В ексклюзивній колонці для 24 Каналу розповім, хто є відповідальною особою за облік на підприємстві, чим загрожує недотримання норм закону та як впевнено пройти перевірку ТЦК та СП.
Чому військовий облік є обов'язковим?
Обов'язок ведення військового обліку встановлено Законом України "Про військовий обов'язок і військову службу" та Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів.
Такий обов'язок поширюється на всі підприємства, установи та організації, незалежно від форми власності. Щоправда, вимоги щодо ведення військового обліку не поширюється на ФОПів.
У межах виконання вимог з ведення військового обліку підприємства і компанії повинні:
- вести та належним чином зберігати документацію з питань військового обліку;
- перевіряти військово-облікові документи під час прийняття на роботу;
- доводити до військовозобов'язаних правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу;
- роз'яснювати виконання правил військового обліку;
- забезпечувати повноту та достовірність облікових даних, що вносяться до списків персонального військового обліку;
- повідомляти ТЦК про кадрові зміни;
- звіряти облікові дані;
- виконувати вимоги та розпорядження ТЦК.
Хто має вести військовий облік?
Директор компанії повинен організувати військовий облік на підприємстві та призначити відповідальну особу. Обов’язки покладаються на працівників служби персоналу, а якщо його нема, то на особу, яка веде облік працівників.
Зверніть увагу! У разі покладення на працівника обов'язків із ведення військового обліку, йому потрібно встановити доплату до 50% посадового окладу.
Отже, із зазначених вище норм законодавства стає зрозумілим, що фактично відсутня єдина посада, яка обов'язково повинна відповідати за ведення військового обліку. Тому на практиці підприємство самостійно визначає відповідальну особу та закріплює її повноваження внутрішніми документами.
Зазвичай найчастішими моделями організації цієї роботи є:
HR або кадрова служба. Це найпоширеніший варіант для компаній, де вже працює кадровий спеціаліст. Серед переваг ведення обліку кадровою службою є оперативне оновлення інформації, інтеграція військового обліку у кадрові процеси та наявність усіх документів в одному підрозділі.
Бухгалтер. Невеликі підприємства часто покладають ці обов'язки на бухгалтера. Однак варто враховувати, що військовий облік є саме кадровою, а не бухгалтерською функцією. Через значне навантаження бухгалтер не завжди має можливість постійно відстежувати всі кадрові зміни та вимоги законодавства.
Аутсорсинг. Усе більше компаній передають ведення військового обліку спеціалізованим консультантам або кадровим компаніям. Такий підхід дозволяє: мінімізувати помилки, своєчасно реагувати на зміни законодавства, отримувати підтримку під час перевірок й не утримувати окремого спеціаліста в штаті, якщо обсяг роботи невеликий.
Особливо актуальним аутсорсинг є для малого та середнього бізнесу, де немає власної кадрової служби. При цьому варто розуміти, що аутсорсинг лише допомагає у ведення військового обліку, однак фактично його виконанням на підставі наказу директора повинен займатися окремий штатний працівник.
Типові порушення військового обліку під час перевірок ТЦК
Під час перевірки представники ТЦК та СП часто зіштовхуються з такою ситуацією, що або військовий облік на підприємстві взагалі не ведеться (зазвичай така ситуація поширена серед малого бізнесу) або ж є ознаки неналежного ведення обліку.
Найпоширенішими порушеннями, які виявляють ТЦК під час перевірок є:
- не призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку;
- невиконання розпорядження ТЦК та СП щодо вручення повісток;
- відсутність журналу обліку результатів перевірки військового обліку;
- відсутність списків персонального військового обліку;
- не проведення звіряння даних списків персонального військового обліку з ТЦК та СП;
- не ознайомлення працівників з правилами військового обліку;
- неповідомлення чи несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП про прийняття чи звільнення військовозобов'язаних працівників тощо.
За результатами перевірки посадових осіб можуть притягнути до адміністративної відповідальності. Розмір штрафу становить 34 – 59,5 тисячі гривень. Крім того, порушення правил військового обліку надалі може зумовити підвищену увагу з боку ТЦК та спричинити більш детальний аналіз документів під час повторних перевірок.
Також необхідно розуміти, що сам факт наявності наказу про призначення відповідальної особи ще не свідчить про належне ведення обліку. Під час перевірки оцінюється фактичний стан документації, актуальність даних та виконання підприємством встановлених обов'язків.
Чому важливо вести військовий облік правильно?
Багато роботодавців сприймають військовий облік виключно як додатковий адміністративний тягар. Насправді ж його системне ведення має низку практичних переваг. Підприємство знижує ризик штрафів, перевірка проходить значно спокійніше, коли всі документи впорядковані, а керівництво отримує актуальну інформацію про працівників, що особливо важливо під час мобілізації та бронювання працівників.
Крім того, правильно організований військовий облік значно економить час HR-служби, оскільки більшість необхідних документів уже сформовані.
Як часто проводити внутрішній аудит військового обліку?
Найкраща практика – не чекати офіційної перевірки, чи звіряння даних з ТЦК та СП, а регулярно перевіряти власну документацію.
Доцільно проводити внутрішній аудит:
- після кожного прийняття або звільнення працівника;
- після зміни військово-облікових даних працівника;
- після отримання нових документів від працівника;
- перед плановою або позаплановою перевіркою ТЦК та СП;
- не рідше одного разу на квартал, навіть якщо кадрових змін не було.
При цьому під час внутрішнього аудиту варто обов'язково перевірити, чи всі працівники надали актуальні військово-облікові документи, чи відповідають дані фактичним відомостям, чи оформлені всі необхідні накази, чи ведуться документи військового обліку і чи своєчасно виконуються вимоги щодо взаємодії з ТЦК та СП.
Регулярний внутрішній контроль дозволяє виявити недоліки ще до приходу ТЦК та СП та усунути їх без негативних наслідків.
Практичні рекомендації для підприємств
Щоб військовий облік не став джерелом ризиків для бізнесу, варто дотримуватися кількох простих правил:
- офіційно призначте відповідальну особу за ведення військового обліку;
- визначте внутрішній порядок роботи з військово-обліковими документами;
- перевіряйте документи кожного нового працівника ще на етапі прийняття на роботу;
- своєчасно оновлюйте інформацію після будь-яких кадрових змін;
- регулярно проводьте внутрішній аудит документації;
- відстежуйте зміни законодавства або залучайте профільних консультантів.
Військовий облік сьогодні є важливою частиною кадрового адміністрування. Для роботодавця це не лише виконання законодавчих вимог, а й спосіб уникнути фінансових санкцій, спростити проходження перевірок та забезпечити належну організацію кадрових процесів.
Практика показує, що більшість проблем під час перевірок виникає не через складність законодавства, а через відсутність системного підходу. Саме тому варто не чекати перевірки ТЦК та СП, а періодично перевіряти власний військовий облік. Такий підхід дозволяє підприємству працювати впевнено навіть в умовах постійних змін законодавства та посиленого державного контролю.