Зачем оцифровывать трудовую?

Потребность оцифровывать трудовую книжку и документы о работе возникла после того, как в 2021 году вступил в силу закон "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме".

Смотрите также Не все потеряно: украинцам объяснили, как восстановить право на пенсию, когда не хватает стажа

Тогда был введен учет трудовой деятельности работников в электронной форме. Он ведется в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного соцстрахования.

В то же время начался процесс оцифровки трудовых, чтобы электронные документы в личном кабинете работника упростили процесс начисления пенсии. Однако, как оказалось на практике, даже электронные трудовые книжки не гарантируют беспроблемного оформления выплат.

Какие проблемы возникают после оцифровки?

Сейчас существуют несколько узких мест с оцифровкой трудовых книжек, отмечает Кадроленд.

  • "Исчезновение" трудовой книжки

Иногда электронные трудовые книжки просто исчезают из личного кабинета работника на портале Пенсионного фонда. В некоторых случаях – документы всех рабочих одного предприятия.

По данным издания, в ПФУ подтверждают, что такие случаи случаются. Более того, они даже нередки. Однако Фонд пока не может объяснить причину такого явления.

  • Человеческий фактор

Иногда во время обработки отсканированных копий электронной трудовой работники ПФУ могут не заметить какую-то неправильную информацию или не обратить внимание на ошибочные записи. В итоге при оформлении пенсии человек сталкивается с проблемами:

  • на титульной странице трудовой есть ошибки в ФИО;
  • записи не пронумерованы;
  • не исправлены ошибки в датах в графе 2 и 4;
  • записи сделаны пастой разного цвета;
  • использованы римские цифры вместо арабских и тому подобное.

Все эти ошибки противоречат инструкции по ведению трудовых книжек, которая была утверждена еще в 1993 году приказом Министерства труда, Минюста и Министерства соцзащиты.

При наличии таких ошибок ПФУ потребует у человека дополнительные подтверждающие документы для зачисления стажа при назначении пенсии. Они должны доказать подлинность записей в трудовой. И это даже при наличии электронной трудовой книжки.

Обратите внимание! Специалисты советуют даже после оцифровки трудовой книжки ни в коем случае не выбрасывать бумажную. Даже если в электронном кабинете мстятся все сведения о наработанном стаже. Стоит все-таки дождаться назначения пенсии.

До какого времени нужно оцифровать трудовую?

  • Украинцам отвели пять лет для оцифровки данных трудовых книжек в электронный формат – с 5 февраля 2021 года до 10 июня 2026 года. За это время нужно подать документы для их оцифровки в Пенсионный фонд.

  • Скан-копию трудовой книжки можно загрузить через вебпортал Пенсионного фонда как самостоятельно, так и с помощью работодателя. Проверить статус обработки документов работодатели могут в кабинете страхователя в разделе "Сведения о трудовых отношениях", а работники – в собственном кабинете, во вкладке "Мои обращения".

  • Если же не успеть подать документы до определенного дедлайна, никаких штрафов или санкций не предусмотрено. Впрочем, в таком случае Пенсионному фонду может понадобиться больше времени для подтверждения трудового стажа, что, в свою очередь, может затянуть процесс назначения пенсии.