У чому переваги рaperless-режиму

Роман Бабій, український правник та народний депутат України, пояснив, якщо ВРУ до кінця цієї сесії підтримає в другому читанні та в цілому проєкт закону № 5495 "Про особливості надання електронних публічних послуг", то вже з осені 2021 року (через три місяці з дня опублікування закону) державні органи не матимуть права вимагати для надання публічних послуг документи та інформацію, якщо вони вже містяться в національних електронних інформаційних ресурсах.

Читайте також Режим paperless запрацює до кінця літа: державні послуги перейдуть в онлайн

Ініціатива має зекономити бюджетні кошти, яких вже сьогодні не вистачає для фінансування найнагальніших потреб. Також зменшиться фінансове навантаження на громадян: не треба буде платити за отримання довідок з держреєстрів, витрачатися на видрук, копіювання, поштові відправлення,
– каже Бабій.

Юрій Репета, адвокат у First Chair Legal, каже, що проєкти щодо електронних публічних послуг та реєстрів звісно ж значно спрощують реєстраційні та дозвільні процедури для бізнесу. Однак, компанії мають чимало неочевидних "каменів спотикання" на шляху повного переходу до електронного документообігу.

Які є ризики

Цей Порядок регулює роботу з електронними документами у діловодстві із застосуванням лише кваліфікованого електронного підпису. Використання ж інших електронних підписів в діловодстві (наприклад, простих) законодавством не врегульовано. Усталеною практикою в транснаціональних корпораціях є рекомендація для компаній-членів групи використовувати конкретний простий електронний підпис (наприклад, Docusign),
– зазначив Репета.

Він додав, що значно спростило б життя бізнесу дерегуляція роботи з електронними документами в діловодстві та офіційні роз'яснення щодо використання простих електронних підписів. Це справді ефективно сприятиме paperless без значних зусиль.

У переході в цифру існують ризики з витоком даних / Фото Pixabay

Ігор Смолянкін, Business Unit Manager BAKOTECH, каже, що електронний документообіг – це однозначно плюс. Це прогрес, поліпшення, прискорення. Але можуть бути й проблеми.

Ризики в першу чергу людські. Нам потрібно перевчити багато людей працювати з нуля. Тут буде опір. Наприклад, якась бабуся на "Укрпошті" може не захотіти переходити на електронний документообіг і буде вставляти палки в колеса. Багато людей будуть боятися що скоротять їх посади через автоматизацію,
– каже Смолянкін.

Він додав, що потрібно провести навчальну роботу зі співробітниками. Як працювати з документами? Які нові правила? Які процедури? Все потрібно доступно пояснити.

Окрім цього потрібно розділити документи за рівнями: що в пріоритеті, що важливо, а що, навпаки, доступне всім. Також бажано прописати чіткі регламенти рівня доступів. Для цього проводять аудит і класифікують дані (умовно TOP-SECRET або документ, який доступний для всіх). Якщо зробити класифікацію неправильно, то доступи переплутаються.

Повинен бути організований контроль людей, у яких є надлишкові, або підвищенні доступи. Наприклад, адміністратори системи зазвичай мають доступ до усіх даних у системах документообігу. Ці люди часто є метою хакерів. Потрібно контролювати, як ці люди зберігають свої логіни/паролі (або навіть краще - створити робочі політики ротації паролів), чи працюють у рамках регламентів з IT безпеки, а також мати план Б, у випадку, якщо їх будуть шантажувати на особистому рівні. Ну і, безумовно, потрібен детальний контроль - хто, з якою облікового запису, під якою IP-адресою підключається,
– говорить експерт.

Роман Бабій додав, що чинна редакція тексту містить кілька ризиків, які потрібно мінімізувати при підготовці проєкту до другого читання. Зокрема, сумніви викликає механізм надання публічних послуг через застосування «принципу мовчазної згоди». Адже він, по суті, пропонує, наприклад, при видачі дозвільних документів ігнорувати факт відсутності погодження певних контролюючих органів.

Санкціонується діяльність суб’єктів, що отримуватимуть електронну публічну послугу, але, по суті, легітимність наданих ним документів буде умовною. Водночас відсутність погодження виключає відповідальність органу у разі виникнення проблем. Це може призвести до неможливості встановлення винних та притягнення їх до відповідальності,
– каже нардеп.

Він додав, що найближчим часом повністю відмовитися від паперового документообігу в Україні нереально. Це тривалий процес, який має відбуватися поступово, особливо якщо зважати на недостатній рівень покриття всіх регіонів України якісним мобільним та інтернет-зв'язком. Але цей процес має продовжуватися та бути незворотнім.

Що ухвалила Рада

У пояснювальній записці до законопроєкту сказано, що зараз законодавством України не врегульовано питання надання публічних послуг в електронній формі. Через це у громадян постійно виникає необхідність використання паперових довідок і документів.

Законопроєкт №5495 покликаний врегулювати питання, пов'язані з отриманням публічних послуг в електронній формі та створити єдиний підхід до механізму їх надання.

Завдяки закону Paperless ми прискорюємо цифровізацію України й перетворення країни в цифрову державу, яка перш за все дбає про інтереси людей. Україна вже стала державою з першими у світі офіційним електронними паспортами та швидкої реєстрацією бізнесу. Далі ми поступово плануємо перенесення всіх державних процесів в екосистему "Дія",
– заявив міністр цифрової трансформації Михайло Федоров.

Суть законопроєкту полягає в тому, що держоргани не зможуть вимагати паперові документи, довідки та посвідчення, якщо ця інформація є в державних реєстрах. Тобто людям більше не доведеться ходити за довідками, стояти в чергах і робити ксерокопії. Тепер треба дочекатися, щоб Рада ухвалила його і в другому читанні.