Бізнес почав сприймати впровадження цифрових інструментів, зокрема електронного документообігу, не як модний тренд, а як частину стратегії розвитку. Такий висновок зробили учасники третього всеукраїнського форуму "Бізнес без паперу", що відбувся 19 та 23 листопада в Києві.

Читайте також Торгові війни, діджиталізація та Угода про Асоціацію з ЄС: що має врахувати Україна

Як відмовитися від паперу

Зокрема, Ігор Дядюра, заступник міністра економіки з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації, розповів про статус реалізації проєктів електронного ліцензування (Е-дозвіл), електронного споживача (Е-споживач) та електронних контрактів (Е-контракт).

А Фарід Сафаров, директор директорату цифрової інфраструктури на транспорті Міністерства інфраструктури України запевнив бізнес, що вже з 1 серпня 2022 року запрацює обов’язкове використання електронної товарно-транспортної накладної. Що суттєво прискорить розрахунки в перевезенні вантажів та заощадить тони паперу.

Фото Валентини Поліщук, 24 канал

Серед найбільш згадуваних порад — підтримка керівництва, постійне інформування та навчання працівників, наявність людини в компанії, яка "рухає" проєкт, а також вимірювання результатів. Це може бути кількість контрагентів, з якими компанія обмінюється електронними документами, типи оцифрованих документів, швидкість обробки. В СК "Арсенал Страхування", наприклад, підрахували, що відмовившись на 90% від паперу, заощаджують клієнтам два дні.

Люди та нові рішення

І якщо минулого року основним драйвером цифрових змін був локдаун, то зараз на перший план виходять інші стимули.

Найбільшою цінністю в нашій компанії є люди. І коли ми з’ясували, що до 40% часу наших кваліфікованих бухгалтерів витрачається на рутину з паперовими документами, ми остаточно переконалися в необхідності переходу на електронний формат,
– поділилася власною практикою фінансова директорка УК "Ліга" Інна Можарівська.

"Зараз ми вже бачимо, що лише автоматизація процесу обміну документами скорочує витрати одночасно з підвищенням якості. А наші фахівці замість рутини займаються більш інтелектуальними задачами", – додала вона.

Фото 24 каналу

Зазнав змін також і сам електронний документообіг в Україні.

"Коли ми тільки починали пропонувати бізнесу переходити на електронні документи, у 2017 році, з нами розмовляли лише бухгалтери, = зауважив Костянтин Юрченко, комерційний директор сервісу цифрових рішень для бізнесу "Вчасно". – Сьогодні, якщо подивитися на те, хто в компаніях з ними працює, то на відділи продажів припадає 20%, а на бухгалтерії – 15%.

Це свідчить про те, що бізнес усвідомив стратегічне значення оптимізації роботи з документами. Адже до 30% часу продавців витрачається на папери, а до 20% дебіторської заборгованості стається через помилки в документах. Ми підрахували середній показник повернення інвестицій у проєктах впровадження електронного документообігу. Він сягає 445% протягом двох років".

До теми Скільки відходів потрапляє на сміттєзвалища в Україні

Коротко про форум

  • Цьогорічний форум був поділений на три блоки: швидкий старт, цифровий злет для бізнесу та новий рівень діджиталізації. Відвідувачі отримали дієві інструменти, з якими легко пройти шлях від впровадження першого електронного сервісу до масштабування на всі процеси компанії.
  • У перший день форуму представники держави розповіли про цифрові інструменти, що спрощують підприємцям отримання державних послуг, сприяють їхній прозорості та допомагають оптимізувати бізнес-процеси.
  • Учасники форуму дійшли згоди, що масовій цифровізації все ще заважають стереотипи та звички людей. Рецептом проти цього є системне навчання, економічне обґрунтування відмови від паперу та поширення практики використання хмарних цифрових підписів (КЕП).