В эксклюзивной колонке для 24 Канала расскажу, кто ответственный за учет на предприятии, чем грозит несоблюдение норм закона и как уверенно пройти проверку ТЦК и СП.
Почему военный учет обязателен?
Обязанность ведения военного учета установлена Законом Украины "О воинской обязанности и военной службе" и Порядком организации и ведения военного учета призывников, военнообязанных и резервистов.
Такая обязанность распространяется на все предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности. Правда, требования по ведению военного учета не распространяются на ФЛП.
В рамках выполнения требований по ведению военного учета предприятия и компании должны:
- вести и должным образом хранить документацию по военному учету;
- проверять военно-учетные документы при принятии на работу;
- доводить до военнообязанных правила военного учета под личную подпись при принятии на работу;
- разъяснять выполнение правил военного учета;
- обеспечивать полноту и достоверность учетных данных, вносимых в списки персонального военного учета;
- сообщать ТЦК о кадровых изменениях;
- сверять учетные данные;
- выполнять требования и распоряжения ТЦК.
Кто должен вести военный учет?
Директор компании должен организовать военный учет на предприятии и назначить ответственное лицо. Обязанности возлагаются на работников службы персонала, а если его нет, то на лицо, ведущее учет работников.
Обратите внимание! В случае возложения на работника обязанностей по ведению военного учета ему нужно установить доплату до 50% должностного оклада.
Следовательно, из указанных выше норм законодательства становится ясно, что фактически отсутствует единая должность, которая обязательно должна отвечать за ведение военного учета. Поэтому на практике предприятие самостоятельно определяет ответственное лицо и закрепляет его полномочия внутренними документами.
Обычно наиболее частыми моделями организации этой работы являются:
HR или кадровая служба. Это самый распространенный вариант для компаний, где работает кадровый специалист. Среди преимуществ ведения учета кадровой службой оперативное обновление информации, интеграция военного учета в кадровые процессы и наличие всех документов в одном подразделении.
Бухгалтер. Небольшие предприятия часто возлагают эти обязанности на бухгалтера. Однако следует учитывать, что военный учет является кадровой, а не бухгалтерской функцией. Из-за значительной нагрузки у бухгалтера не всегда есть возможность постоянно отслеживать все кадровые изменения и требования законодательства.
Аутсорсинг. Все большее число компаний передают ведение военного учета специализированным консультантам или кадровым компаниям. Такой подход позволяет: минимизировать ошибки, своевременно реагировать на изменения законодательства, получать поддержку при проверках и не содержать отдельного специалиста в штате, если объем работы невелик.
Особенно актуален аутсорсинг для малого и среднего бизнеса, где нет собственной кадровой службы. При этом следует понимать, что аутсорсинг только помогает в ведении военного учета, однако фактически его исполнением на основании приказа директора должен заниматься отдельный штатный работник.
Типовые нарушения военного учета при проверках ТЦК
Во время проверки представители ТЦК и СП часто сталкиваются с такой ситуацией, что либо военный учет на предприятии вообще не ведется (обычно такая ситуация распространена среди малого бизнеса) или же есть признаки ненадлежащего ведения учета.
Наиболее распространенными нарушениями, выявляемыми ТЦК во время проверок, являются:
- не назначение лица, ответственного за ведение военного учета;
- невыполнение распоряжения ТЦК и СП по вручению повесток;
- отсутствие журнала учета результатов проверки военного учета;
- отсутствие списков персонального военного учета;
- не проведение сверки данных списков персонального военного учета по ТЦК и СП;
- не ознакомление работников с правилами военного учета;
- неуведомление или несвоевременное уведомление ТЦК и СП о принятии или увольнении военнообязанных работников и т.п.
По результатам проверки должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности. Размер штрафа составляет 34 – 59,5 тысяч гривен. Кроме того, нарушение правил военного учета в дальнейшем может привести к повышенному вниманию со стороны ТЦК и вызвать более детальный анализ документов во время повторных проверок.
Также следует понимать, что сам факт наличия приказа о назначении ответственного лица еще не свидетельствует о надлежащем ведении учета. В ходе проверки оценивается фактическое состояние документации, актуальность данных и исполнение предприятием установленных обязанностей.
Почему важно вести военный учет правильно?
Многие работодатели воспринимают военный учет исключительно как дополнительное административное бремя. На самом же деле его системное ведение имеет ряд практических преимуществ. Предприятие снижает риск штрафов, проверка проходит гораздо спокойнее, когда все документы упорядочены, а руководство получает актуальную информацию о работниках, что особенно важно при мобилизации и бронировании работников.
Кроме того, правильно организованный военный учет значительно экономит время HR-службы, поскольку большинство необходимых документов уже сформировано.
Как часто проводить внутренний аудит военного учета?
Лучшая практика – не ждать официальной проверки или сверки данных по ТЦК и СП, а регулярно проверять собственную документацию.
Целесообразно проводить внутренний аудит:
- после каждого принятия или увольнения работника;
- после смены военно-учетных данных работника;
- после получения новых документов от работника;
- перед плановой или внеплановой проверкой ТЦК и СП;
- не реже одного раза в квартал, даже если кадровых смен не было.
При этом во время внутреннего аудита следует обязательно проверить, предоставили ли все работники актуальные военно-учетные документы, соответствуют ли данные фактическим сведениям, оформлены ли все необходимые приказы, ведутся ли документы военного учета и своевременно ли выполняются требования по взаимодействию с ТЦК и СП.
Регулярный внутренний контроль позволяет выявить недостатки до прихода ТЦК и СП и устранить их без негативных последствий.
Практические рекомендации для предприятий
Чтобы военный учет не стал источником рисков для бизнеса, следует соблюдать несколько простых правил:
- официально назначьте ответственное лицо за ведение военного учета;
- определите внутренний порядок работы с военно-учетными документами;
- проверяйте документы каждого нового работника еще на этапе принятия на работу;
- своевременно обновляйте информацию после любых кадровых изменений;
- регулярно производите внутренний аудит документации;
- отслеживайте изменения законодательства или привлекайте профильных консультантов.
Военный учет является важной частью кадрового администрирования. Для работодателя это не только выполнение законодательных требований, но и способ избежать финансовых санкций, упростить прохождение проверок и обеспечить надлежащую организацию кадровых процессов.
Практика показывает, что большинство проблем при проверках возникает не из-за сложности законодательства, а из-за отсутствия системного подхода. Именно поэтому следует не ждать проверки ТЦК и СП, а периодически проверять свой военный учет. Такой подход позволяет предприятию работать уверенно, даже в условиях постоянных изменений законодательства и усиленного государственного контроля.