Уже более года в Украине работает Государственный оператор тыла (ДОТ) – госагентство, что цифровизирует закупки для ВСУ и в целом обеспечивает тыловые потребности армии. За год работы ДОТ заключил контракты на 75 миллиардов гривен и сэкономил более 17 миллиардов. Говорится о 7 миллиардах гривен на питании, 6,5 миллиарда на топливе и 3,7 миллиарда на вещевом обеспечении.

Питание – не зря на первом месте, это едва ли не самое главное направление работы ДОТ, который активно цифровизирует команда ДОТ (с определенными нюансами). О том, что такое DOT-Chain, какие есть слабые звенья в поставках, и что появится в 2025 году – 24 Канал узнал непосредственно в IT-департаменте ДОТ.

В начале внедрения системы обеспечения питания для ВСУ ДОТ столкнулся с тем, что Минобороны не имело доступа к собранным данным о том, какие именно заказы делают военные части и в каком количестве, поскольку таких документов не было в цифре, рассказала 24 Каналу Алена Жужа, советник ДОТ по IT.

Это были тысячи бумажных документов, которые было сложно обработать.

В цифровом виде информация не накапливалась и не анализировалась, что делало невозможным эффективное и оперативное управление процессами. Поставщики самостоятельно контактировали с воинскими частями, определяли объем поставок и их состав. Министерство ограничивалось только обработкой актов приема-передачи и оплатой счетов, что создавало значительные риски для прозрачности и контроля.

На этапе запуска стало понятно, что без четкого централизованного управления информацией о потребностях воинских частей реформировать систему питания невозможно. Самым большим вызовом стало создание механизма централизованного сбора заявок на поставку продуктов.

"Если бы мы продолжали работать по старому подходу, передавая управление поставщикам, то потеряли бы возможность контролировать соответствие поставок потребностям воинских частей", – говорит Жужа.


Алена Жужа / Фото ДОТ

Читайте также Штрафы в Резерв+, трекинг повестки и е-бронирование: что будет с военным учетом в Украине

Для решения этих проблем в ДОТ разработали и внедрили IT-систему DOT-Chain. Запуск происходил в условиях жестких временных ограничений, поэтому выбрали минимальный функционал, говорит советник. Это решение оказалось правильным, поскольку позволило постепенно расширять систему, добавляя новые этапы цифровизации, в частности первичные документы, расходные накладные и акты приема-передачи.

Для обеспечения эффективной работы использовали набор безопасных продуктов Microsoft. Как показал опыт, попытка внедрить полный функционал сразу могла бы значительно усложнить процесс.

На сегодня система DOT-Chain обеспечивает не только обработку заявок, но и электронный документооборот. Воинские части размещают заявки в системе, которые затем проверяют ответственные сотрудники. После утверждения заказ передается поставщикам, которые получают информацию через свои кабинеты или интеграцию с системой. Это позволяет автоматизировать процессы и обеспечить контроль на каждом этапе.

Если в воинской части меняется численность личного состава, можно подать запрос на корректировку заказа. Поставщики, в свою очередь, могут инициировать изменения в случае, если определенный товар невозможно поставить. Все изменения фиксируются в системе, что обеспечивает прозрачность и избежание манипуляций,
– объясняет Жужа.

Процесс завершения поставки включает подписание расходной накладной, подтверждающей доставку товара. После этого военная часть агрегирует все накладные в сводный акт приема-передачи, что также подписывается в системе.

Важно! Одним из ключевых достижений ІТ-департамента ДОТ стало существенное сокращение цикла поставки продуктов питания для Вооруженных Сил Украины. Время, необходимое для выполнения этого процесса, уменьшилось в четыре раза, что позволило значительно повысить оперативность обеспечения военных. Кроме того, благодаря цифровизации удалось уменьшить военным бумажную работу на более 30 000 документов еженедельно, что существенно снизило административную нагрузку.

За время функционирования система обработала около 75 000 заявок и примерно 450 000 расходных накладных, что демонстрирует ее способность обеспечивать высокий уровень производительности. Всего было поставлено 647 миллионов килограммов продуктов питания, а к системе подключились более 10 поставщиков и более 2000 пользователей. Цикл обработки документов сократился с 45–60 дней на старте запуска до 14 дней в ноябре.

Недавно в DOT-Chain добавили функционал для формирования актов рекламации по качеству. Это позволяет оперативно реагировать на случаи поставки некачественной или несоответствующей продукции, упрощая для воинских частей процесс подачи жалоб. Всего есть три вида рекламаций:

  • жалоба на качество;
  • жалоба на количество, то есть на товар, доставленный не в полном объеме;
  • жалоба на не вовремя привезенный товар.

