Электронные документы: как работать агросектору – кейс ОптимусАгро Трейд

Цифризируются не только IT-предприятия и иностранные представительства, но и отечественный сельскохозяйственный рынок. Один из лидеров украинского агропромышленного сектора ОптимусАгро Трейд начал переход на электронный документооборот в феврале 2021 года.

Читайте также Big Data, облака, кибербезопасность: зачем это финансовому сектору

О том, какие преимущества принес ЭДО компании за это время, почему и следует ли его внедрять, рассказали представители ОптимусАгро Трейд:

• руководитель проекта внедрения ЭДО Виктор Ратушный;
• начальник отдела технической поддержки Сергей Машенкин;
• начальник отдела разработки программного обеспечения Александр Якимов.

История компании ведет начало с 1994 года. В настоящее время она входит в пятерку лидеров среди производителей подсолнечного масла в Украине. Экспорт продукции осуществляется в более чем 20 стран мира.

Почему ОптимусАгро Трейд внедрила электронный документооборот

Из-за довольно широкого региона закупок объемы документооборота в ОптимусАгро Трейд очень большие.

Направление закупок и зернотрейдинга в ОптимусАгро Трейд / Фото ОптимусАгро Трейд

Часто бумажные документы терялись, неправильно заполнялись или подписывались. Пересылали их по почте или курьерским службам, из-за чего компания теряла много времени и средств. Кроме того, пандемия COVID-19 также внесла свои коррективы в эти процессы.

В ОптимусАгро Трейд рассказывают, что прежде всего стремились оптимизировать заключение договоров на закупку сырья с контрагентами. В условиях нестабильного рынка скорость заключения сделок стала ключевым фактором. Поэтому в феврале 2021 года компания начала процесс перехода на электронный документооборот.

ОптимусАгро Трейд начала переход на ЭДО в феврале 2021 года / Фото ОптимусАгро Трейд

Какую систему выбрали

Лидер агропромышленного рынка решил перейти на электронный документооборот с помощью сервиса Star.Docs от Киевстар, который был запущен оператором в партнерстве с консорциумом Intecracy Deals. В ОптимусАгро Трейд отмечают, что в выборе системы ЭДО в первую очередь обращали внимание на мобильность.

Star.Docs имеет удобное мобильное приложение. Менеджеры, осуществляющие закупку сырья, постоянно находятся в движении. Они часто работают с контрагентами в селах, непосредственно на полях, и не могут всегда иметь доступ к компьютеру,
– рассказывает Виктор Ратушный.

Среди других преимуществ Star.Docs над остальными системами электронного документооборота в ОптимусАгро Трейд называют:

• возможность бесплатного использования системы партнерами компании – далеко не все представители сельскохозяйственного сектора готовы тратить дополнительные средства;
• бесплатное облачное хранилище для документов, хранящее важные договоры в течение 3 лет;
• электронное подписание документов в формате PDF, а не через формат XML.

Компании удалось без проблем интегрировать свою систему 1С с сервисом Star.Docs. Основные операции происходят во внутренней системе компании, а Star.Docs служит инструментом подписания и пересылки документов,
– отметил Александр Якимов.

Как происходил переход на ЭДО

С августа 2021 года Оптимус Агро Трейд полноценно работает в системе электронного документооборота Star.Docs от Киевстар. В настоящее время, кроме подписания документов с контрагентами, в компании было принято принципиальное решение расширять ЭДО и на другие процессы, в частности, что касается подписания внутренних, бухгалтерских и кадровых документов.

В настоящее время в ОптимусАгро Трейд работает около 2 тысяч сотрудников. Полномочия подписывать документы с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) получили около 100 человек. Это сотрудники, выполняющие юридически значимые функции, в частности:

• директора элеваторов (зернохранилищ);
• менеджеры по закупкам;
• представители аппарата управления.

Вскоре КЭП хотят создать еще для около 120 сотрудников. В перспективе компания планирует иметь 400 – 500 подписантов.

Всем сотрудникам компании, которые подписывают и отправляют документы в Star.Docs, провели детальный инструктаж. По словам Виктора Ратушного, с сервисом никаких проблем нет. За 4 месяца полноценной работы в системе компания обменялась около 6 тысячами электронных документов.

​Интересно Киевстар усилил партнерство с Microsoft: еще больше возможностей для клиентов

Сложности внедрения ЭДО

В ОптимусАгро Трейд считают, что диджитализация в последние годы так или иначе затронула весь отечественный агросектор. Сейчас у каждого предприятия есть хотя бы один человек с квалифицированной электронной подписью, ведь все сдают, в частности, электронные налоговые отчеты. Впрочем, в обмене электронными документами с контрагентами по-прежнему существуют некоторые нюансы.

Сложности связаны с уровнем пользователей. В частности, бухгалтеры в сельских районах, где нет хорошего интернета, и которые привыкли работать на старой технике, не всегда могут разобраться с нововведениями, а инструкции, к сожалению, никто не читает,
– рассказывает Сергей Машенкин.

У более мелких контрагентов квалифицированную электронную подпись обычно имеет только директор, а менеджеры по продажам или бухгалтеры, которые фактически подписывают документы, создают ее не всегда. Однако, по словам представителей ОптимусАгро Трейд, подписантов становится все больше.

Еще одним недостатком является невозможность подписывать договоры в трехстороннем порядке и обмениваться документами с партнерами, использующими не такую ​​систему ЭДО, как вы.

Все технические вопросы, касающиеся Star.Docs, ОптимусАгро Трейд оперативно решает благодаря налаженной коммуникации с Киевстар. В компании говорят, что все недостатки и пожелания всегда дорабатывают, вносят необходимые изменения, и с этим не возникает проблем.

Какие преимущества получил ОптимусАгро Трейд от внедрения ЭДО

Благодаря Star.Docs от Киевстар в ОптимусАгро Трейд могут оперативно подписывать документы. Если почтовые пересылки длились от 2 дней и больше, часто терялись, не отслеживались, то в настоящее время документооборот стал прозрачным и значительно ускорился.

Мы тратили много времени даже на поиск документов. Попало ли соглашение к контрагенту, застряло в головном офисе или пропало где-то на почте – определить было невозможно. Благодаря Star.Docs подписание "горящего" договора длится около 5 минут, а каждый документ с легкостью можно отследить, на каком этапе он находится,
– отмечает Виктор Ратушный.

Кроме того, ЭДО отсеивает множество рисков. В частности, раньше контрагент подписывал и присылал скан-копию документа, который не имел никакой юридической силы. Также подписи часто подделывали. В системе Star.Docs это сделать невозможно, а подписанный электронный документ можно удалить только с согласия обеих сторон.

Чем больше предприятий начнет работать с электронным документооборотом, тем лучше! Мы пытаемся привлекать наших контрагентов, и противоречивых ситуаций стало гораздо меньше, проблемные моменты минимизировались,
– добавляет Виктор Ратушный.

Если вы хотите ускорить процессы в собственной компании и минимизировать юридические риски, диджитализируйтесь и внедряйте электронный документооборот – воспользуйтесь выводами из опыта ОптимусАгро Трейд. А сделать переход на ЭДО комфортным и удобным поможет система Star.Docs от Киевстар.