Паперові трудові книжки зникнуть: що буде замість них та які є ризики

Верховна Рада вже прийняла в першому читанні законопроєкт №3623, який запровадить в Україні електронні трудові книжки, а від паперових поступово будуть відмовлятися. Про те, наскільки це вдала ідея та які є ризики, читайте у матеріалі 24 каналу.

Читайте також Електронні трудові книжки дедалі ближче: Рада зробила перший крок

Що зміниться

Про те, щоб замінити паперові трудові книжки електронними говорять вже досить давно, але тільки зараз справа дійшла до законодавчих змін. Законопроєкт передбачає, що весь облік трудової діяльності буде вестись в електронному форматі, якщо ж працівник захоче, щоб ці відомості також були в його паперовій трудовій книжці, відділи кадрів зможуть вносити туди потрібні записи.

Ще одно нововведення — автоматичне нарахування пенсій. Завдяки тому, що облік трудової діяльності буде в електронній формі, українцям нараховуватимуть пенсії за віком автоматично.

Планується, що повністю до нової моделі Україна перейде з 2025 року. До того часу паралельно будуть використовувати як паперові трудові книжки, так і електронні.

Чи потрібно переходити до електронних трудових

Необхідність змін обліку трудових відносин назріла вже досить давно, особливо, враховуючи те, що інші країни максимально намагаються перевести все в електронну площину. Наприклад, в Великобританії, США та країнах Європейського Союзу давно діє цифровий облік трудової діяльності.

Олег Тітамир, президент ГО "Українська організація захисту споживачів послуг", каже, що повністю підтримує такі зміни, адже паперові трудові книжки виглядають як незручний бюрократичній атавізм.

Їхнє заповнення і зберігання потребує додаткового часу і захищених місць зберігання. Якщо документ псується, то його відновлення для українців – це сім кіл чиновницького пекла. Адже потрібно об’їздити всі підприємства, де людина працювала. Якщо ж деякі з них закрилися, то необхідно шукати свої трудові дані в архівах, — говорить Тітамир.

Цікаве по темі: Скільки Google платять своїм працівникам: посади та зарплатии

Які плюси

Як автори законопроєкту, так і експерти впевнені, що перехід до цифрових трудових книжок — правильний крок, який має багато переваг. Владислав Волинець, керуючий партнер INPRAXI LAW, каже, що головна мета такого нововведення — надання нового рівня сервісу при нарахуванні пенсії. Тобто, маючи доступ до реєстру застрахованих осіб через особистий електронний кабінет, пенсіонер отримує повну інформацію про трудову діяльність, стаж, а також сплачені внески. Він може в електронному вигляді, без черг і трати власного часу, подати документи, яких не вистачає. А вже нарахування пенсії відбуватиметься автоматично.

"Серед очевидних переваг: заощадження часу як пенсіонерів, так і працівників органів Пенсійного фонду. Для бізнесу – це заощадження ресурсу на адміністрування трудових книжок. Зменшення кількості пенсійних суперечок, переважна кількість яких виникає внаслідок неповноти інформації про трудову діяльність працівників і їх страховий стаж через поширену тіньову зайнятість", — каже Волинець.

Електронні трудові книжки допоможуть зменшити бюрократичну тяганину / Фото Pixabay

Вікторія Ковальчук, партнер юридичної компанії ESQUIRES, зауважила, що великий плюс таких змін у відсутності складнощів, пов'язаних з поверненням трудової книжки при звільненні, як для працівника, так і для роботодавця. Всі дані будуть знаходитися в електронному доступі — працівникові залишиться лише перевірити чи внесені зміни саме туди.

Роботодавець, в свою чергу, не повинен намагатися повернути трудову книжку недобросовісному колишньому співробітникові, який такого повернення уникає. Таким чином у екс-працівника не вийде штучно продовжити собі процесуальні строки для звернення до суду, адже день отримання трудової книжки буде вважатися днем ​​звільнення, — пояснює Ковальчук.

До того ж, працівник за бажанням зможе залишити свою трудову книжку, яка дублюватиме електронну. Він може просити роботодавця, аби той вносив дані до електронного реєстру, паралельно роблячи записи і штампи в паперовому документі. Олег Тітамир додає, що це суттєво буде економити час працівників та роботодавців.

Під час оформлення на роботу людина зможе не подавати трудову книжку – досить паспорта, ІПН та інших документів. Звісно, плюси отримають і роботодавці та їхні ейчар-відділи – не потрібно буде займатися паперовою тяганиною, забезпечувати надійне зберігання трудових книжок як вкрай важливих документів тощо.

Експерти впевнені, що стане менше позовів до суду через проблеми зі звільненням ч прийняттям на роботу, адже система повинна стати більш прозорою. Зореслава Кудиба, член Асоціації правників України, зазначає, що працівник зможе самостійно проконтролювати вміст своєї електронної книги за допомогою ЕЦП (так званого електронного ключа). А в випадку виявлення неточних записів звернутись до роботодавця з вимогою виправлення таких неточностей.

"Загалом, перехід на електронні трудові книжки потребуватиме певного часу. Вказаний законопроект містить лише загальні напрями таких нововведень, адже після його прийняття треба ухвалити порядок внесення таких змін, виправлення помилок тощо. І, на мою думку, саме від такого підзаконного акту залежатиме швидкість впровадження цієї реформи", — каже Кудиба.

Які ризики несуть електронні трудові книжки

Але у такої ініціативи є й ряд мінусів, які варто враховувати. Один із ризикових моментів — невідповідність інформації у паперовому варіанті та електронному. Андрій Шульгін, юрист адвокатського об’єднання Kachura Lawyers, зазначив, що далі через це можуть виникнути проблеми із неправомірною зміною інформації третіми особами у базі даних або неправомірне поширення конфіденційної інформації.

Також слід враховувати, що уповноважена особа роботодавця, яка буде безпосередньо буде вносити інформацію до бази даних може умисно чи помилково внести невірні дані. Отже, всі ці можливі проблеми тягнуть за собою купу судових рішень та процесів, — пояснює Шульгін.

Українці не впевнені, що їхні дані будуть у безпечі в електронній формі / Фото Pixabay

Ще один нюанс полягає в тому, що назви компанії підтягується до бази Пенсійного фонду за кодом ЄДРПОУ. Тобто, якщо назва компанії зміниться, то у історії роботи виникне плутанина. Наприклад, якщо людина працювала будівельником і компанія називалася "будівельник 1", а потім змінила профіль і стала "автомийкою 1", то у пенсійному кабінеті це буде виглядати досить дивно та заплутано.

Олег Тітамир додає, що важливо розібратися з даними про трудовий стаж до липня 2000 року, адже ця інформація не зафіксована в електронному реєстрі Пенсійного фонду, вона вписана лише в паперові трудові книжки. Також експерта цікавить, наскільки надійно будуть убезпечені персональні дані українців, адже є багато історій про зливи конфіденційних даних.

"Звісно, не обходиться тут і без ймовірних корупційних ризиків щодо внесення чиновниками, чи представниками роботодавця в електронні трудові книжки працівників кількох додаткових років робочого стажу за корупційну "мзду", — підсумовує експерт.