Сейчас в онлайн доступны только рекламации по качеству продуктов. Однако команда ДОТ уже работает над тем, чтобы в 2025 году добавить функцию по подаче онлайн-рекламаций относительно объемов и сроков – релиз запланирован в январе.

На доставку новой партии дается два дня. За это время воинская часть может компенсировать питание из собственных средств. А поставщик рискует попасть в черный список с годовым запретом на поставку в ВСУ.

К теме В Минобороны анонсировали полную реформу ТЦК

В 2025 году ДОТ планирует провести Bug Bounty системы – проверку ее на уязвимости "белыми хакерами".

В ДОТ делятся, что сразу осознали необходимость уделить много внимания дизайну системы, чтобы она была максимально удобной для пользователей. Это позволило уменьшить барьеры для входа в систему и повысить ее доступность, говорят в IT-департаменте. И это показало результат: уже через час после предоставления доступов система зарегистрировала более 200 заявок, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП).

На этапе подготовки в ДОТ столкнулись со скепсисом относительно возможности внедрения КЭПов, ведь было мнение, что отсутствие доступа к интернету сделает невозможным их использование. Однако сейчас все подразделения подают заявки через систему, без альтернативных форм принятия. Также предусмотрена и возможность подачи заявки офлайн, если из-за боевой ситуации часть не имеет доступа к интернет-сети. Для расширения функционала ДОТ подписал договор с ID.gov.ua, что позволит внедрить использование Дия.Подпись и других инструментов для подписи в следующем году.

В то же время в ДОТ обнаружили проблемы с использованием КЭПов юридическими лицами, которые работают на защищенных носителях Министерства обороны. В частности, при внедрении первичной документации возникла необходимость обязательного подписания документов должностными КЭПами. В случае актов приема-передачи это не стало проблемой, ведь их подписывают руководители воинских частей, которые уже имеют соответствующие КЭПы. Однако расходные накладные часто подписывают кладовщики, которые не всегда имеют необходимые подписи.

Важно! Для обучения пользования системой ДОТ имеет инструкции и регулярно проводит обучение. После каждого нового релиза проводится обучение для всех воинских частей – их собирают онлайн.

В случае точечных проблем военные звонят в ДОТ – для этого есть колл-центр, или оставляют "тикеты" в системе отслеживания ошибок Jira. Есть также образовательный сериал от Дии.

Для решения проблемы ДОТ работает над тем, чтобы обеспечить максимальное количество воинских частей доступом к КЭПам на защищенных носителях. Это будет способствовать повышению уровня вовлеченности воинских частей к процессам подписания первичной документации и позволит уменьшить бумажную работу.

Мы очень много работаем над санкциями, например, нашим поставщикам, в том случае если они нарушают какие-то нормы наших договоров, например, и привозят некачественную продукцию не вовремя и тому подобное,
– добавляют в IT-департаменте ДОТ.

ДОТ сейчас готовит следующий релиз системы DOT-Chain, который планируют запустить в начале 2025 года.

Основной задачей является обеспечение перехода всех пользователей воинских частей на двухфакторную аутентификацию. Сейчас этот механизм уже внедрен для внутренних пользователей, и мы стремимся, чтобы его использовали все без исключения. При этом мы не планируем использовать двухфакторную аутентификацию в виде звонков или смс, а предложим более надежные способы авторизации,
– объясняют в IT-департаменте.

Эта идея возникла как ответ на существующие угрозы для Украины, в частности кибератаки, которые в ДОТ ощутили на себе – преимущественно со стороны известных российских группировок. Все атаки были отражены.

"В то же время мы понимаем необходимость сохранения баланса в войсках, учитывая специфику полевых условий. Для реализации этого процесса мы предусматриваем использование смартфонов с соответствующими приложениями для аутентификации. Однако мы также осознаем, что у некоторых пользователей могут быть только кнопочные телефоны", – добавляют у оператора.

На этапе планирования системы большое внимание уделялось определению уровня доступа к данным, чтобы минимизировать риски в случае несанкционированного доступа. Первоначальный объем информации, которую предполагалось использовать, был значительно сокращен.

Это сделано для того, чтобы даже в случае компрометации данных они не создавали значительной угрозы. Накопление данных происходит в отдельной инфраструктуре с высоким уровнем защиты (ДСК). Эта система физически отделена, и доступ к ней имеют только администраторы. Ни один военнослужащий, даже если его рабочее место будет скомпрометировано, не имеет доступа к этой инфраструктуре.

