Держава взяла курс на цифровізацію, і малий та середній бізнес, як одна з найважливіших ланок національної економіки, також поступово підхоплює цей важливий тренд. Про переваги, які отримає від електронного документообігу ваша компанія, і способи його запровадження – далі в матеріалі.
Читайте також Бізнес у стилі eco, або Несподівані переваги диджиталізації
Які вигоди забезпечує бізнесу електронний документообіг
Документи, які щодня стосами мандрують із кабінету в кабінет, із поверху на поверх для погодження та затвердження, – погодьтеся, це щонайменше незручно. Тож сьогодні в Україні всі можливі державні послуги для громадян переводяться в онлайн, а приватні підприємства не просто запроваджують ЕДО, а комплексно автоматизують внутрішні та зовнішні комунікаційні процеси.
Переваги цифрових документів – очевидні й незаперечні. Це:
- Економія часу. Керівники та власники бізнесу більше не мусять поспіхом їхати в інший кінець міста чи країни, щоб підписати документ чи обмінятися з контрагентами важливими даними.
- Зменшення витрат. Жодних витрат на папір, техніку для друку та логістику.
- Підвищення продуктивності. Миттєве підписання електронних документів – без завалів із паперами, тривалих перемовин із контрагентами та офлайн-зустрічей.
- Дистанційність. Ефективна робота компанії незалежно від того, скільки сотень кілометрів розділяє її працівників.
Ведення паперового документообігу невигідне компаніям / Фото Unsplash
Перехід на електронний документообіг потребує часу та інвестицій, однак він того вартий! Один із наших клієнтів підрахував, що лише на папір його компанія витрачала близько 15 мільйонів гривень на рік. Вартість одного паперового документа зі звичайною поштовою пересилкою коштує щонайменше 12 гривень, тоді як в електронному варіанті це більш ніж у 10 разів дешевше,
– констатує Олександр Вернигора, СЕО компанії Intecracy Deals – розробника рішень ЕДО.
Які документи слід найперше перевести в цифровий формат
Цифровізація документообігу має розпочатися з розуміння того, що саме ви хочете змінити в компанії:
- Оптимізувати витрати на папір та друк? – Визначте, на які типи документів йде найбільше паперу, і переведіть їх в електронний формат.
- Автоматизувати роботу працівників? – Цифровізуйте фінансові акти та бухгалтерські звіти, розпорядження для менеджерів, перейдіть на електронні рахунки.
- Пришвидшити взаємодію з контрагентами та партнерами? – Запропонуйте їм перейти на електронні угоди.
Підготовка до запровадження ЕДО
Перш ніж запустити електронний документообіг, компанія має затвердити інструкцію щодо завірення документів електронним підписом та порядок його використання. Право цифрового підписання документів на підприємстві зазвичай отримують:
- бухгалтери;
- директори;
- керівники відділів;
- юристи.
У великих компаніях повноваження підписувати типові угоди надають і рядовим працівникам. Однак перед цим треба чітко визначити типи електронних документів, які вони зможуть підписувати.
Ставлення працівників
Персонал підприємств охоче переходить на цифровий формат роботи, адже це економить і його час та ресурси. Щоб перевести всю документацію в електронний формат, вам знадобиться всього кілька днів, у тому числі на практику для працівників.
Підписувати документи онлайн можна у будь-якому місці / Фото Unsplash
Спеціалісти Київстар подбають про їх навчання: продемонструють функціонал Star.Docs, пояснять юридичні нюанси, навчать керівників відділів делегувати повноваження на підпис документів тощо.
Що робити з паперовими архівами
Накопичені компанією документи слід зберігати впродовж установленого Міністерством юстиції терміну, зокрема:
- Річна фінансова звітність та картки обліку цінних паперів зберігаються до моменту ліквідації організації.
- Довідки про дотримання санітарного законодавства та протоколи атестації з техніки безпеки – п'ять років.
