Сотні тисяч євро втрачає Україна на цифровізації: як це припинити?

Треба розуміти, що існують послуги, якими користуються дуже рідко, але їхня цифровізація потребує значних ресурсів. Детальніше читайте в ексклюзивній колонці для 24 Каналу.

Чи варто витрачати сотні тисяч на онлайн-послуги?

Наприклад, для отримання послуги необхідно подати багато документів, що підтверджують певні обставини для надання або зміни статусу заявника. Відомості для цих документів зберігаються в різних державних реєстрах. Тому створення такої електронної послуги потребує складних технічних рішень, налагодження обміну даними між багатьма органами влади та внесення змін до нормативних актів.

Тобто розробка такої послуги потребуватиме, умовно, сотень тисяч євро, тоді як її надання в паперовому форматі потребує мінімальних витрат. У такому разі цифровізація може бути економічно недоцільною. Однак ситуація змінюється, якщо для нової послуги можна використати вже готові технічні рішення, створені для інших, більш популярних послуг. Тоді замість розробки з нуля достатньо невеликих доопрацювань, що значно зменшує витрати й робить цифровізацію доцільною.

Причина може здатися несподіваною: перш ніж цифровізувати послуги, нам потрібно навести лад у документах і даних, на яких вони побудовані. 

Кілька років тому експерти eGA (Академія електронного управління) проводили аудити інформаційних систем органів влади. Перший почався ще приблизно у 2016 році, потім було ще кілька хвиль. Під час одного з таких досліджень ми проаналізували 202 органи влади та 1141 інформаційну систему.

У результаті побачили, що держава накопичила величезну кількість даних у різних системах, але одні й ті самі відомості можуть зберігатися в різних місцях, не завжди зрозуміло, яке джерело є первинним і які з цих даних справді потрібні для надання державних послуг. Тому замість того, щоб намагатися впорядкувати одразу всі дані в державних системах, ми вирішили почати з конкретної потреби – подивитися, які відомості держава реально використовує для надання послуг людям і бізнесу. 

Результати аналізу Гіда з державних послуг

Якщо спростити, будь-яка державна послуга – це обмін. Людина надає державі певний набір документів, а в результаті отримує інший документ або певний статус. А кожен документ – це набір даних. Тож ми взяли Гід державних послуг, де вже описано, які документи потрібні для кожної послуги, і почали їх аналізувати. І побачили, що один і той самий документ у різних послугах може називатися по-різному.

Наприклад, Довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) має сотні варіантів назв. У різних послугах ми зустрічали: РНОКПП, податковий номер, картка платника податків, ідентифікаційний код, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера, копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера та інші формулювання. Загалом під час аналізу нарахували близько 270 різних варіантів назв одного й того самого документа.

І це лише один приклад. Коли ми проаналізували та згрупували всі документи, які фігурували в послугах у Гіді, отримали 9833 позиції. За попередньою оцінкою, після впорядкування, об'єднання дублів і різних варіантів назв реальних типів документів може залишитися близько 1500. Тобто значна частина цих 9833 позицій – не унікальні документи, а дублікати та різні способи назвати одну й ту саму сутність.

Схожа ситуація і з послугами. Одна й та сама або дуже схожа послуга може мати одну назву в Гіді державних послуг, іншу – на порталі "Дія", ще іншу – на сайті органу влади або в ЦНАПі. І масштаб проблеми підтверджують дані Мінцифри за результатами проведеного скринінгу послуг: в Україні нарахували близько 270 тисяч публічних послуг включно з державними і місцевими послугами з різними назвами, місцевими варіаціями та дублюваннями.

Для людини це створює дуже практичну проблему. Що саме від мене хочуть? Чи той це документ, який у мене вже є? Де його отримати? Але для цифровізації наслідки ще серйозніші. Якщо один і той самий документ у різних послугах називається по-різному, як ми можемо зрозуміти, що це одна сутність, і перевикористати її в іншій послузі? Тому спочатку все це треба привести до спільного знаменника.

Єдиний довідник документів має створити спільні правила для всіх послуг

Україна вже багато років цифровізує державні послуги, але єдиного стандарту для документів, які в них використовуються, досі не було. Щоб масштабувати цифровізацію й перевикористовувати вже створені рішення, потрібно домовитися про спільні правила.

