Цифризуються не лише IT-підприємства та іноземні представництва, але й вітчизняний сільськогосподарський ринок. Так, один із лідерів українського агропромислового сектору ОптімусАгро Трейд розпочав перехід на електронний документообіг у лютому 2021 року.

Читайте також Big Data, хмари, кібербезпека: навіщо це фінансовому сектору

Про те, які переваги приніс ЕДО компанії за цей час, чому і чи варто його впроваджувати, розповіли представники ОптімусАгро Трейд:

  • керівник проєкту впровадження ЕДО Віктор Ратушний;
  • начальник відділу технічної підтримки Сергій Машенкін;
  • начальник відділу розробки програмного забезпечення Олександр Якимов.

Що відомо про компанію ОптімусАгро Трейд

Це українська агропромислова компанія, переробник сільськогосподарської продукції, що спеціалізується на виробництві соняшникової олії, шроту та лушпиння. Компанія об'єднує приватну мережу з 27 елеваторів (зерносховищ) у 8 областях України, а також має у власності олійноекстракційний завод у Запорізькій області.

Історія компанії бере початок з 1994 року. Нині вона входить до п'ятірки лідерів серед виробників соняшникової олії в Україні. Експорт продукції здійснюється у понад 20 країн світу.

Чому ОптімусАгро Трейд впровадила електронний документообіг

Через доволі широкий регіон закупівель обсяги документообігу в ОптімусАгро Трейд є дуже великими.

Напрямок закупівель та зернотрейдингу в ОптімусАгро Трейд / Фото ОптімусАгро Трейд

Часто паперові документи втрачали, неправильно заповнювали або підписували. Пересилали їх поштою або кур'єрськими службами, через що компанія втрачала багато часу та коштів. Крім того, пандемія COVID-19 також внесла свої корективи у ці процеси.

В ОптімусАгро Трейд розповідають, що передусім прагнули оптимізувати підписання договорів на закупівлю сировини з контрагентами. В умовах нестабільного ринку швидкість підписання угод стала ключовим фактором. Тому в лютому 2021 року компанія розпочала процес переходу на електронний документообіг.

ОптімусАгро Трейд розпочала перехід на ЕДО у лютому 2021 року / Фото ОптімусАгро Трейд

Яку систему обрали

Лідер агропромислового ринку вирішив перейти на електронний документообіг за допомогою сервісу Star.Docs від Київстар, який був запущений оператором у партнерстві з консорціумом Intecracy Deals. В ОптімусАгро Трейд зазначають, що у виборі системи ЕДО передусім звертали увагу на мобільність.

Star.Docs має зручний мобільний додаток. Менеджери, які здійснюють закупівлю сировини, постійно у русі. Вони часто працюють з контрагентами у селах, безпосередньо на полях, і не мають можливості завжди мати доступ до комп'ютера,
– розповідає Віктор Ратушний.

Серед інших переваг Star.Docs над рештою систем електронного документообігу в ОптімусАгро Трейд називають:

  • можливість безкоштовного використання системи партнерами компанії – далеко не всі представники сільськогосподарського сектору готові витрачати додаткові кошти;
  • безкоштовне хмарне сховище для документів, яке зберігає важливі договори протягом 3 років;
  • електронне підписання документів у PDF-форматі, а не через формат XML.

Компанії вдалось без проблем інтегрувати власну систему 1С із сервісом Star.Docs. Основні операції відбуваються у внутрішній системі компанії, а Star.Docs служить інструментом підписання і пересилання документів,
– зазначив Олександр Якимов.

Як відбувався перехід на ЕДО

Із серпня 2021 року ОптімусАгро Трейд повноцінно працює у системі електронного документообігу Star.Docs від Київстар. Наразі, окрім підписання документів з контрагентами, у компанії ухвалили принципове рішення розширювати ЕДО й на інші процеси, зокрема, що стосується підписання внутрішніх, бухгалтерських та кадрових документів.

