Единая база является источником данных, используемых при изготовлении документов об образовании государственного образца, ученых званиях и научных степенях, лицензиях на предоставление образовательных услуг и сертификатах об аккредитации, ученических (студенческих) билетах. При изготовлении указанных документов используются только данные, содержащиеся в Единой базе.
В Единую базу вносятся сведения, содержащиеся в базах данных, реестрах, а также подготовленные в бумажной и электронной форме данные, использовавшиеся в сфере образования до создания Единой базы.