Які документи потрібні для авансового звіту?
Офіційно цей документ називається "Звіт про використання коштів або електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт", пише Medoc.
Дивіться також Скільки насправді коштує відкрити ФОП в Україні у 2026 році: які є нюанси
Такий звіт подається до бухгалтерії разом із документами, які підтверджують витрати. Це можуть бути:
квитки на транспорт;
чеки та рахунки за проживання чи харчування;
квитанції за послуги;
рахунки-фактури;
інші документи про витрати.
У разі втрати оригіналу можна подати завірену копію. Але без жодних підтверджувальних документів бухгалтерія не прийме звіт, а працівникові загрожують дисциплінарні санкції від роботодавця.
Зауважте! Якщо працівник під час поїздки нічого не купував і не отримував авансу, наприклад, всі витрати покрив роботодавець напряму, складати авансовий звіт не потрібно. Обов’язок подавати авансовий звіт виникає, якщо працівник отримав кошти під звіт або на відрядження.
Коли подавати авансовий звіт?
Законодавство встановлює терміни подання авансового звіту. Згідно з Податковим кодексом України, при використанні платіжної картки працівник має подати авансовий звіт до завершення місяця, що настає після місяця відрядження або виконання доручення, пише 7eminar.
Окремі терміни діють для готівки:
- 10 робочих днів – за закупівлю сільськогосподарської продукції;
- 30 робочих днів – за закупівлю брухту чорних та кольорових металів;
- 2 робочих дні – за всі інші виробничі чи господарські потреби.
Проте якщо під час закордонного відрядження банк списав кошти з картки пізніше дати повернення працівника, термін подачі авансового звіту автоматично продовжується.
Водночас якщо аванс перераховують на платіжну картку, термін звітування визначає саме підприємство у внутрішніх документах. Мова йде як про особисту карту працівника, так і про корпоративну.
Водночас цей термін не може перевищувати граничні строки, встановлені Податковим кодексом.
Важливо! Експерти наголошують, що помилки в авансовому звіті або відсутність підтверджувальних документів можуть принести штрафи для підприємства. Саме тому фахівці радять уважно перевіряти всі документи перед поданням звіту до бухгалтерії.
Хто може їхати у відрядження під час війни?
Згідно із законодавством, українці, які мають бронювання від мобілізації, можуть виїжджати за кордон у службові відрядження. Юристи пояснюють, що для такого виїзду не обов’язково мати висновок військово-лікарської комісії (ВЛК), оскільки він не входить до переліку необхідних умов.
Водночас заброньований працівник повинен мати при собі документи, які підтверджують мету поїздки. Йдеться про підтвердження службового відрядження, довідку або посвідчення з місця роботи, військово-обліковий документ в електронній формі з відміткою про бронювання, внесеною до системи "Оберіг" Міністерства оборони, а також закордонний паспорт.
Крім того, працівники критично важливих підприємств, які мають бронювання, можуть виїжджати за кордон не лише у службових справах, а й під час відпустки. Однак у такому випадку також діють окремі правила та обмеження, які варто враховувати перед плануванням поїздки.