Як зробити робоче місце ефективнішим за допомогою мінімалізму

Мінімалізм допомагає в усіх сферах життя: від особистих фінансів і відносин до бізнесу. Розповідаємо, як мінімалізм покращує бізнес та що треба для того, щоби зробити власне робоче місце більш ефективним.

Читайте також Дизайнери розповіли, як використати площу невеликої квартири на максимум

Як мінімалізм допомагає в бізнесі

Бренд-стратег Веслі Ґант наголошує, що один із найпомітніших прикладів використання мінімалізму в історії бізнесу — повернення Стіва Джобса в Apple в 1997 році, коли компанія перебувала всього в декількох місяцях від банкрутства.

Одним із його перших кроків було повне усунення цілих підрозділів і скорочення лінійки продуктів до чотирьох: один настільний комп'ютер і один ноутбук для звичайного споживача й те саме — для професійного користувача. Це стало початком курсу, який мав перетворити Apple на найдорожчий бренд у світі. Джобс дотримувався мінімалістської філософії, і підхід Apple до бізнесу і продуктів став впливовим прикладом не тільки для Кремнієвої долини, а і для підприємців, дизайнерів і генеральних директорів у всьому світі, – переконаний Ґант.

Як пише Пол Джарвіс, дизайнер і автор семінарів із мінімалізму для онлайн-бізнесу, найкращі інструменти — це ті, які вже існують: "Якщо я можу розробити програмне забезпечення, краще знайти наявне, яке відповідає моїм потребам. Тоді мені не потрібно марнувати час і гроші на його створення".

Він також додає, що це розвиває творчість, адже доводиться винаходити способи використання того, що є під рукою: "Мінімалістський бізнес допомагає створювати хороші компанії, тому що їхні власники знають, як використовувати наявні в них інструменти за допомогою творчості", — вважає Джарвіс.

Важливо 10 красивих ідей для озеленення офісу: підбірка фото

Наприклад, завантаження всієї інформації й архівів у хмару позбавляє від необхідності витрачати багато місця й часу на зберігання даних. Натомість універсальні додатки на кшталт Dropbox, Google Docs і Evernote роблять величезні обсяги інформації, розклади й записи компанії доступними за лічені секунди з будь-якої точки планети.

Ділові операції стають більше ефективними, і водночас створюється велика свобода як для співробітників, так і для самої компанії.

Як організувати робоче місце за допомогою мінімалізму

Позбавтеся паперових документів. Найшвидший спосіб досягти мінімалістичного способу життя — це зупинити накопичення паперів на вашому столі.

Позбавтеся друкованих документів і викиньте непотрібний папір у сміттєвий бак. У наш час це все краще та ефективніше зберігати в цифровому вигляді. Сучасні системи електронного документообігу дають змогу працювати з документами в будь-який час і з будь-якого пристрою з браузером.

Ось їхні основні переваги:

• Дешевше. Не треба витрачати гроші на папір та інші матеріали — друк, доставку й утримання архіву.
• Надійніше та безпечніше. Електронні документи не зношуються, а загубити їх неможливо.
• Вони економлять час та ресурси.

До того ж такі документи мають юридичну силу. Систему зовнішнього ЕДО можна використовувати і для внутрішнього документообігу організації.

Ось які компанії ЕДО працюють в Україні: Deals, E-docs, elDoc, Megapolis.DocNet тощо.

Очистіть робочий стіл комп'ютера

Цифрова робоча область не менш важлива за фізичну. Можливо, щоби допомогти вам увійти в загальний мінімалістичний спосіб мислення, певної організації потребує і ваш комп'ютер.

До теми Кольори та затишок: як підібрати шпалери, щоб вони стали окрасою будь-якого простору

Прибирайте всі непотрібні старі документи, викидаючи їх у цифровий кошик, або завантажуючи на зовнішній жорсткий диск. Розділіть робочий стіл комп'ютера на теки з мітками, щоби документи були організовані, а не лежали розкиданими по робочому столу.

Приберіть зайві речі

Багато хто любить виставляти на робочий стіл свої улюблені предмети. Наприклад, статуетки, книги, картинки тощо.

Ваш офіс справді стає вашим другим будинком, бо ви перебуваєте там упродовж більшої частини робочого тижня, то чому б вам не зробити так, щоби почуватися там як вдома? Але реальність така, що мінімалістичний спосіб життя — це робити більше, роблячи менше. Тому краще позбутися них, щоби зайвий раз не відволікатися.

Організуйте шухляди столу

Напевно, кожен із нас знає, як легко дати скупчитися предметам у ящиках стола.

Організувати та прибрати їх — це чудова можливість по-справжньому поглянути на те, що вам не потрібно.

Якщо річ лежить у шухляді вашого столу, і ви не користувалися нею кілька місяців, позбудьтеся її — подаруйте, переробіть або викиньте.

Скоротіть та впорядкуйте канцелярські товари. Немає потреби в тисячах скріпок, сотнях тек файлів і десятках ручок. Якщо ви маєте предмети, які вам потрібні або з якими не можна розлучитися, візьміть прозорі пластикові контейнери для зберігання та сортування. Незабаром ви побачите, що розробити мінімалістський робочий простір легко — треба лише позбутися безладу.

Автор: Олексій Сімончук