Нині в ОптімусАгро Трейд працює близько 2 тисяч співробітників. Повноваження підписувати документи за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) отримали близько 100 осіб. Це співробітники, які виконують юридично значимі функції, зокрема:

  • директори елеваторів (зерносховищ);
  • менеджери із закупівель;
  • представники апарату управління.

Невдовзі КЕП хочуть створити для ще близько 120 співробітників. У перспективі компанія планує мати 400 – 500 підписантів.

Усім співробітникам компанії, які підписують та відправляють документи у Star.Docs, провели детальний інструктаж. За словами Віктора Ратушного, із сервісом жодних проблем не виникає. За 4 місяці повноцінної роботи у системі компанія обмінялась близько 6 тисячами електронних документів.

Цікаво Київстар посилив партнерство з Microsoft: ще більше можливостей для клієнтів

Складнощі впровадження ЕДО

В ОптімусАгро Трейд вважають, що диджиталізація протягом останніх років так чи інакше торкнулась усього вітчизняного агросектору. Нині кожне підприємство має бодай одну людину з кваліфікованим електронним підписом, адже всі здають, зокрема, електронні податкові звіти. Утім, в обміні електронними документами з контрагентами досі існують деякі нюанси.

Складнощі пов'язані з рівнем користувачів. Зокрема, бухгалтери у сільських районах, де немає хорошого інтернету і де звикли працювати на старій техніці, не завжди можуть розібратись із нововведеннями, а інструкції, на жаль, ніхто не читає,
– розповідає Сергій Машенкін.

У дрібніших контрагентів кваліфікований електронний підпис має зазвичай лише директор, а менеджери з продажів або бухгалтери, які фактично підписують документи, виробляють його не завжди. Проте, за словами представників ОптімусАгро Трейд, підписантів стає все більше.

Ще одним недоліком наразі є неможливість підписувати договори у тристоронньому порядку та обмінюватись документами з партнерами, що використовують не таку систему ЕДО, як ви.

Усі технічні питання, що стосуються Star.Docs, ОптімусАгро Трейд оперативно розв'язує завдяки налагодженій комунікації з Київстар. У компанії кажуть, що всі недоліки та побажання завжди допрацьовують, вносять необхідні зміни, і з цим не виникає проблем.

Які переваги отримав ОптімусАгро Трейд від впровадження ЕДО

Завдяки Star.Docs від Київстар в ОптімусАгро Трейд можуть оперативно підписувати документи. Якщо поштові пересилання тривали від 2 днів і більше, часто губились, не відстежувалися, то нині документообіг став повністю прозорим та значно прискорився.

Ми витрачали багато часу навіть на сам пошук документів. Чи потрапила угода до контрагента, чи застрягла у головному офісі, чи пропала десь на пошті – визначити було неможливо. Завдяки Star.Docs підписання "гарячої" угоди нині триває близько 5 хвилин, а кожен документ з легкістю можна відстежити, на якому етапі він перебуває,
– зазначає Віктор Ратушний.

Крім того, ЕДО відсіює безліч ризиків. Зокрема, раніше, контрагент підписував і надсилав скан-копію документа, який не мав жодної юридичної сили. Також підписи часто підробляли. У системі Star.Docs це зробити неможливо, а підписаний електронний документ можна видалити лише за згодою обидвох сторін.

Чим більше підприємств почне працювати з електронним документообігом, тим краще! Ми намагаємось залучати наших контрагентів, і суперечливих ситуацій стало набагато менше, проблемні моменти мінімізувались,
– додає Віктор Ратушний.

Якщо ви прагнете пришвидшити процеси у власній компанії та мінімізувати юридичні ризики, диджиталізуйтесь та впроваджуйте електронний документообіг - скористайтесь висновками з досвіду ОптімусАгро Трейд. А зробити перехід на ЕДО комфортним та зручним допоможе система Star.Docs від Київстар.