Навіщо оцифровувати трудову?

Потреба оцифровувати трудову книжку та документи про роботу виникла після того, як у 2021 році набув чинності закон "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі".

Дивіться також Не все втрачено: українцям пояснили, як відновити право на пенсію, коли не вистачає стажу

Тоді був запроваджений облік трудової діяльності працівників в електронній формі. Він ведеться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування.

Водночас розпочався процес оцифрування трудових, щоб електронні документи в особистому кабінеті працівника спростили процес нарахування пенсії. Однак, як виявилося на практиці, навіть електронні трудові книжки не гарантують безпроблемного оформлення виплат.

Які проблеми виникають після оцифрування?

Наразі існують кілька вузьких місць з оцифруванням трудових книжок, зазначає Кадроленд.

  • "Зникнення" трудової книжки

Іноді електронні трудові книжки просто зникають із особистого кабінету працівника на порталі Пенсійного фонду. В деяких випадках – документи усіх робітників одного підприємства.

За даними видання, у ПФУ підтверджують, що такі випадки трапляються. Ба більше, вони навіть непоодинокі. Однак Фонд наразі не може пояснити причину такого явища.

  • Людський фактор

Часом під час опрацювання відсканованих копій електронної трудової працівники ПФУ можуть не помітити якусь неправильну інформацію або не звернути увагу на помилкові записи. У підсумку під час оформлення пенсії людина стикається з проблемами:

  • на титульній сторінці трудової є помилки у ПІБ;
  • записи не пронумеровані;
  • не виправлені помилки у датах в графі 2 та 4;
  • записи зроблені пастою різного кольору;
  • використані римські цифри замість арабських тощо.

Усі ці помилки суперечать інструкції з ведення трудових книжок, яка була затверджена ще у 1993 році наказом Міністерства праці, Мін'юсту та Міністерства соцзахисту.

За наявності таких помилок ПФУ вимагатиме у людини додаткові підтверджувальні документи для зарахування стажу під час призначення пенсії. Вони мають довести справжність записів у трудовій. І це навіть за наявності електронної трудової книжки.

Зауважте! Фахівці радять навіть після оцифрування трудової книжки в жодному разі не викидати паперову. Навіть якщо у електронному кабінеті мстяться усі відомості про напрацьований стаж. Варто все-таки дочекатися призначення пенсії.

До якого часу потрібно оцифрувати трудову?

  • Українцям відвели п'ять років для оцифрування даних трудових книжок в електронний формат – з 5 лютого 2021 року до 10 червня 2026 року. За цей час потрібно подати документи для їх оцифрування до Пенсійного фонду.

  • Скан-копію трудової книжки можна завантажити через вебпортал Пенсійного фонду як самостійно, так і за допомогою роботодавця. Перевірити статус обробки документів роботодавці можуть у кабінеті страхувальника в розділі "Відомості про трудові відносини", а працівники – у власному кабінеті, у вкладці "Мої звернення".

  • Якщо ж не встигнути подати документи до визначеного дедлайну, жодних штрафів чи санкцій не передбачено. Втім, у такому разі Пенсійному фонду може знадобитися більше часу для підтвердження трудового стажу, що, своєю чергою, може затягнути процес призначення пенсії.