Украина теряет сотни тысяч евро на цифровизации: как это прекратить?

Нужно понимать, что существуют услуги, которыми пользуются очень редко, но их цифровизация требует значительных ресурсов. Подробнее читайте в эксклюзивной колонке для 24 Канала.

Стоит ли тратить сотни тысяч евро на онлайн-услуги?

Например, для получения услуги необходимо подать много документов, подтверждающих определенные обстоятельства для предоставления или изменения статуса заявителя. Сведения для этих документов хранятся в различных государственных реестрах. Поэтому создание такой электронной услуги требует сложных технических решений, налаживания обмена данными между многими органами власти и внесения изменений в нормативные акты.

То есть разработка такой услуги потребует, условно, сотен тысяч евро, тогда как ее предоставление в бумажном формате требует минимальных затрат. В таком случае цифровизация может быть экономически нецелесообразной. Однако ситуация меняется, если для новой услуги можно использовать уже готовые технические решения, созданные для других, более популярных услуг. Тогда вместо разработки с нуля достаточно небольших доработок, что значительно сокращает расходы и делает цифровизацию целесообразной.

Причина может показаться неожиданной: прежде чем цифровизировать услуги, нам нужно навести порядок в документах и данных, на которых они построены.

Несколько лет назад эксперты eGA (Академия электронного управления) проводили аудиты информационных систем органов власти. Первый начался еще примерно в 2016 году, затем последовало еще несколько волн. В ходе одного из таких исследований мы проанализировали 202 органа власти и 1141 информационную систему.

В результате выяснилось, что государство накопило огромное количество данных в различных системах, но одни и те же сведения могут храниться в разных местах, не всегда понятно, какой источник является первичным и какие из этих данных действительно нужны для предоставления государственных услуг. Поэтому вместо того, чтобы пытаться упорядочить сразу все данные в государственных системах, мы решили начать с конкретной потребности – посмотреть, какие сведения государство реально использует для предоставления услуг людям и бизнесу.

Результаты анализа "Гида государственных услуг"

Если упростить, любая государственная услуга – это обмен. Человек предоставляет государству определенный набор документов, а в результате получает другой документ или определенный статус. А каждый документ – это набор данных. Поэтому мы взяли Гид государственных услуг, где уже описано, какие документы нужны для каждой услуги, и начали их анализировать. И увидели, что один и тот же документ в разных услугах может называться по-разному.

Например, "Справка о присвоении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика" (РНОКПП) имеет сотни вариантов названий. В разных услугах мы встречали: РНОКПП, налоговый номер, карточка налогоплательщика, идентификационный код, справка о присвоении идентификационного номера, копия справки о присвоении идентификационного номера и другие формулировки. В целом в ходе анализа насчитали около 270 различных вариантов названий одного и того же документа.

И это лишь один пример. Когда мы проанализировали и сгруппировали все документы, фигурировавшие в услугах в "Гиде", получили 9833 позиции. По предварительной оценке, после упорядочивания, объединения дубликатов и различных вариантов названий реальных типов документов может остаться около 1500. То есть значительная часть этих 9833 позиций – не уникальные документы, а дубликаты и различные способы обозначения одной и той же сущности.

Похожая ситуация и с услугами. Одна и та же или очень похожая услуга может иметь одно название в "Гиде государственных услуг", другое – на портале "Дия", еще другое – на сайте органа власти или в ЦПАУ. И масштаб проблемы подтверждают данные Минцифры по результатам проведенного скрининга услуг: в Украине насчитали около 270 тысяч публичных услуг, включая государственные и местные услуги с различными названиями, местными вариациями и дубликатами.

Для человека это создает очень практическую проблему. Что именно от меня хотят? Нужен ли вот этот документ, который у меня уже есть? Где его получить? Но для цифровизации последствия еще серьезнее. Если один и тот же документ в разных услугах называется по-разному, как мы можем понять, что это одна сущность, и повторно использовать ее в другой услуге? Поэтому сначала все это нужно привести к общему знаменателю.

Единый справочник документов должен создать общие правила для всех услуг

Украина уже много лет занимается цифровизацией государственных услуг, но единого стандарта для документов, которые в них используются, до сих пор не было. Чтобы масштабировать цифровизацию и повторно использовать уже созданные решения, нужно договориться об общих правилах.

