Некоторые предприниматели даже не догадываются, насколько дорогой бумажный документооборот. Казалось бы, один лист – это копейки. Однако, как показало исследование Gartner (США), использование бумаги в офисе обходится компании в 13–31 раз дороже, чем сама бумага. Из-за ряда сопутствующих расходов – логистика, канцелярия, рабочее время сотрудников. В итоге за один бумажный документ бизнес платит более 10 гривен.

Интересно Резервное копирование и восстановление: как уберечься от потери данных

Избавиться от этих расходов легко: ввести в компании электронный документооборот. В этом материале разбираемся, как это сделать.

Почему бизнесы переходят на ЭДО

Постепенно все больше компаний переходит на электронный документооборот. Из года в год их количество растет на 5–7%. Чаще бизнесы переводят в электронный вид финансовую и налоговую отчетность.

Виталий Иванюк

Руководитель проектов и программ Киевстар

Это неудивительно, ведь еще в 2015 году государство дало бизнесу импульс, что вся налоговая и финансовая отчетность представляется в электронном виде.

А вот относительно договорных документов такого толчка еще нет, поэтому не все бизнесы пока готовы вводить внешний документооборот.

Вот несколько цифр от Виталия Иванюка:

  • Около 57% клиентов Киевстар готовы сотрудничать с электронным документооборотом.
  • Почти 30% уже ввели внутренний юридически значимый документооборот в собственных компаниях.
  • Около 20% клиентов пока не видят нужды в использовании электронного документооборота в бизнесе.

Преимущества ЭДО можно почувствовать практически сразу:

  • Скорость: уменьшается время согласования и подписания контрактов;
  • Экономия: сокращаются расходы на сопровождение, формирование, хранение и логистику документов;
  • Повышение эффективности работы сотрудников.

В Киевстаре поделились собственным опытом. Благодаря переходу на электронный документооборот удалось сократить время и затраты не только внутри компании, но и клиентов. При этом оператор не навязывает клиентам переход на ЭДО, если те не готовы к нему и продолжают вести бумажную документацию.

Почему компании боятся вводить ЭДО

1. Из-за недостаточной прозрачности законодательства

Украинские компании уже давно могут диджитализировать свой документооборот, ведь обязательное наличие мокрой печати законодательно отменили. Правда, законодательство все же остается недостаточно прозрачным, и государство постепенно решает эту проблему, отмечает Виталий Иванюк.

Например, ранее в Киевстаре сталкивались с проблемой, связанной с датой подписания акта предоставленных услуг. Акт формируется последним числом месяца, а контрагент может подписать его на следующий день, то есть уже в следующем месяце, что неправильно. Однако в Налоговый кодекс уже внесли разъяснение, которое делает этот процесс понятным и облегчает сотрудничество.

2. Из-за сопротивления контрагентов

Между разными системами документооборота пока нет единого роуминга, то есть корректного обмена документами. Поэтому каждая компания использует свою систему, а внедрение и использование какой-либо другой может приводить к тому, что бизнесу необходимо:

  • установить и купить новую систему,

  • научить персонал пользоваться ею,

  • обеспечить хранение документов (в каждой системе они хранятся по-своему, ведь их нужно экспортировать и хранить в собственном хранилище документов).

3. Из-за стоимости и трудоемкости процесса

На самом деле, не все так сложно, как может показаться. Быстро и недорого помогают перевести документооборот в электронный формат специальные онлайн-сервисы. Организовать процесс и начать обмениваться с контрагентами документами можно через несколько дней: купить систему, предоставить доступ подписантам-пользователям и приглашать подписывать документы. Так работает, например, система Star.Docs.

Важно не только внедрить электронный документооборот, но и научить сотрудников работать с ним. Для этого можно провести адресные вебинары, разработать текстовые и видеоинструкции. Работники, уже пробовавшие работать с ЭДО, отмечают, что их работа облегчается, ускоряется и становится более упорядоченной.

Как подготовиться к внедрению

Руководитель проектов и программ Киевстар Виталий Иванюк рассказывает, что в компании используют проектный подход, для чего формируется соответствующая группа. Далее в каждое бизнес-подразделение назначают ответственного за перевод документов этого подразделения в электронный вид. Этому этапу нужно уделить особое внимание, ведь от заинтересованности ответственного лица и его знаний бизнес-процесса будет зависеть результат.

После того, как уже сформирована проектная команда и выделены ответственные лица, каждое бизнес-подразделение проводит аудит собственных документов. Изучается сама форма документа на предмет соблюдения законодательства.

Чтобы определить приоритеты перевода документов в электронный вид, нужно подсчитать, каких больше всего. К примеру, в подразделении B2B Киевстар преобладают счета и акты. Поэтому их перевели в электронный формат первыми – еще в 2017 году. Это позволило улучшить финансовые результаты компании.

Также важно сформировать карту бизнес-процессов. А именно – найти ответы на эти вопросы:

  • как сейчас формируется бумажный документ;
  • как он проходит этапы согласования, подписания в бизнес-функциях, возможно, есть кроссфункциональное взаимодействие;
  • как он затем передается на архивное хранение;
  • как вы поддерживаете два бизнес-процесса.

С электронными документами компания может ускорить и облегчить кроссфункциональное взаимодействие, особенно при согласовании документа. Так вырисовывается карта бизнес-процесса с учетом двух видов этого документа: бумажного и электронного.

Киевстар начал переход на электронный документооборот около трех лет назад – с использования собственного онлайн-сервиса внешнего документооборота Star.Docs. Он позволяет быстро, просто и удобно организовать процесс.

Как начать работу со Star.Docs?

  1. Зарегистрируйтесь по реквизитам или КЭП.
  2. Создайте или загрузите документ для подписи.
  3. Отправьте файл партнеру.

В случае необходимости, специалисты Киевстар помогут настроить все процессы, связанные с внедрением ЭДО в вашей компании.

Краткое руководство: как перейти на электронный документооборот

  • Назначьте ответственного за процесс.
  • Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в любом аккредитованном центре сертификации ключей.
  • Разработайте порядок использования КЭП в компании.
  • Разработайте инструкцию по ведению электронного документооборота в компании.
  • Научите работников пользоваться системой.
  • Сообщите своим контрагентам о переходе на электронный документооборот и внесите изменения в соответствующие пункты договора.