Сам собі бухгалтер: як креативникам керувати фінансами без зайвого клопоту

Креативность – это про творчество, для которого нужно топливо, чтоб создавать новое и классное. И речь не об энергетиках, а о свободе выбора. Freelancehunt говорит, что гибкий график работы и возможность общаться с клиентами по всему миру привлекают программистов, дизайнеров и копирайтеров. Жесткий график и рамки их не вдохновляют, поэтому такие специалисты часто уходят во фриланс.

Читайте также Бухгалтерский учет для не бухгалтеров: как и почему следует контролировать доходы своего ФЛП

Нужно учиться не только продавать, но и регистрировать ФЛП, организовывать процессы, разбираться в финансах и вести бухгалтерию. Ежегодно почти 2 миллиона зарегистрированных ФЛП выплачивают 25 миллиардов гривен налогов, но сложные отчеты и бухгалтерия отбирают у фрилансера много ресурсов. А все это можно упростить — делимся лайфхаками, как креативному человеку стать самому себе бухгалтером и вести финансовый учет без головной боли.

Темная сторона бухгалтерии фрилансера

Статистика opendatabot показывает, что в апреле 2021 года украинцы открыли более 26 тысяч ФЛП, а около 19 тысяч закрылись. Общая тенденция говорит, что предприниматели чаще закрывают бизнес накануне “налогового окна”, то есть периода оплаты налогов. Неудивительно, ведь бухгалтерия часто та еще боль для специалиста: запутанная бюрократическая процедура подачи налоговых отчетов, изменения в их формах, сложная коммуникация с органами власти.

Одна ошибка в документах может стоить много времени и нервов. А работать через бухгалтера могут не все. И вот каждый квартал перед глазами одна и та же картина: обеспокоенный креативщик-фрилансер сидит и хаотично подсчитывает цифры в калькуляторе, вместо того, чтобы закончить очередной проект.

Важно ФОПы смогут платить налоги в "Дія"

Избежать излишней бюрократии помогут простые, но эффективные рекомендации по тайм менеджменту и их качественное внедрение в бухгалтерские процессы и работу в целом.

Автоматизируйте процессы

Автоматизация работы увеличивает скорость и точность ее выполнения. Еще она уменьшает вероятность совершить ошибку в ходе выполнения задачи. А самое важное — она экономит время. Мы в Fairo подсчитали, что фрилансер в среднем тратит около 240 часов в год на бухгалтерский учет. А ведь это время можно потратить на улучшение продукта, работу над проектами, решение креативных задач или просто на отдых с семьей. Среди автоматизаторов рутинных процессов я отдаю предпочтение IFTTT. Это сервис, в котором можно определить реакцию на конкретное событие из приложений, социальных сетей и других возможных интернет-триггеров. Вариантов автоматизации много: от напоминания о прогулке, если на улице хорошая погода, до моментальной загрузки данных из электронного письма в таблицу. Единственный минус — потребуется время на адаптацию к функционалу. При этом рецепты команд можно легко найти в интернете.

Планируйте

Каждая минута планирования сохраняет 10 минут на выполнение задачи, а если грамотно рассчитать нагрузку, то в день можно сэкономить до 2 часов. Не ленитесь планировать задачи в таблице, документе, телефоне или блокноте. Человеку свойственно забывать какие-то мелочи, в то время как гаджет может отправить уведомление и напомнить о сроках. В моем телефоне уже давно "живут" Todolist и Proud. Первый помогает контролировать рабочие процессы, менеджерить таски и согласовывать все это с личной жизнью. А во втором можно отслеживать свои задачи и статистику прогресса, что особенно удобно в процессе налоговой отчетности.

Приоритизируйте

Грамотная приоритизация позволяет достичь финальной цели намного быстрее. Важно учитывать не только приближающиеся дедлайны для каждой задачи, но и свою компетенцию, умения, а также другие факторы, которые могут повлиять на скорость и качество выполнения задачи. В менеджменте существуют разные методы приоритизации. Самый действенный для меня — матрица Эйзенхауэра. В ней задачи делятся на четыре группы:

• A – срочные и важные;

• B – несрочные, но важные;

• C – срочные, но неважные;

• D – несрочные и неважные.

Все задачи я распределяю по группам и приступаю к приоритетным, чтобы не рассеивать внимание на менее срочные дела.

Лучше поздно рано, чем никогда

Приближающийся дедлайн чаще становится не мотиватором закончить быстрее, а триггером для возникновения напряжения. Американский институт стресса утверждает, что у 41% сотрудников в стрессовых ситуациях снижается продуктивность. Поэтому, что к новому проекту от клиента, что к налоговой отчетности лучше приступить как можно раньше. Так вы страхуете себя, если вдруг возникнут осложнения в работе или непредвиденные обстоятельства. Чтобы точно не забыть сесть за отчетность вовремя, можно установить напоминание в приложении. Например, мы в Fairo рассылаем всем пользователям уведомления о приближающемся налоговом периоде.

Оставайтесь сконцентрированы и внимательны

Особенно актуален этот вопрос в карантинных реалиях. В недавнем исследовании JDP 54% респондентов заявили, что сталкиваются с большим количеством отвлекающих факторов во время работы дома, чем в офисе. Среди наиболее распространенных из них исследование Protect Your Bubble выделило заботы по дому, серфинг в социальных сетях и онлайн-шоппинг. Не позволяйте внешним факторам отвлекать себя. Выключите уведомления во всех нерабочих чатах и социальных сетях, попробуйте релаксирующие практики и медитации для концентрации. Мой личный фаворит в этих вопросах — приложение Headspace. В нем можно делать пятиминутные медитации, направленные на усиление фокуса внимания, и слушать плейлисты для повышения концентрации.