Как и зачем правительство Латвии внедряет обязательный электронный документооборот
В октябре 2021 года правительство Латвии одобрило "Внедрение системы электронного документооборота". Это информационный отчет, подготовленный Министерством финансов, который говорит, что с 2025 года страна полностью переходит на электронный документооборот.
Реформа коснется использования подтверждающих документов и электронных счетов-фактур. Электронное выставление счетов станет обязательным между предприятиями (B2B) и между предприятиями и государственными учреждениями (B2G).
Читайте также Диджитализация бизнеса и роль лидера в процессе трансформации
Латвия смотрит в будущее
Информационный отчет, подготовленный Министерством финансов предусматривает, что общенациональный переход к цифровому документообороту следует планировать и осуществлять на стратегическом уровне. В министерстве подчеркивают, что весь национальный подход и поток цифровой документации нужно строить как единую концепцию и стратегию на национальном уровне.
Таким образом, никто не будет дважды делать одну и ту же работу, а также это поможет налогоплательщикам избежать необходимости вводить одну и ту же информацию в различные несвязанные информационные системы. Это создаст более эффективный поток информации и данных для налоговых органов, налогоплательщиков и других учреждений.
Минфин считает, что на основе опыта других стран, которые внедрили полный или частичный электронный документооборот, преимуществом этого внедрения станет систематизация документов по единому шаблону. Это минимизирует риск ошибки и позволит согласовать системы бухгалтерского учета с системой электронного выставления счетов и Службой государственных доходов. Информацию можно будет искать быстрее, поскольку документы размещены в одном месте. А еще налогоплательщики увидят сокращение своих затрат на бумажные документы.
К тому же использование электронного документооборота может стать работающим инструментом для минимизации теневой экономики и повышения эффективности работы Службы государственных доходов. Помимо этого, прекратятся различные манипуляции: например, не получится вести бизнес без подтверждающих документов, нельзя будет подписывать документы задним числом и выдавать документы для транзакций, которых никогда не было. Это уменьшит возможности уклонения от уплаты налогов.
Учитывая возрастающее значение цифровой эволюции и заботы о "зеленой" экономике, это ускорит переход к современной и безопасной безбумажной среде и внедрение технологически передовых решений.
Что происходит сейчас и что делать дальше
Сегодня в Латвии разрешено добровольное использование электронных документов. Законодательство устанавливает применимый стандарт для структурированной электронной счет-фактуры только в государственных закупках. Правительственные и муниципальные учреждения по закону обязаны иметь возможность принимать электронные счет-фактуры, соответствующие спецификациям, предписанным Европейским союзом.
Важно Что нужно знать об автоматизации бизнес-процессов
В связи с тем, что обязательное внедрение электронных документов повлияет на работу частных и государственных компаний, Минфину нужно в ближайшее время принять соответствующие законодательные поправки, а также провести разъяснительную кампанию. Поэтому в Латвии в ближайшее время начнется работа над необходимыми законодательными изменениями и технологическими решениями.
Как внедрить ЭДО в Украине
На нашем рынке есть системы электронного документооборота, которые могут помочь бизнесу и государственным предприятиям.
К примеру, Deals. Сервис увеличивает количество согласованных документов, а также в несколько раз сокращает время подготовки документов. Он позволяет экономить на административных и логистических расходах, обеспечивает постоянный доступ к документам и поддерживает все украинские АЦСК. Нужно только подключиться к системе, добавить к ней своего контрагента и начать подписывать и обмениваться документами онлайн.
Или "BAS Документообіг КОРП". Эта система направлена на автоматизацию документооборота. Здесь можно работать с любыми документами — у нее есть 45 готовых инструкций. Папки могут сортироваться в соответствии со структурой компании или типами документов. Повсеместно можно установить права доступа пользователей.
Еще один вариант — Megapolis.DocNet. Она организует систему ЭДО в компаниях любого уровня и сфер деятельности, а также в учреждениях, предприятиях и органах власти. Основная цель внедрения систем Megapolis.DocNet — повышение прозрачности, управляемости и эффективности работы.