До теми Електронний документообіг: 4 міфи, які гальмують бізнес
Надійність та безпека електронних документів
Перейматись за підробку електронної документації немає жодних підстав! Дійсними є лише документи, завірені кваліфікованим електронним підписом, який можна перевірити на сайті Міністерства цифрової трансформації.
Разом із тим важливо зберігати електронні документи не в єдиному екземплярі. Копіювати їх можна за допомогою хмарної платформи Microsoft Azure з Київстар. Цей сервіс дає змогу створювати резервні копії даних і за потреби миттєво відновлювати втрачені файли.
Зовнішні комунікації
Щоб ваші партнери чи контрагенти могли долучитися до ефективної та швидкої взаємодії з вами за допомогою електронного документообігу, їм потрібно зареєструватися на платформі Star.Docs.
Спершу сторони мають підтвердити, що готові обмінюватися документами, щоб далі без жодних перешкод створювати, підписувати й надсилати одна одній файли. Після реєстрації, що займе всього кілька хвилин, ваші партнери отримуватимуть миттєві сповіщення про нові документи.
Компанії та ФОПи просто авторизуються в системі зовнішнього документообігу та підписують потрібну угоду. Star.Docs надійно зберігатиме документ, і його можна буде швидко знайти навіть через рік,
– пояснює Олександр Вернигора.
Скільки часу знадобиться, щоб перейти на ЕДО
На повне оцифрування документообігу в компаній іде в середньому один рік. Звісно, тривалість переходу залежить, насамперед, від обсягу завдань та масштабу бізнесу.
Дрібні підприємці зроблять це дуже швидко – їм достатньо зареєструватись у системі й разово підписати необхідні документи. Середній та великий бізнес може розпочати з перенесення базових процесів в електронний формат, а згодом ЕДО розвиватиметься разом із компанією.
Юридична сила цифрових документів
Паперові та електронні документи мають рівноцінну юридичну силу. В Україні це закріплено законодавчо ще з 2003 року, передусім законом "Про електронні документи та електронний документообіг". Згідно з ним, юридичну силу електронного документа не можна заперечити лише на тій підставі, що він має цифрову форму.
Хто переходить на електронний документообіг
У державному секторі електронний документообіг існує вже близько 20 років. Сьогодні в багатьох сферах він є обов'язковим, адже для держпідприємств важливо не марнувати, зокрема на папір чи друк, кошти платників податків.
У приватному секторі першими підхопили тенденцію великі компанії, адже їм було найлегше оцінити вигоду від цифровізації процесів. На другому місці в цьому сегменті – середній бізнес.
Бізнес розуміє переваги та переходить на електронний документообіг / Фото Unsplash
За моїми оцінками, лише 10% українських компаній повністю перейшли на електронний документообіг. Інші використовують його ситуативно або ж лише придивляються до таких можливостей. Проте ринок активно розвивається, тож років через три ЕДО стане звичною для бізнесу технологією,
– вважає Олександр Вернигора.
Недоліки електронного документообігу
Єдиним недоліком цифрової форми документообігу сьогодні є неможливість обміну електронними документами з партнерами, що використовують відмінну від вашої систему ЕДО.
Утім, Спілка українських підприємців разом із Міністерством цифрової трансформації обіцяють невдовзі розв'язати цю проблему. Уряд розробляє єдиний стандарт для електронних документів, із запровадженням якого стане можлива взаємодія різних сервісів ЕДО.
Єдиний формат ASIC, який планує запровадити Кабінет Міністрів, відповідатиме всім європейським стандартам обміну даними. Спершу він запрацює для державних органів, а згодом і для бізнесу. Це стане важливим кроком до гармонізації електронного документообігу, а також відкриє вікно можливостей для вільної роботи із закордонними партнерами,
– наголошує Олександр Вернигора.
До слова, роумінг електронних документів може з'явитись в Україні вже 2022 року. Тож не гайте часу – оптимізуйте внутрішні та зовнішні процеси обміну документацією вже сьогодні разом із сервісом Star.Docs від Київстар!