Как сделать рабочее место более эффективным с помощью минимализма

Минимализм помогает во всех сферах жизни: от личных финансов и отношений до бизнеса. Рассказываем, как минимализм улучшает бизнес и что нужно для того, чтобы сделать собственное рабочее место более эффективным.

Читайте также Дизайнеры рассказали, как использовать площадь небольшой квартиры на максимум

Как минимализм помогает в бизнесе

Бренд-стратег Уэсли Гант отмечает, что один из самых заметных примеров использования минимализма в истории бизнеса — возвращение Стива Джобса в Apple в 1997 году, когда компания находилась всего в нескольких месяцах от банкротства.

Одним из его первых шагов было полное устранение целых подразделений и сокращение линейки продуктов до четырех: один настольный компьютер и один ноутбук для обычного потребителя и то же — для профессионального пользователя. Это стало началом курса, который должен был превратить Apple в самый дорогой бренд в мире. Джобс придерживался минималистской философии, и подход Apple к бизнесу и продуктам стал влиятельным примером не только для Кремниевой долины, но и для предпринимателей, дизайнеров и генеральных директоров во всем мире, – убежден Гант.

Как пишет Пол Джарвис, дизайнер и автор семинаров по минимализму для онлайн-бизнеса, лучшие инструменты – это те, которые уже существуют: "Если я могу разработать программное обеспечение, лучше найти имеющееся, которое соответствует моим потребностям. Тогда мне не нужно тратить время и деньги на его создание".

Он также добавляет, что это развивает творчество, ведь приходится изобретать способы использования того, что есть под рукой: "Минималистский бизнес помогает создавать хорошие компании, потому что их владельцы знают, как использовать имеющиеся у них инструменты с помощью творчества", — считает Джарвис.

Важно 10 красивых идей для озеленения офиса: подборка фото

Например, загрузка всей информации и архивов в облако избавляет от необходимости тратить много места и времени на хранение данных. Зато универсальные приложения типа Dropbox, Google Docs и Evernote делают огромные объемы информации, расписания и записи компании доступными за считанные секунды из любой точки планеты.

Деловые операции становятся более эффективными, и в то же время создается большая свобода как для сотрудников, так и для самой компании.

Как организовать рабочее место с помощью минимализма

Избавьтесь от бумажных документов. Самый быстрый способ достичь минималистического образа жизни – это остановить накопление бумаг на вашем столе.

Избавьтесь от печатных документов и выбросьте ненужную бумагу в мусорный бак. В наше время это все лучше и эффективнее хранить в цифровом виде. Современные системы электронного документооборота позволяют работать с документами в любое время и с любого устройства с браузером.

Вот их основные преимущества:

• Дешевле. Не надо тратить деньги на бумагу и другие материалы — печать, доставку и содержание архива.
• Надежнее и безопаснее. Электронные документы не изнашиваются, а потерять их невозможно.
• Они экономят время и ресурсы.

К тому же такие документы имеют юридическую силу. Систему внешнего ЭДО можно использовать и для внутреннего документооборота организации.

Вот какие компании ЭДО работают в Украине: Deals, E-docs, elDoc, Megapolis.DocNet и т. д.

Очистите рабочий стол компьютера

Цифровая рабочая область не менее важна для физической. Возможно, чтобы помочь вам войти в общий минималистический образ мышления, определенной организации нуждается и ваш компьютер.

К теме Цвета и уют: как подобрать обои, чтобы они стали украшением любого пространства

Убирайте все ненужные старые документы, выбрасывая их в цифровую корзину, или загружая на внешний жесткий диск. Разделите рабочий стол компьютера на папки с метками, чтобы документы были организованы, а не лежали разбросанными по рабочему столу.

Уберите лишние вещи

Многие любят выставлять на стол свои любимые предметы. Например, статуэтки, книги, картинки и тому подобное.

Ваш офис в самом деле становится вашим вторым домом, потому что вы находитесь там в течение большей части рабочей недели, то почему бы вам не сделать так, чтобы чувствовать себя там как дома? Но реальность такова, что минималистский образ жизни – это делать больше, делая меньше. Поэтому лучше избавиться от них, чтобы лишний раз не отвлекаться.

Организуйте ящики стола

Наверное, каждый из нас знает, как легко дать скопиться предметам в ящиках стола.

Организовать и убрать их — это отличная возможность по-настоящему взглянуть на то, что вам не нужно.

Если вещь лежит в ящике вашего стола, и вы не пользовались ею несколько месяцев, избавьтесь от нее — подарите, переделайте или выбросьте.

Сократите и отсортируйте канцелярские товары. Нет нужды в тысячах скрепок, сотнях папок файлов и десятках ручек. Если у вас есть предметы, которые вам нужны или с которыми вы не можете расстаться, возьмите прозрачные пластиковые контейнеры для хранения и сортировки. Вскоре вы увидите, что разработать минималистическое рабочее пространство легко — надо только избавиться от беспорядка.

Автор: Алексей Симончук