9 правил деловой переписки от Viber, которые пригодятся каждому

Сейчас топовые компании стали повседневно использовать мессенджеры для ведения рабочего процесса. Это удобнее, быстрее, но самое главное безопаснее. "Рассекреченная" деловая переписка может попасть в руки конкурентов – и чат с коллегой может привести к потери репутации, и даже к финансовым потерям.

К теме: 7 полезных сервисов в Viber

Переписка может быть защищена от постороннего вмешательства сквозным шифрованием по умолчанию, как в Viber. Кстати, эта программа установлена на 96% смартфонов украинцев. Именно поэтому большая доля как повседневных, так и деловых коммуникаций перешли туда. К тому же в Viber есть возможность ведения секретных чатов.

Как проводить деловую перепискуКроме того, здесь есть функция поиска сообщений по ключевым словам, что позволяет не потерять важное. Но чтобы деловой чат не превратился в спам и хаос, стоит придерживаться правил делового общения.

• Важное правило переписки: одна тема – одно сообщение. Плохо, когда назойливые сообщения приходят на работе каждые 5 секунд. Однако, не стоит в одном сообщении обсуждать несколько тем. Это может запутать и собеседника и даже вас.
• Забудьте о канцеляризмах и используйте простой язык. Вы же хотите донести мысль так, чтобы ее поняли. Поэтому пишите более простыми словами. Также не стоит добавлять много эпитетов и других слов для красоты. Цените время других.
• Проверяйте текст перед отправкой. Вроде и очевидно, но многие это игнорируют. От ошибок не застрахован никто. Еще и любимый Т9 испортил не одну переписку своими "автозаменами". Это же касается видеосообщений. Поэтому лучше потратьте несколько минут и перечитайте свое сообщение. Проверьте, что все знаки на своем месте, буквы стоят в правильном порядке, и что написано именно то, что вы планировали.
• Не используйте голосовые сообщения. Вероятность того, что ваше сообщение будет прослушано другим, невысока. Это же касается видеосообщений.

Не бойтесь смайлов

• Используйте смайлики. Думаете, что смайлик сделает диалог менее официальным и напряженным? Так оно и есть. Все мы – живые люди, с нормальными, живыми эмоциями. Единственное, что важно помнить – не перебарщивайте. Это ваш коллега или партнер, а не близкий друг.
• Всегда отвечайте на сообщения. Если вы хотите, чтобы уважали вас и ваши письма, не игнорируйте сообщения от других.
• Будьте терпеливы. Дайте собеседнику время подумать и не подгоняйте нетерпеливыми "Уже есть решение?", "А сейчас?".

К теме: Нововведения от Viber: в мессенджере можно создавать собственные стикеры – как это сделать

• Доводите диалог до конца. Иногда переписка может переходить в очень неприятное для вас русло. Но недопустимо обрывать разговор, даже если это переписка. Обеим сторонам лучше сразу обсудить все негативные аспекты и продолжить поиски решения.
• Уважайте личное время других. У каждого из нас есть личная жизнь, поэтому не хочется решать рабочие вопросы в нерабочее время. Поэтому уточните, когда начинается и заканчивается рабочее время у вашего собеседника и старайтесь вести диалог в этих временных рамках.

Больше новостей, касающихся событий из мира технологий, гаджетов, искусственного интеллекта, а также космоса читайте в разделе Техно