Государство взяло курс на цифровизацию, и малый и средний бизнес, как одно из важнейших звеньев национальной экономики, также постепенно подхватывает этот важный тренд. О преимуществах, которые получит от электронного документооборота ваша компания, и способах его введения – далее в материале.
Читайте также Бизнес в стиле Eco, или Неожиданные преимущества диджитализации
Какие выгоды обеспечивает бизнесу электронный документооборот
Документы, которые ежедневно кипами путешествуют из кабинета в кабинет, с этажа на этаж для согласования и утверждения, – согласитесь, это по меньшей мере неудобно. Поэтому сегодня в Украине все возможные государственные услуги для граждан переводятся в онлайн, а частные предприятия не просто вводят ЭДО, а комплексно автоматизируют внутренние и внешние коммуникационные процессы.
Преимущества цифровых документов – очевидные и неоспоримые. Это:
- Экономия времени. Руководители и владельцы бизнеса больше не должны поспешно ехать в другой конец города или страны, чтобы подписать документ или обменяться с контрагентами важными данными.
- Уменьшение затрат. Никаких расходов на бумагу, технику для печати и логистику.
- Повышение производительности. Мгновенное подписание электронных документов – без завалов с бумагами, длительных переговоров с контрагентами и офлайн-встреч.
- Дистанцированность. Эффективная работа компании независимо от того, сколько сотен километров разделяет ее работников.
Ведение бумажного документооборота невыгодно компаниям / Фото Unsplash
Переход на электронный документооборот требует времени и инвестиций, однако он того стоит! Один из наших клиентов подсчитал, что только на бумагу его компания тратила около 15 миллионов гривен в год. Стоимость одного бумажного документа с обычной почтовой пересылкой стоит не менее 12 гривен, тогда как в электронном варианте это более чем в 10 раз дешевле,
– констатирует Александр Вернигора, СЕО компании Intecracy Deals – разработчика решений ЭДО.
Какие документы следует прежде всего перевести в цифровой формат
Цифровизация документооборота должна начаться с понимания того, что именно вы хотите изменить в компании:
- Оптимизировать расходы на бумагу и печать? – Определите, на какие типы документов уходит больше бумаги, и переведите их в электронный формат.
- Автоматизировать работу сотрудников? – Цифровизуйте финансовые акты и бухгалтерские отчеты, распоряжения для менеджеров, перейдите на электронные счета.
- Ускорить взаимодействие с контрагентами и партнерами? – Предложите им перейти на электронные сделки.
Подготовка к внедрению ЭДО
Прежде чем запустить электронный документооборот, компания должна утвердить инструкцию по заверению документов электронной подписью и порядок его использования. Право цифрового подписания документов на предприятии обычно получают:
- бухгалтеры;
- директора;
- руководители отделов;
- юристы.
В крупных компаниях полномочия подписывать типовые соглашения предоставляют и рядовым работникам. Однако перед этим надо четко определить типы электронных документов, какие они смогут подписывать.
Отношение работников
Персонал предприятий охотно переходит на цифровой формат работы, ведь это экономит и его время, и ресурсы. Чтобы перевести всю документацию в электронный формат, вам понадобится всего несколько дней, в том числе на практику для работников.
Подписывать документы онлайн можно в любом месте / Фото Unsplash
Специалисты Киевстар позаботятся об их обучении: продемонстрируют функционал Star.Docs, объяснят юридические нюансы, научат руководителей отделов делегировать полномочия на подпись документов и тому подобное.
Что делать с бумажными архивами
Накопленные компанией документы следует хранить в течение установленного Министерством юстиции срока, в частности:
- Годовая финансовая отчетность и карточки учета ценных бумаг хранятся до момента ликвидации организации.
- Справки о соблюдении санитарного законодательства и протоколы аттестации по технике безопасности – пять лет.
К теме Электронный документооборот: 4 мифы, которые тормозят бизнес
Надежность и безопасность электронных документов
Переживать за подделку электронной документации нет никаких оснований! Действительными являются только документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, которую можно проверить на сайте Министерства цифровой трансформации.
Вместе с тем важно сохранять электронные документы не в единственном экземпляре. Копировать их можно с помощью облачной платформы Microsoft Azure с Киевстар. Этот сервис позволяет создавать резервные копии данных и при необходимости мгновенно восстанавливать утерянные файлы.
Внешние коммуникации
Чтобы ваши партнеры или контрагенты могли приобщиться к эффективному и быстрому взаимодействию с вами с помощью электронного документооборота, им нужно зарегистрироваться на платформе Star.Docs.
Сначала стороны должны подтвердить, что готовы обмениваться документами, чтобы дальше без помех создавать, подписывать и отправлять друг другу файлы. После регистрации, которая займет всего несколько минут, ваши партнеры будут получать мгновенные оповещения о новых документах.
Компании и ФОПы просто авторизуются в системе внешнего документооборота и подписывают нужную сделку. Star.Docs надежно сохранять документ, и его можно будет быстро найти даже через год,
– объясняет Александр Вернигора.
Сколько времени понадобится, чтобы перейти на ЭДО
На полную оцифровку документооборота в компании идет в среднем один год. Конечно, продолжительность перехода зависит прежде всего от объема задач и масштаба бизнеса.
Мелкие предприниматели сделают это очень быстро – им достаточно зарегистрироваться в системе и разово подписать необходимые документы. Средний и крупный бизнес может начать с переноса базовых процессов в электронный формат, а затем ЭДО будет развиваться вместе с компанией.
Юридическая сила цифровых документов
Бумажные и электронные документы имеют равноценную юридическую силу. В Украине это закреплено законодательно еще с 2003 года, прежде всего законом "Об электронных документах и электронном документообороте". Согласно ему, юридическую силу электронного документа нельзя отрицать лишь на том основании, что он имеет цифровую форму.
Кто переходит на электронный документооборот
В государственном секторе электронный документооборот существует уже около 20 лет. Сегодня во многих сферах он является обязательным, ведь для госпредприятий важно не терять, в частности на бумагу или печать, средства налогоплательщиков.
В частном секторе первыми подхватили тенденцию крупные компании, ведь им было легче оценить выгоду от цифровизации процессов. На втором месте в этом сегменте – средний бизнес.
Бизнес понимает преимущества и переходит на электронный документооборот / Фото Unsplash
По моим оценкам, лишь 10% украинских компаний полностью перешли на электронный документооборот. Другие используют его ситуативно или только присматриваются к таким возможностям. Однако рынок активно развивается, поэтому лет через три ЭДО станет привычной для бизнеса технологией,
– считает Александр Вернигора.
Недостатки электронного документооборота
Единственным недостатком цифровой формы документооборота сегодня является невозможность обмена электронными документами с партнерами, которые используют отличную от вашей систему ЭДО.
Впрочем, Союз украинских предпринимателей совместно с Министерством цифровой трансформации обещают вскоре решить эту проблему. Правительство разрабатывает единый стандарт для электронных документов, с введением которого станет возможно взаимодействие различных сервисов ЭДО.
Единственный формат ASIC, который планирует ввести Кабинет Министров, будет отвечать всем европейским стандартам обмена данными. Сначала он заработает для государственных органов, а впоследствии и для бизнеса. Это станет важным шагом к гармонизации электронного документооборота, а также откроет окно возможностей для свободной работы с зарубежными партнерами,
– отмечает Александр Вернигора.
К слову, роуминг электронных документов может появиться в Украине уже в 2022 году. Поэтому не теряйте времени – оптимизируйте внутренние и внешние процессы обмена документацией уже сегодня вместе с сервисом Star.Docs от Киевстар!