Єдина база є джерелом даних, що використовуються під час виготовлення документів про освіту державного зразка, вчені звання і наукові ступені, ліцензій на надання освітніх послуг та сертифікатів про акредитацію, учнівських (студентських) квитків. Під час виготовлення зазначених документів використовуються лише дані, що містяться в Єдиній базі.
До Єдиної бази вносяться відомості, що містяться у базах даних, реєстрах, а також підготовлені у паперовій та електронній формі дані, що використовувалися у сфері освіти до створення Єдиної бази.