Бумаги прочь: зачем бизнесу электронный документооборот

Государство взяло курс на цифровизацию, и малый и средний бизнес, как одно из важнейших звеньев национальной экономики, также постепенно подхватывает этот важный тренд. О преимуществах, которые получит от электронного документооборота ваша компания, и способах его введения – далее в материале.

Читайте также Бизнес в стиле Eco, или Неожиданные преимущества диджитализации

Какие выгоды обеспечивает бизнесу электронный документооборот

Документы, которые ежедневно кипами путешествуют из кабинета в кабинет, с этажа на этаж для согласования и утверждения, – согласитесь, это по меньшей мере неудобно. Поэтому сегодня в Украине все возможные государственные услуги для граждан переводятся в онлайн, а частные предприятия не просто вводят ЭДО, а комплексно автоматизируют внутренние и внешние коммуникационные процессы.

Преимущества цифровых документов – очевидные и неоспоримые. Это:

• Экономия времени. Руководители и владельцы бизнеса больше не должны поспешно ехать в другой конец города или страны, чтобы подписать документ или обменяться с контрагентами важными данными.
• Уменьшение затрат. Никаких расходов на бумагу, технику для печати и логистику.
• Повышение производительности. Мгновенное подписание электронных документов – без завалов с бумагами, длительных переговоров с контрагентами и офлайн-встреч.
• Дистанцированность. Эффективная работа компании независимо от того, сколько сотен километров разделяет ее работников.

Переход на электронный документооборот требует времени и инвестиций, однако он того стоит! Один из наших клиентов подсчитал, что только на бумагу его компания тратила около 15 миллионов гривен в год. Стоимость одного бумажного документа с обычной почтовой пересылкой стоит не менее 12 гривен, тогда как в электронном варианте это более чем в 10 раз дешевле– констатирует Александр Вернигора, СЕО компании Intecracy Deals – разработчика решений ЭДО.

Какие документы следует прежде всего перевести в цифровой формат

Цифровизация документооборота должна начаться с понимания того, что именно вы хотите изменить в компании:

• Оптимизировать расходы на бумагу и печать? – Определите, на какие типы документов уходит больше бумаги, и переведите их в электронный формат.
• Автоматизировать работу сотрудников? – Цифровизуйте финансовые акты и бухгалтерские отчеты, распоряжения для менеджеров, перейдите на электронные счета.
• Ускорить взаимодействие с контрагентами и партнерами? – Предложите им перейти на электронные сделки.

Подготовка к внедрению ЭДО

Прежде чем запустить электронный документооборот, компания должна утвердить инструкцию по заверению документов электронной подписью и порядок его использования. Право цифрового подписания документов на предприятии обычно получают:

• бухгалтеры;
• директора;
• руководители отделов;
• юристы.

В крупных компаниях полномочия подписывать типовые соглашения предоставляют и рядовым работникам. Однако перед этим надо четко определить типы электронных документов, какие они смогут подписывать.

Отношение работников

Персонал предприятий охотно переходит на цифровой формат работы, ведь это экономит и его время, и ресурсы. Чтобы перевести всю документацию в электронный формат, вам понадобится всего несколько дней, в том числе на практику для работников.

Специалисты Киевстар позаботятся об их обучении: продемонстрируют функционал Star.Docs, объяснят юридические нюансы, научат руководителей отделов делегировать полномочия на подпись документов и тому подобное.

Что делать с бумажными архивами

Накопленные компанией документы следует хранить в течение установленного Министерством юстиции срока, в частности:

• Годовая финансовая отчетность и карточки учета ценных бумаг хранятся до момента ликвидации организации.
• Справки о соблюдении санитарного законодательства и протоколы аттестации по технике безопасности – пять лет.

К теме Электронный документооборот: 4 мифы, которые тормозят бизнес

Надежность и безопасность электронных документов

Переживать за подделку электронной документации нет никаких оснований! Действительными являются только документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, которую можно проверить на сайте Министерства цифровой трансформации.

Вместе с тем важно сохранять электронные документы не в единственном экземпляре. Копировать их можно с помощью облачной платформы Microsoft Azure с Киевстар. Этот сервис позволяет создавать резервные копии данных и при необходимости мгновенно восстанавливать утерянные файлы.

Внешние коммуникации

Чтобы ваши партнеры или контрагенты могли приобщиться к эффективному и быстрому взаимодействию с вами с помощью электронного документооборота, им нужно зарегистрироваться на платформе Star.Docs.

Сначала стороны должны подтвердить, что готовы обмениваться документами, чтобы дальше без помех создавать, подписывать и отправлять друг другу файлы. После регистрации, которая займет всего несколько минут, ваши партнеры будут получать мгновенные оповещения о новых документах.

Компании и ФОПы просто авторизуются в системе внешнего документооборота и подписывают нужную сделку. Star.Docs надежно сохранять документ, и его можно будет быстро найти даже через год– объясняет Александр Вернигора.

Сколько времени понадобится, чтобы перейти на ЭДО

На полную оцифровку документооборота в компании идет в среднем один год. Конечно, продолжительность перехода зависит прежде всего от объема задач и масштаба бизнеса.

Мелкие предприниматели сделают это очень быстро – им достаточно зарегистрироваться в системе и разово подписать необходимые документы. Средний и крупный бизнес может начать с переноса базовых процессов в электронный формат, а затем ЭДО будет развиваться вместе с компанией.

Юридическая сила цифровых документов

Бумажные и электронные документы имеют равноценную юридическую силу. В Украине это закреплено законодательно еще с 2003 года, прежде всего законом "Об электронных документах и ​​электронном документообороте". Согласно ему, юридическую силу электронного документа нельзя отрицать лишь на том основании, что он имеет цифровую форму.

Кто переходит на электронный документооборот

В государственном секторе электронный документооборот существует уже около 20 лет. Сегодня во многих сферах он является обязательным, ведь для госпредприятий важно не терять, в частности на бумагу или печать, средства налогоплательщиков.

В частном секторе первыми подхватили тенденцию крупные компании, ведь им было легче оценить выгоду от цифровизации процессов. На втором месте в этом сегменте – средний бизнес.

По моим оценкам, лишь 10% украинских компаний полностью перешли на электронный документооборот. Другие используют его ситуативно или только присматриваются к таким возможностям. Однако рынок активно развивается, поэтому лет через три ЭДО станет привычной для бизнеса технологией– считает Александр Вернигора.

Недостатки электронного документооборота

Единственным недостатком цифровой формы документооборота сегодня является невозможность обмена электронными документами с партнерами, которые используют отличную от вашей систему ЭДО.

Впрочем, Союз украинских предпринимателей совместно с Министерством цифровой трансформации обещают вскоре решить эту проблему. Правительство разрабатывает единый стандарт для электронных документов, с введением которого станет возможно взаимодействие различных сервисов ЭДО.

Единственный формат ASIC, который планирует ввести Кабинет Министров, будет отвечать всем европейским стандартам обмена данными. Сначала он заработает для государственных органов, а впоследствии и для бизнеса. Это станет важным шагом к гармонизации электронного документооборота, а также откроет окно возможностей для свободной работы с зарубежными партнерами– отмечает Александр Вернигора.

К слову, роуминг электронных документов может появиться в Украине уже в 2022 году. Поэтому не теряйте времени – оптимизируйте внутренние и внешние процессы обмена документацией уже сегодня вместе с сервисом Star.Docs от Киевстар!