Это делает внедрение двухфакторной аутентификации сложным и требует тщательного подхода. Айтишники ДОТ планируют собрать обратную связь, провести тестирование и оценить, как эта система будет принята в условиях воинских частей.

Ситуация уже изменилась к лучшему, ведь раньше поставщики воинских частей имели широкое поле для манипуляций, рассказывают в ДОТ. С момента подачи заявки до получения информации в Министерстве обороны или других ответственных органах проходили месяцы.

Это затрудняло проверку, была ли поставка осуществлена, в каком количестве и качестве. К тому же, процесс был значительно усложнен бумажной документацией, которую нужно было обрабатывать для понимания реальной ситуации.

Сегодня благодаря новым инструментам информация доступна в режиме реального времени. Как только появляется жалоба, есть возможность оперативно проверить детали: сколько тонн мяса или килограммов сладостей было поставлено, в какое место. Это значительно сужает возможности для манипуляций, хотя механизмы обратной связи все еще нуждаются в усовершенствовании. Например, интеграция с инструментами, которые позволили бы солдату непосредственно сообщать о проблемах, могла бы стать полезным дополнением,
– объясняют у оператора тыла.

Ключевым отличием является доступ к фактической информации. Это позволяет оперативно реагировать на ситуацию, вместо того чтобы ждать 30 дней для формирования ответа на запрос. Такая задержка теряет ценное время, особенно когда речь идет о продуктах питания, что быстро портятся. В ретроспективе исправить проблемы уже невозможно, что создает условия для возможных манипуляций.

Читайте также Сомнительная свинина: Минобороны разорвало с поставщиком ВСУ соглашение на миллиарды

Важно! В целом государственный каталог содержит 360 продуктов, которые можно поставлять в ВСУ.

В некоторых случаях личные интересы на уровне поставщиков могут влиять на процессы. Улучшение механизмов контроля и отчетности является запланированной задачей на 2025 год в ДОТ. Одной из ключевых инициатив является внедрение меню раскладок, учета и отчетности. Это поможет обеспечить прозрачность процессов и избежать возможных злоупотреблений.

В то же время остается слабое звено на уровне выдачи товара, его списания и контроля за сроками годности. Сейчас, кроме самой воинской части, никто точно не знает, что происходит с товарами после их приема. ДОТ планирует работу по дальнейшему совершенствованию этой части процесса для достижения полной прозрачности.

В системе учета и доставки отсутствуют подробные данные о воинских частях, такие как паспортные данные ответственных лиц или точные адреса, рассказали в ДОТ.

Сейчас процесс обеспечения Вооруженных Сил Украины продуктами питания выглядит так:

  • Минобороны вместе с Командованием сил логистики формирует общую потребность на год и разрабатывает технические спецификации. Такие спецификации формируются в виде пищевых комплектов, где указывается калорийность и количество питательных веществ. В 2024 году стоимость такого набора из расчета на одного военного была 139 гривен, на 2025 год будет 154 гривны в день.
  • Далее ДОТ проводит торги и заключает договоры на поставку – с 1 апреля 2024 года поставщики закрепляются за регионом. То есть кроме самих продуктов они также обеспечивают их логистику в подразделения. Воинские части, в составе которых находятся подразделения, в соответствии со штатом формируют заявки на недельное потребление – они подаются онлайн. Благодаря операционной интеграции DOT-Chain и учетных систем поставщиков заказы в электронном виде автоматически попадают к последним. Они оперативно проверяют наличие запасов продукции у себя на складах и планируют логистику.
  • Далее происходит отгрузка продуктов военным частям. Те проверяют качество продукции и формируют расходные накладные. Через некоторое время на их основе делается акт за определенный период. К этому акту система сама подтягивает все связанные расходные накладные. И на основе этого акта производится оплата.

В следующем году ДОТ планирует расширить функционал системы DOT-Chain, в частности внедрить меню раскладки, что позволит более эффективно планировать питание, а также вести учет и отчетность в этой сфере. Для повышения безопасности планируется проведение Bug Bounty, что позволит идентифицировать и устранить потенциальные уязвимости системы.

Кроме того, ІТ-департамент будет работать над расширением цифровизации внутренних процессов, в частности за счет развития ERP-системы. А для повышения уровня защищенности информации введут двухфакторную аутентификацию для всех пользователей системы DOT-Chain.

Отдельная работа ведется над новым модулем системы, который позволит собирать потребности боевых подразделений в БПЛА, средствах радиоэлектронной борьбы и разведки, роботизированных комплексах и наземных станциях управления. Его запуск запланирован на первую половину 2025 года.