Деякі підприємці навіть не здогадуються, наскільки дорогим є паперовий документообіг. Здавалося б, один аркуш – це копійки. Однак, як показало дослідження Gartner (США), використання паперу в офісі обходиться компанії в 13–31 раз дорожче, ніж сам папір. Через низку супутніх витрат – логістику, канцелярію, робочий час співробітників. У підсумку за один паперовий документ бізнес сплачує понад 10 гривень.
Цікаво Резервне копіювання та відновлення: як вберегтися від втрати даних
Позбутися цих витрат – легко: запровадити в компанії електронний документообіг. У цьому матеріалі розбираємось, як це зробити.
Чому бізнеси переходять на ЕДО
Поступово все більше компаній переходять на електронний документообіг. З року в рік їхня кількість зростає на 5–7%. Найчастіше бізнеси переводять в електронний вигляд фінансову та податкову звітність.
Віталій Іванюк
Керівник проєктів та програм Київстар
Це не дивно, адже ще у 2015 році держава надала бізнесу імпульс, що вся податкова та фінансова звітність подається в електронному вигляді.
А от щодо договірних документів такого поштовху ще немає, тому не всі бізнеси поки що готові запроваджувати зовнішній документообіг.
Ось декілька цифр від Віталія Іванюка:
- Близько 57% клієнтів Київстар готові співпрацювати з електронним документообігом.
- Майже 30% вже запровадили внутрішній юридично значущий документообіг у своїх компаніях.
- Близько 20% клієнтів поки що не бачать потреби у використанні електронного документообігу в бізнесі.
Переваги ЕДО можна відчути практично одразу:
- Швидкість: зменшується час на узгодження та підписання контрактів;
- Економія: скорочуються витрати на супровід, формування, зберігання та логістику документів;
- Підвищення ефективності роботи працівників.
У Київстар поділились власним досвідом. Завдяки переходу на електронний документообіг вдалось скоротити час і витрати не лише всередині компанії, але й клієнтам. При цьому оператор не нав'язує клієнтам перехід на ЕДО, якщо ті не готові до нього й продовжують вести паперову документацію.
Чому компанії бояться запроваджувати ЕДО
1. Через недостатню прозорість законодавства
Українські компанії вже давно можуть диджиталізувати свій документообіг, адже обов’язкову наявність мокрої печатки законодавчо скасували. Щоправда, законодавство все ж залишається недостатньо прозорим, і держава поступово розв'язує цю проблему, зазначає Віталій Іванюк.
Наприклад, раніше в Київстар стикалися з проблемою, пов'язаною з датою підписання акту наданих послуг. Акт формується останнім числом місяця, а контрагент може підписати його наступного дня, тобто вже в наступному місяці, що неправильно. Проте в Податковий Кодекс вже внесли роз’яснення, яке робить цей процес зрозумілим і полегшує співпрацю.
2. Через опір контрагентів
Між різними системами документообігу поки що немає єдиного роумінгу, тобто коректного обміну документами. Тому кожна компанія використовує свою систему, а впровадження і використання якоїсь іншої може призводити до того, що бізнесу потрібно:
встановити й купити нову систему,
навчити персонал користуватись нею,
забезпечити зберігання документів (у кожній системі вони зберігаються по-своєму, адже їх треба експортувати й зберігати на власному сховищі документів).
3. Через вартість і трудомісткість процесу
Насправді не все так складно, як може здатися. Швидко і недорого допомагають перевести документообіг в електронний формат спеціальні онлайн-сервіси. Організувати процес і почати обмінюватись з контрагентами документами можна за декілька днів: купити систему, надати доступи підписантам-користувачам і запрошувати підписувати документи. Так працює, наприклад, система Star.Docs.
Як підготуватись до впровадження
Керівник проєктів та програм Київстар Віталій Іванюк розповідає, що у компанії використовують проєктний підхід, для чого формується відповідна група. Далі в кожен бізнес-підрозділ призначають відповідального за переведення документів цього підрозділу в електронний вигляд. Цьому етапу потрібно приділити особливу увагу, адже від зацікавленості відповідальної особи та від її знань бізнес-процесу залежатиме результат.
Після того, як вже сформована проєктна команда й виділені відповідальні особи, кожен бізнес-підрозділ проводить аудит власних документів. Вивчається сама форма документа на предмет дотримання законодавства.
Щоб визначити пріоритети переведення документів в електронний вигляд, потрібно підрахувати, яких є найбільше. Наприклад, в підрозділі B2B Київстар переважають рахунки та акти. Тому їх перевели в електронний формат першими – ще у 2017 році. Це дозволило покращити фінансові результати компанії.
Також важливо сформувати карту бізнес-процесів. А саме – знайти відповіді на ці питання:
- як зараз формується паперовий документ;
- як він проходить етапи погодження, підписання в бізнес-функціях, можливо, є кросфункціональна взаємодія;
- як він потім передається на архівне зберігання;
- як ви підтримуєте два бізнес-процеси.
З електронними документами компанія може пришвидшити та полегшити кросфункціональну взаємодію, особливо при погодженні документа. Так вимальовується карта бізнес-процесу вже з урахуванням двох видів цього документа: паперового та електронного.
Київстар почав перехід на електронний документообіг близько трьох років тому – з використання власного онлайн-сервісу зовнішнього документообігу Star.Docs. Він дозволяє швидко, просто й зручно організувати процес.
Як почати роботу зі Star.Docs?
- Зареєструйтеся за реквізитами або КЕП.
- Створіть або завантажте документ для підпису.
- Надішліть файл партнеру.
У разі потреби спеціалісти Київстар допоможуть налаштувати всі процеси, пов'язані із запровадженням ЕДО у вашій компанії.
Коротка інструкція: як перейти на електронний документообіг
- Призначте відповідального за процес.
- Отримайте кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів.
- Розробіть порядок використання КЕП у компанії.
- Розробіть інструкцію з ведення електронного документообігу в компанії.
- Навчіть працівників користуватися системою.
- Повідомте своїх контрагентів про перехід на електронний документообіг та внесіть зміни у відповідні договірні домовленості.