Для этого в ходе модернизации Справочника государственных услуг эксперты eGA в рамках проекта Европейского Союза DT4UA работают над единым справочником документов. Это структурированный перечень документов, используемых для получения государственных услуг, где каждый документ будет иметь единое название и описание.

То есть вместо того, чтобы каждый орган власти каждый раз сам решал, как назвать нужный документ, он будет выбирать его из справочника, а новые документы в справочник должен добавлять модератор от Минцифры. Так, мы должны постепенно перейти от сотен вариантов названий к принципу: один документ – одна сущность, одинаковая для всех государственных услуг. Важную роль в этом процессе будет играть Центр цифровых компетенций. Его специалисты будут обрабатывать документы, обеспечивая их систематизацию и унификацию в справочнике.

Для человека это означает более простое взаимодействие с государством. В Справочнике можно будет увидеть не только единое название документа, но и его пример, и сразу понять, что именно нужно для получения услуги.

Но для цифровизации значение справочника еще больше. Унификация документов и данных упростит не только получение услуг, но и саму цифровизацию. Паспорт, РНОКПП требуются не в одной услуге. Данные о бизнесе, образовании, месте проживания и многие другие сведения повторяются в различных услугах. Если в ходе цифровизации одной услуги мы уже определили, какие данные содержатся в том или ином документе, нашли их первоисточник и настроили электронное взаимодействие, зачем делать эту работу еще раз для следующей? Ее можно повторно использовать.

Этот принцип мы уже применяли при работе над "Э-предпринимателем": разобрали 16 услуг, определили необходимые для них данные и сгруппировали их в рамках одной комплексной услуги.

Следующий шаг – масштабировать этот подход. Нам нужно перейти от модели "каждая услуга – отдельный цифровой проект" к модели конструктора (конвейера услуг). Цифровизируя одну услугу, государство создает компоненты, которые затем может использовать в десятках других. Например, если для новой услуги нужно настроить десять взаимодействий, а восемь из них уже созданы для других, остается добавить лишь два. И чем больше услуг оцифровано по такому принципу, тем меньше работы требуется для запуска следующих. Это меняет и скорость, и стоимость цифровизации.

Что в результате получат украинцы и государство?

Более понятные услуги для людей

В документе будет одно название и один пример, поэтому человеку не придется догадываться, что именно от него требуют.

Понятно, где и кто предоставляет услугу

Например, документы можно подать через ЦПАУ, но решение принимает другой орган. Справочник государственных услуг будет показывать место получения услуги и ее реального поставщика.

Единый справочник документов

Государство получает единый перечень документов, которым будут пользоваться различные органы и сервисы. Это устраняет дублирование и создает единые правила для дальнейшей цифровизации.

Возможность управлять не отдельными услугами, а целым портфелем

Орган власти будет видеть все свои услуги в совокупности: какие документы и данные в них повторяются, какие цифровые взаимодействия уже созданы и что можно использовать повторно. То есть каждую новую услугу не нужно рассматривать как отдельный проект с нуля.

Постепенное формирование справочника данных

Когда документы унифицированы, можно определить, из каких именно данных они состоят и где эти данные хранятся. Так государство получает общую структуру данных, которую могут одинаково понимать разные системы.

Евроинтеграционный компонент

Эти изменения также имеют важное значение для цифровой евроинтеграции Украины. В Европейском Союзе уже существуют общие подходы к описанию государственных услуг, а также сведений и подтверждений, необходимых для получения услуги. В частности, эта логика заложена в Single Digital Gateway – единый цифровой шлюз ЕС для доступа к информации о государственных услугах, и Core Public Service Vocabulary – общий стандарт описания государственных услуг, который помогает унифицировать информацию о них и обеспечивать обмен данными между системами.

Для Украины это имеет очень практическое значение. Мы движемся к ситуации, когда украинские цифровые системы должны взаимодействовать с системами других европейских стран. В перспективе определенные сведения, которые уже имеются в одном государстве, должны использоваться для получения услуги в другом, в частности через европейскую инфраструктуру Once-Only Technical System. Но для этого недостаточно просто технически соединить две системы. Они должны одинаково понимать, что именно передают друг другу.

Поэтому, создавая украинские справочники документов и данных, важно сразу соотносить их с европейскими подходами. Так мы одновременно наводим порядок внутри страны и создаем основу для будущего трансграничного взаимодействия.