Для цього під час модернізації Гіду державних послуг експерти eGA в межах проєкту Європейського Союзу DT4UA працюють над єдиним довідником документів. Це структурований перелік документів, які використовуються для отримання державних послуг, де кожен документ матиме єдину назву та опис.

Тобто замість того, щоб кожен орган влади щоразу сам вирішував, як назвати потрібний документ, він обиратиме його з довідника, а нові документи в довідник має додавати модератор від Мінцифри. Так поступово маємо перейти від сотень варіантів назв до принципу: один документ – одна сутність, однакова для всіх державних послуг. Важливу роль у цьому процесі відіграватиме Центр цифрових компетенцій. Його фахівці опрацьовуватимуть документи, забезпечуючи їх систематизацію та уніфікацію в довіднику.

Для людини це означає простішу взаємодію з державою. У Гіді можна буде побачити не лише єдину назву документа, а й його приклад і одразу зрозуміти, що саме потрібно для отримання послуги.

Але для цифровізації значення довідника ще більше. Уніфікація документів і даних спростить не лише отримання послуг, а й саму цифровізацію. Паспорт, РНОКПП потрібні не в одній послузі. Дані про бізнес, освіту, місце проживання та багато інших відомостей повторюються в різних послугах. Якщо під час цифровізації однієї послуги ми вже визначили, які дані стоять за певним документом, знайшли їхнє першоджерело і налаштували електронну взаємодію, навіщо робити цю роботу ще раз для наступної? Її можна перевикористати.

Цей принцип ми вже застосовували під час роботи над "е-Підприємцем": розібрали 16 послуг, визначили необхідні для них дані та згрупували їх у межах однієї комплексної послуги.

Наступний крок – масштабувати цей підхід. Ми маємо перейти від моделі "кожна послуга – окремий цифровий проєкт" до моделі конструктора (конвеєра послуг). Цифровізуючи одну послугу, держава створює компоненти, які потім може використовувати в десятках інших. Наприклад, якщо для нової послуги потрібно налаштувати десять взаємодій, а вісім із них уже створені для інших, залишається додати лише дві. І що більше послуг цифровізовано за таким принципом, то менше роботи потрібно для запуску наступних. Це змінює і швидкість, і вартість цифровізації.

Що в результаті отримають українці і держава?

Зрозуміліші послуги для людей

У документа буде одна назва та приклад, тож людині не доведеться здогадуватися, що саме від неї вимагають.

Зрозуміло, де і хто надає послугу

Наприклад, документи можна подати через ЦНАП, але рішення ухвалює інший орган. Гід з державних послуг показуватиме місце отримання послуги і її реального надавача.

Єдиний довідник документів

Держава отримує спільний перелік документів, яким користуватимуться різні органи та сервіси. Це прибирає дублювання і створює єдині правила для подальшої цифровізації.

Можливість управляти не окремими послугами, а цілим портфелем

Орган влади бачитиме всі свої послуги разом: які документи й дані в них повторюються, які цифрові взаємодії вже створені та що можна використати повторно. Тобто кожну нову послугу не потрібно розглядати як окремий проєкт з нуля.

Поступове формування довідника даних

Коли документи уніфіковані, можна визначити, з яких саме даних вони складаються і де ці дані зберігаються. Так держава отримує спільну структуру даних, яку можуть однаково розуміти різні системи.

Євроінтеграційний компонент

Ці зміни мають також важливе значення для цифрової євроінтеграції України. У Європейському Союзі вже існують спільні підходи до опису державних послуг та відомостей і підтверджень, необхідних для отримання послуги. Зокрема, ця логіка закладена в Single Digital Gateway – єдиний цифровий шлюз ЄС для доступу до інформації про державні послуги, та Core Public Service Vocabulary – спільний стандарт опису державних послуг, який допомагає уніфікувати інформацію про них та забезпечувати обмін даними між системами.

Для України це має дуже практичне значення. Ми рухаємося до ситуації, коли українські цифрові системи мають взаємодіяти з системами інших європейських країн. У перспективі певні відомості, які вже є в одній державі, мають використовуватися для отримання послуги в іншій, зокрема через європейську інфраструктуру Once-Only Technical System. Але для цього недостатньо просто технічно з'єднати дві системи. Вони мають однаково розуміти, що саме передають одна одній. 

Тому, створюючи українські довідники документів і даних, важливо одразу співвідносити їх із європейськими підходами. Так ми одночасно наводимо лад усередині країни й створюємо основу для майбутньої транскордонної взаємодії.