов.

Преимущества Microsoft Office 365 для бизнеса

Меньшие расходы

Бизнес оптимизирует инфраструктуру, а также сократит расходы на серверы, лицензирование, рабочие поездки и обслуживание IТ-ресурсов. Так, онлайн-школа в Греции благодаря MSO 365 снизила затраты на сеть с 3500 евро до нуля.

Безопасность

Малый и средний бизнес – любимые мишени для киберпреступников. Microsoft 365 имеет встроенные функции безопасности, которые минимизируют риск утечки информации, инфицирование вирусами, а также потери данных из-за посещения фишинговых сайтов.

Экономия рабочего времени

Удаленные сотрудники могут общаться в чате, проводить видеосовещания, хранить файлы, предоставлять и получать доступ к контенту, а также совместно работать над проектами отовсюду. Автоматизация процессов и мгновенный доступ существенно экономят время сотрудников.

Меньше нагрузки на IТ-отдел

Бизнес получает комплексные, удобные и экономические службы, которые значительно упрощают IТ-инфраструктуру. Поэтому специалисты получают возможность сосредоточиться на стратегических проектах, не распыляясь на решение точечных проблем.

Какому бизнесу нужен MSO 365

В любой сфере можно применить гибридный режим работы, когда часть работников работает из дома, а часть – из офиса. А иногда компаниям удается вообще отказаться от офисов.

MSO 365 помогает без снижения производительности перейти на гибкий или полностью дистанционный формат работы компаниям любого масштаба, работающих в таких сферах, как:

• электронная коммерция;
• образование (курсы / школы иностранных языков);
• розничная торговля;
• телекоммуникации;
• медицина;
• логистика;
• финансы;
• банки;
• страхование
• административные услуги;
• авиасообщение;
• государственный сектор;
• бьюти-индустрия (салоны красоты)
• общественное питание (рестораны, кафе).

Разберем пользу MSO 365 на примере интернет-магазина. Компании нужен ІТ-отдел, который будет обслуживать сайт, сохранять данные клиентов и тому подобное. Все специалисты этого отдела могут работать дистанционно в командах и над совместными задачами с StarTeams и Office 365 и использовать инструменты глобальной платформы Azure для аналитики и разработки программных продуктов.

Как организовать магазин онлайн / Фото Unsplash

Работники контакт-центра, которые принимают заказ и обзванивают клиентов, также могут работать вне офиса. Виртуальную мобильную АТС можно подключить всего за четверть часа, и для этого не понадобится дорогостоящее оборудование.

Подробнее: Когда локдаун или нет офиса: как создать колл-центр или отдел продаж за 15 минут

Все документы, история заказов клиентов, данные о наличии товаров на складах храниться в одном месте, и следовательно, аналитики могут обрабатывать информацию оперативно и эффективно.

Будущее уже наступило

Для малого и среднего бизнеса облачные решения являются крайне необходимым инструментом. Они существенно экономят время и средства, повышающие конфиденциальность данных и облегчают обслуживание ІТ-инфраструктуры.

Кризис, вызванный пандемией коронавируса, стал для бизнеса не только испытанием на прочность, но и стимулом ускорить автоматизацию процессов, внедрения инноваций. Словом, попасть в будущее уже сегодня.